加強(qiáng)人社局檔案管理工作的思考

李桂華

（沂水縣人力資源和社會(huì)保障局勞務(wù)協(xié)作服務(wù)中心，山東 沂水 276400）

前言

人社局指的就是人力資源和社會(huì)保障局，主要就是保障我國人民的各種社會(huì)福利，促進(jìn)我國人民的就業(yè)工作，把為人民服務(wù)作為宗旨。而其檔案管理工作則是進(jìn)行民生服務(wù)的工作重心所在，檔案管理主要指的是人事資源的匯總，能夠通過該單位聯(lián)系各個(gè)企業(yè)，然而問題的暴露直接制約了人社局檔案管理工作的有效開展。人社局最重要的職責(zé)之一就是要對(duì)其眾多的檔案進(jìn)行歸納與整理，只有在整理好的基礎(chǔ)上，才能夠清晰明了地找出問題并為人民更好地排憂解難。而目前來看，對(duì)于檔案整理這一事情，仍存在著很多的問題，這急需我們能比較準(zhǔn)確地找到問題所在并根據(jù)問題做出相應(yīng)的對(duì)策。

一、人社局檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題

（一）檔案管理工作比較分散

由于人社局所要保管的檔案非常多，因此檔案室的數(shù)量十分龐大，并且都分散在不同的地方。由此，而引發(fā)出了第一個(gè)問題：人社局的檔案不能進(jìn)行集中地統(tǒng)一管理。在查詢資料的時(shí)候，會(huì)顯得非常的混亂，沒有頭緒，使得檔案人員無從下手。同時(shí)，每一個(gè)檔案室都配備了電腦、除溫機(jī)、檔案用具等設(shè)備，這也便存在著重復(fù)管理、重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)等等問題，造成了資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。除此以外，檔案室所需要的房間數(shù)量特別多，從而導(dǎo)致辦公用房有些緊張，人社局有時(shí)候甚至需要去外面租賃檔案室。

（二）檔案管理工作尚未進(jìn)入數(shù)字化階段

當(dāng)前，基層人社部門檔案管理主要還是對(duì)紙質(zhì)實(shí)體檔案進(jìn)行整理歸檔，多為手工檢索。在如今，信息化的時(shí)代已經(jīng)到來，伴隨著計(jì)算機(jī)的大面積普及與應(yīng)用，檔案管理也逐漸從以前傳統(tǒng)的人工檢索演變成現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)檢索。但是，目前人社局的檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)依舊缺乏一個(gè)能夠統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。某些地方的人社局采用的是從市面上買來的辦公軟件，而有的人社局采用自己開發(fā)的軟件，不管是哪一種，都沒有達(dá)到全數(shù)字化的管理，這對(duì)于使用者來說，非常不利于開展檔案查找的工作。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

人社局的檔案管理工作是一項(xiàng)具有政策性、技術(shù)性與專業(yè)性的工作，因此，這就要求檔案管理人員需要具備良好的專業(yè)素質(zhì)。人社部門，檔案管理專職人員較少，從業(yè)人員多為兼職，缺乏專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，制度建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面明顯滯后。一般來說，人社局都會(huì)配備專職的檔案管理人員與兼職檔案管理人員，而兼職檔案管理人員在其中占據(jù)了很大一部分的比例。然而，兼職檔案管理人員只有有限的幾個(gè)名額，并且對(duì)于應(yīng)對(duì)其他的日常事務(wù)有些力不從心，并沒有足夠充足的時(shí)間與精力能夠仔細(xì)地完成檔案整理的工作，因此，在檔案管理的過程中很容易會(huì)出現(xiàn)問題。在大多數(shù)的情況下，對(duì)于有待整理的資料一般都采取突擊的方式，再加上兼職檔案管理人員都是實(shí)習(xí)大學(xué)生，檔案管理又比較枯燥無聊，工作量又極大，因此歸檔工作一般都是草草了事，無法保證檔案管理的質(zhì)量。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的有效措施

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，集中檔案的統(tǒng)一管理

整合人社系統(tǒng)各業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案室，按照“統(tǒng)一管理、分類保存”的原則，在縣局級(jí)層面上建立人社系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，對(duì)從業(yè)人員、設(shè)備、場(chǎng)所等資源進(jìn)行整合，對(duì)所有檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。人社局要重視檔案管理這一工作，加大其檔案管理工作的宣傳力度，讓全社會(huì)都意識(shí)到檔案管理的重要性，努力并且積極地爭(zhēng)取市委、市政府以及編制部門對(duì)檔案管理工作的重視，從而市委或市政府就會(huì)給予一定的資金以及人力支持，從根本上解決檔案管理該工作當(dāng)中所存在的人員、資金、庫房的緊缺問題。與此同時(shí)，人社局可以爭(zhēng)取成立一個(gè)大型的綜合檔案室，這有利于檔案的統(tǒng)一管理，并且也能避免出現(xiàn)重復(fù)管理、重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，杜絕資源浪費(fèi)的行為。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享

人社局需要對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)建立一個(gè)能夠統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，要加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理。人社局可以建立一個(gè)操作性比較強(qiáng)并且具有科學(xué)性的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠有利于檔案的形成、整理、保管與利用等等工作環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行，有效地加快檔案管理信息化建設(shè)的腳步，這離檔案管理全數(shù)字化的目標(biāo)又近了一大步。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人社局首先要配備足夠的檔案管理人員，專門進(jìn)行檔案管理的工作，分工明確。人社局應(yīng)該定期組織對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，讓這些檔案管理人員能夠更好地掌握檔案管理所要具備的知識(shí)。與此同時(shí)，人社局不僅要教會(huì)檔案管理人員如何開展工作，更重要的是要培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)，讓他們清楚地認(rèn)識(shí)到這份工作的重要性，提高檔案管理人員的工作熱情，端正工作態(tài)度，只有這樣，才能夠提高人社局檔案管理的效率。

三、結(jié)語

我們要重視人社局的檔案管理，經(jīng)過對(duì)人社局檔案管理的現(xiàn)狀與問題探討，從而找到了相應(yīng)的解決辦法。只有在完善了人社局的檔案管理之后，才能夠更好地為人民服務(wù)，在人民有問題的時(shí)候，及時(shí)將檔案整理出來，了解情況并做出相應(yīng)的處理，給人民一個(gè)滿意的答復(fù)。這不僅符合時(shí)代發(fā)展的必然要求，并且很好地履行了人社局的宗旨，更好地服務(wù)于大眾。