增強公路檔案數據檢索和保密性探討

張夏玲

（山西省公路局太原分局，山西 太原 030012）

隨著國內經濟及市場貿易量的爆發式增長，交通行業也得到了全面發展，同時，公路檔案的數據量、數據類型也迅速增多。受多種因素的影響，當前公路檔案資源的開發利用受到限制，基于此，公路檔案管理部門要立足于實際，不斷提升檔案數據管理實踐水準，通過各種舉措不斷加強檔案數據管理，全方位優化公路檔案管理。

一、公路檔案數據檢索的構建意義

咨詢是檔案庫提供的基本服務內容之一，它不僅要有文件資料保存能力，還必須具備文件資料提供能力，所以合理的公路檔案庫應該有一套完善的文件資料訪問通道。當公路檔案庫實現了文件資料收集之后，最重要的任務是做好統計信息構建工作，必須擁有豐富的文件資料信息。在公路檔案庫建設過程中，檔案庫的館藏資源存儲當采用分布式資源庫進行開發，這樣對于相關的電子文檔能夠實現自動化處理，并對文件等資料中的關鍵性詞匯設定標準程序，根據傳統統計構建進行內容的分析，建立起相應的檢索渠道，編制檢索目錄，這樣當管理人員訪問公路檔案庫時根據少量的關鍵詞信息，便可以得到需要的資料，從而了解到公路管理各方面的情況等。

二、增強公路檔案數據檢索和保密性的方案

（一）構建文件資料收集和檢索平臺

隨著公路建設里程的持續增加，需要記錄的檔案資料就越多，工程建設、養護管理、計劃統計、新技術創新，具體到如對公路的破損類型、分級、外觀、分級指標等等，每一個管理內容都是一處資料模塊，每一個模塊下還需設置子模塊，時間越長，路段越長，則產生的數據越多，資料查詢的復雜程度越高。在構建這樣一個集合檢索和收集功能的平臺，實現各類便捷快速的檢索方式，如主題詞檢索、人名檢索，時間檢索等，提高檢索效率。首先是加快文件、電子書收集和基礎公路檔案庫建設，實現豐富的公路管理日志或者管理文件訪問渠道，確保電子文檔或者文件的生成順暢，讓單位可以依靠互聯網實現互聯共通，同時確保獲取文件資料開放權限的客觀、公正，以實時監控形式實現信息流的通暢和時效性。其次要結合檔案管理工作的具體目標、任務、進度安排以及重難點項目等實際情況，做好檔案管理頂層設計，促進地區發展建設和檔案管理工作能夠協同規劃、協調發展。因此，基于地區發展建設的大前提下，公路檔案管理要通過一定的技術平臺，按照預先設定的收集規則從信息源進行電子文件的獲取收集。因為文件資料存儲的規則不一致，加之需達到的目標也有差異，所以要以具體的文件資料源為對象，進行不同規則類型的定義。如用于某種具有特定格式文件收集的插件、用于網頁文件資料收集的插件。原始文件資料收集中，也要將文件資料格式基本處理完成，即統一基本格式和簡單排序。例如統一將電子文件轉化為將基本標題、摘要等包含在內的文本格式，同時依據時間進行排序，以便將后續工作量簡化，促進公路檔案庫咨詢服務效率、質量及準確度的提升。

（二）檔案的保密性

保密是檔案管理中極為重要的內容，其發揮著極為重要的作用，特別是部分紙質檔案信息的保存，務必要引起高度重視。新時期，檔案管理幾乎都實現了信息化管理，為了確保公路檔案的數據安全性，保證數據檢索能安全、穩定，需要進一步增強公路檔案的保密能力，也就是構建屬于公路檔案的加密系統。在檔案的加密系統中，加密算法和密鑰管理是關鍵點。密碼算法是規則和公式，用于指定如何在密文之間進行轉換。由于密碼系統的重復使用，僅使用加密算法不能保證信息的安全性。實際上，加密信息的安全性應集中在密鑰的安全性管理上。對于加密和解密算法，密鑰是密鑰信息，并且存儲、傳輸和生成特別重要。在檔案數據保密管理中，根據各單位實際情況，結合辦公自動化軟件，根據管理職責范圍設定不同訪問權限，確保涉密檔案的安全性。以此使檔案管理的安全性得到保證。單位部門的檔案管理工作十分繁雜，其中囊括了較為廣泛的內容，傳統的檔案管理既會投入諸多人力資源，同時還需要對檔案管理工作的質量引起重視，向工作人員發放智能卡等，將職工的個人信息儲備到物理證件中，職員在調取單位機密數據時，需要借助智能卡來獲取系統相關資源，而單位系統首先對智能卡的有效性、合法性及用戶身份合法性進行判斷，并在整個單位部門的管理工作中運用，促進檔案管理工作質量和效率顯著提高。

三、結語

新時期下，國內的交通行業迅速發展，公路檔案庫的數據量也在大幅度提升，檔案庫體量迅速增加，為了解決因為海量數據帶來的檢索問題和保密性問題，管理人員就要加強檔案庫的檢索功能建設，同時增強檔案庫保密性，從而為公路管理提供更好的數據服務。