成人高等教育電子檔案管理策略分析

魏欣

（黑龍江省政法管理干部學院，黑龍江 哈爾濱 150000）

由于成人高等教育在辦學形式、培養層次和學制多樣性等方面具有自身的特殊性，這也增加了檔案管理難度。在成人高等教育檔案管理工作中，學籍檔案管理是最為核心的內容，因此在當前新形勢下，對于成教學籍電子檔案管理工作提出了新的要求，需要積極對電子檔案管理工作進行優化，更好地發揮出成教檔案的重要價值。

一、加強成人高等教育檔案管理工作的重要意義

成人教育不同于普通高等形式的教育，其沒有年齡和性別限制，這也使學生具有較強的社會性，而且學生多為社會在職人員，數量和涉及的范圍較多，這也增加了檔案集中管理的難度。再加之成人高等教育形式多樣，在學生錄取、專業課程設置、學位授予和上課形式等方面存在較大的差異，因此檔案成本相對復雜，無形不導致管理難度增加。成人教育檔案包括的內容較多，需要針對檔案信息實施系統化歸檔整理，并針對現在檔案管理內容和管理模式進行優化，全面提升檔案信息化發展進程，這樣才能與國家教育教學改革的基本要求相符。特別是在針對成教電子檔案的管理，更需要做好檔案錄入登記、資料收集、歸檔、存儲、管理和利用等工作，全面提高成人教育檔案信息管理的系統化和規范化水平，為檔案信息的利用奠定良好的基礎。

二、成人高等教育電子檔案管理的優化策略

（一）加強成教檔案規范化管理的服務理念

隨著成人高等教育學生數量的增加，這也使檔案數量十分龐大，而且檔案信息資料涉及范圍十分廣泛，而面對海量化的成人教育檔案資料，要求檔案管理人員需要樹立良好的服務理念，并在實際工作中做好電子檔案信息的登記、資源檢索、調閱等工作，積極為成人教育學生群體提供優質的檔案管理服務。

（二）搭建網絡云服務成教檔案管理信息平臺

針對于成教電子檔案的管理工作，可以通過借助于大數據和云計算技術全面提升成教檔案管理的數字化和信息化水平。成人教育高校還要積極完善現有檔案管理網絡設施，設置專業的檔案管理人員，積極構建成教檔案管理信息平臺，針對成人教育檔案管理流程進行優化。如在針對學籍檔案管理系統建設過程中，宜聘請專業的網站開發和運維人員，完善系統功能模塊和服務頁面，并選擇與自身相適宜的檔案管理軟件，使其與網絡云計算平臺進行有效對接，由平臺完成檔案數據信息處理和檔案資料存儲等工作，以此來實現電子檔案的規范化管理。

（三）構建完善的電子檔案管理制度

由于當前大部分檔案管理制度都是針對紙質檔案進行制定的，這已與電子檔案管理工作無法有效地適應。因此在實際工作中，需要積極完善電子檔案管理制度，并通過建立電子檔案歸檔流程，進一步針對電子檔案歸檔制度進行優化，使其與電子檔案的發展相適應，使電子檔案管理工作中能夠有章可循，為成人教育電子檔案管理工作效率和水平的提升奠定良好的基礎。

（四）建立科學的檢索體系

在實際成人高等教育電子檔案管理工作中，具體需要根據學校的實際情況及利用者的特點，改變檢索工具單一的狀況，建立和完善多種檢索工具和檢索渠道，以便利用者從不同的層次、不同的角度查找到所需要的檔案信息資源，為更好地利用電子檔案創造良好的條件。如多編制一些專題卡片、分類卡片、專題目錄、重要文件目錄、分類目錄以及各種索引、文稿、指南等。這樣不但減少檔案原件的調閱次數，實現檔案信息的及時提供，還能夠進一步激活檔案資源，將“死”檔案變成“活”信息，為利用者提供大量的綜合性信息，最大限度地加快推進成人高等教育檔案信息的開發利用，確保檔案價值和作用的充分發揮。

（五）做好電子檔案編研工作

在針對成人高等教育電子檔案管理工作中，需要做好收集和整理工作，這是保證編研工作順利開展的重要的基礎。針對電子檔案信息資源進行編研，可以提高檔案信息開發利用的水平。具體宜根據利用者需求，將分散的檔案材料進行加工整理，使其以更為完善和系統的編研成果服務于教學和教學管理。在實際電子檔案編研工作開展過程中，需要結合成人教育學校自身的實際情況，針對教學檔案作為重點開發內容，即加大對與教學評估相關的檔案資料的開發。另外，電子檔案管理工作中還要區分好保密與限制利用，在當前網絡環境下，安全保密問題已成為電子檔案開發利用的重要制約因素，因此需要理順安全保密與限制利用兩者的關系，在保證檔案信息安全的基礎上實現電子檔案信息資源的高效利用。

三、結束語

成人高等教育電子檔案的管理，與全日制教育的檔案管理之間存在差別，在由傳統紙質化檔案管理模式向電子檔案管理模式轉變過程中，成人高等教育院校宜加大資金投入，搭建網絡檔案信息管理的云計算平臺，開發行政檔案、教育教學檔案一體化的網絡管理軟件，減少檔案信息管理中人力資源、財政資金的支出，實現對海量成教檔案數據的即時搜集、統計運算與維護管理，逐步推進不同類別成人教育檔案的信息自動化、規范化管理，從而使成人教育檔案能夠更好地服務于教學工作和教學管理，充分地發揮出成要教育電子檔案的實際效用。