推進企業檔案現代化建設的措施探討

張金瑞

（山東省金魯班德商高速公路發展有限公司，山東 德州 253000）

引言

在企業發展中，檔案管理除了對以往和現在的發展情況進行了記錄，同時也為企業今后的發展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實質上具有一定的政治性和科學性，同時也是一個企業長時間發展中必須落到實處的可持續性工作。對從事檔案管理人員自身的專業意識要求較高，其應充分意識到積極革新企業檔案管理工作有利于提升企業競爭力，并在時代發展中始終占據優勢地位。

一、新形勢下企業檔案管理的必要性

（一）有利于促進企業檔案管理工作的科學發展

新形勢下，信息化特征越來越明顯的外部環境對傳統模式下的企業檔案管理造成了沖擊，加上互聯網技術的廣泛應用促使企業管理已朝自動化的方向發展，電子檔案應運而生。因此，新形勢下，構建檔案管理的信息化平臺，有利于解決傳統紙質檔案管理模式下出現的諸多問題，進而讓管理人員隨時隨地都能對檔案進行檢查、查閱以及歸檔等工作，打破了時間和空間的限制，提高企業檔案管理工作的效率。與此同時，科學規范的檔案管理不但有利于減輕檔案管理人員的工作壓力和工作量，實現檔案管理工作的自身價值，還能夠提高企業的管理水平。

（二）有利于提升企業的經營管理水平

作為企業行政管理工作的一部分，檔案真實地記錄了企業各項經濟活動的業務往來，為企業各項規章制度的制定提供了重要的參考依據，也是企業的無形資產，體現了企業的文化氛圍。因此，建立科學規范化的檔案管理體系，有利于加強企業的文化建設，增強企業在發展過程中抵御風險的能力，維護好企業的經濟權益，并為企業各項綜合業務和研究工作的開展提供一定的參考。與此同時，由于檔案具有真實性的特點，一旦員工或者企業的合法權益受到侵犯，檔案能在一定程度上保證企業與員工的合法權益，明確各方的法律責任，減少不必要的糾紛。

（三）有利于促進企業的全面發展

作為企業經營管理活動中的重要載體，傳統的檔案管理工作早已不能滿足新形勢下企業發展的實際需求。因此，在互聯網技術快速發展和知識經濟的時代背景下，企業檔案管理工作已朝以價值為導向的知識管理模式轉變。當前，雖然大多企業都早已構建了檔案管理的信息化平臺，但信息化水平仍處于初級階段。因此，加強企業檔案管理的信息化建設，不僅有效完善了企業檔案信息管理的工作流程，提升了企業的經營管理水平，還增強了企業的市場競爭力，從而為新時代下企業可持續發展水平的提升奠定了良好基礎。

二、檔案在企業的現代化運用

（一）檔案管理的科學化

根據實際經驗，檔案管理的科學化不是一句簡單的口號，它包含著檔案工作的各個方面，每個環節都環環相扣，都需要按著科學的方式進行管理，在緊跟時代的潮流中不斷創新。伴隨互聯網的興起，檔案事業迎來了新的發展契機。以往，企業檔案更多是紙質化，以文檔方式呈現。隨著信息化等科技手段的進步，檔案的管理信息化、完整性、安全性得到進一步保障，查存更高效，企業檔案事業發展也按下了快捷鍵。

（二）轉變觀念，提高相關人員的重視程度

新形勢下，做好企業的檔案管理工作，應轉變觀念，提高相關人員的重視程度。首先，從之前檔案管理的工作現狀來看，企業管理者對檔案管理工作的認識程度不足，認為其與企業的經濟效益沒有直接的聯系。因此，在當前企業檔案管理的實際工作過程中，要及時轉變傳統觀念，加強對管理者檔案管理的專業化培訓，讓管理人員充分意識到檔案是企業增強核心競爭力的重要支柱。同時，還應積極引導企業檔案管理人員樹立正確的工作認識，提高其工作責任感和使命感。只有這樣，才能提高企業檔案管理工作的質量。其次，在以往的檔案管理工作中，企業管理者往往只關注短期利益，而忽略長期利益，尤其是在檔案管理工作中。當前，部分企業的檔案信息資源主要是由技術部門保管，而不是檔案管理部門，而且檔案管理工作很難實現與其他工作環節的協作，難以發揮檔案管理在企業管理中的重要作用。因此，在當前企業的檔案管理工作過程中，應加大對檔案管理基礎設施的投入，有效開展各部門之間的溝通交流工作，讓檔案管理更加方便快捷，進而做好企業檔案管理工作。

（三）建立高效的網上檔案管理系統

網絡技術與檔案管理的結合是時代發展的必然選擇，以數字化，網絡化為主旋律的檔案信息化戰略已在世界范圍內展開，加強企業的信息服務工作亦是企業國際化戰略的重要組成部分。在企業發展過程中，以企業檔案工作為依托，建立企業網上檔案管理系統，不僅能為企業提供檔案查詢和咨詢服務，而且可為企業的發展起著不可忽略的作用。

（四）對檔案管理工作加大資金投入力度

企業不能只對眼前的經濟利益重視，要用長遠的目光看待問題，要看到檔案管理對企業今后發展的重要作用和意義，針對檔案管理工作加大資金投入力度，確保企業檔案管理工作基礎設施的完善性。如，對檔案管理需要的檔案庫房或檔案室予以構建，完善檔案管理工作人員的辦公室、電腦等相關工作設備。同時，還要積極培養工作人員，企業只有做好這些最基礎的地方，才可以保證順利開展檔案管理工作。除此之外，企業可以從外界引入先進的管理方法和管理人員，或加大創新管理制度的獎勵等措施。

結語

綜上所述，企業要學會管理和利用檔案，自覺地做好自身的檔案工作。要緊跟高科技時代發展步伐，學習掌握新型的檔案管理工具，建立完善的企業檔案管理體系，推進檔案管理的科學化、智能化、信息化，為企業在新時代的轉型升級發展做出積極貢獻。