體育事業(yè)單位檔案管理分析

徐敬

（湖北省襄陽市體育運(yùn)動(dòng)中心，湖北 襄陽 441057）

一、體育事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作的重大作用

伴隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及社會(huì)的不斷進(jìn)步，國(guó)家體育事業(yè)單位檔案資料在不斷增多，檔案管理工作在單位中的重大作用逐漸凸顯出來。我們國(guó)家社會(huì)主義建設(shè)的重要基礎(chǔ)是事業(yè)單位，單位的檔案管理工作也屬于政府公共服務(wù)的一種，因此需要建立健全事業(yè)單位的檔案管理工作。進(jìn)一步加強(qiáng)體育事業(yè)單位的檔案管理工作、使用先進(jìn)化的技術(shù)對(duì)其進(jìn)行完善，可以使檔案管理工作更加便捷，這是檔案管理人員關(guān)注的焦點(diǎn)。

二、體育事業(yè)單位檔案管理問題分析

（一）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

部分工作人員素質(zhì)不高，這是導(dǎo)致體育檔案管理工作無法順利實(shí)施的主要因素。有的單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)出現(xiàn)重經(jīng)濟(jì)效益、輕日常管理的現(xiàn)象，一般都會(huì)認(rèn)為體育檔案管理工作難以協(xié)助單位獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益，所以在人力、物力以及資金方面時(shí)常會(huì)出現(xiàn)不足。在日常工作階段，大多忽視體育檔案管理工作，有些工作人員以為確保檔案資料的完整性、不發(fā)生資料遺失就足夠了，該種觀念意識(shí)直接導(dǎo)致體育檔案管理工作水平低下。

（二）檔案管理模式與實(shí)際發(fā)展不相適應(yīng)

目前，體育事業(yè)單位檔案管理模式和實(shí)際不符，欠缺必要的硬件設(shè)施。在日常體育檔案管理工作中，依舊沿用較為傳統(tǒng)化的人工統(tǒng)計(jì)管理方式。因?yàn)轶w育單位內(nèi)部檔案管理資料眾多，該類粗放式管理模式勢(shì)必會(huì)加大工作人員的壓力，從而影響檔案管理工作的質(zhì)量。運(yùn)用人工統(tǒng)計(jì)的管理方式，難以達(dá)到檔案管理工作的最終目的。紙質(zhì)檔案資料整理會(huì)耗費(fèi)諸多時(shí)間與精力，枯燥冗長(zhǎng)的工作內(nèi)容會(huì)加大員工失誤的幾率，也就無法確保體育檔案工作的水平及精準(zhǔn)性。

（三）檔案管理制度不完善

現(xiàn)今，體育檔案管理機(jī)制不健全，對(duì)于相應(yīng)職責(zé)的劃分十分模糊，相關(guān)工作人員很容易發(fā)生工作上的問題糾紛。體育事業(yè)單位檔案資料編制體系不夠細(xì)化，檔案資料紙張的運(yùn)用和檔案歸檔、修建標(biāo)準(zhǔn)有出入。這樣一來，不但加重了檔案管理工作人員的工作量，還使得檔案管理工作水平低下。另外，部分檔案管理部門的相關(guān)程序不健全，尤其是關(guān)鍵檔案資料的借閱、查閱流程不嚴(yán)謹(jǐn)，這極易導(dǎo)致機(jī)密文件遺失。體育事業(yè)單位檔案管理不管是在前期的編排與劃分上，還是后期的管理過程中都相對(duì)混亂，并未嚴(yán)格依照有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行。值得注意的是，體育事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督機(jī)制不完善，部分監(jiān)督管理部門受到來自內(nèi)部環(huán)境和人為因素雙重因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作滯后于單位發(fā)展。

（四）信息化建設(shè)比較落后且利用率不高

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛，在體育事業(yè)單位檔案管理中融入信息化建設(shè)，但是由于體育檔案管理工作得不到重視，資金投入不足，在信息化建設(shè)方面比較落后，相關(guān)的工作人員并沒有熟練掌握信息技術(shù)，因此在工作中采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，信息技術(shù)的利用率不高。而且體育事業(yè)單位檔案管理工作的效率也受到了限制。一部分紙質(zhì)檔案在使用的過程中出現(xiàn)了破損丟失等情況，嚴(yán)重影響了后續(xù)的使用工作。此外還缺乏專門的維修管理人員，導(dǎo)致信息系統(tǒng)中存在諸多的漏洞，使得體育檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題，難以緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

三、體育事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的具體方法

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理

體育事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，需要加大物質(zhì)投入，根據(jù)體育事業(yè)單位自身的情況，對(duì)原有的設(shè)備進(jìn)行更新，對(duì)原有的體制進(jìn)一步完善，為體育事業(yè)單位檔案管理工作提供支持。體育事業(yè)單位需要依據(jù)相關(guān)規(guī)范，在單位中配置硬件設(shè)備以及軟件設(shè)施，及時(shí)更換硬件設(shè)施。同時(shí)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)設(shè)備的管理工作，通過這種方式在最大程度上保證體育事業(yè)單位全面開展檔案管理工作。另外，體育事業(yè)單位自身的管理工作也要與時(shí)代接軌，要建立健全檔案管理系統(tǒng)，使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)建立檔案。同時(shí)也需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)換成現(xiàn)代化的數(shù)字類檔案。由于傳統(tǒng)的紙制檔案存在很多的問題，現(xiàn)代化的數(shù)字檔案更加便于儲(chǔ)存，并且安全系數(shù)非常高，在信息存儲(chǔ)備份中也相對(duì)便捷，符合當(dāng)前檔案管理工作地發(fā)展要求。因此，在當(dāng)前階段，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理工作，及時(shí)轉(zhuǎn)變?cè)械臋n案管理方式，建立統(tǒng)一的規(guī)范，對(duì)于電子檔案進(jìn)行定期殺毒，同時(shí)還需要加強(qiáng)軟件設(shè)施的保護(hù)，只有這樣才可以保證體育事業(yè)單位所存儲(chǔ)的檔案信息安全，保證檔案的自身價(jià)值。

（二）不斷提高檔案管理工作人員自身的素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理工作需要關(guān)注檔案管理人員自身素質(zhì)，重視不同科室之間的配合工作。基層事業(yè)單位需要高度關(guān)注各個(gè)不同單位的檔案管理工作，讓不同單位進(jìn)行有效配合，從而使檔案管理工作更好地服務(wù)于工作本身，服務(wù)于社會(huì)。體育事業(yè)單位如果想要使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，就需要針對(duì)傳統(tǒng)的管理方式以及形式進(jìn)行改革創(chuàng)新。因此，檔案管理工作人員需要與時(shí)俱進(jìn)，從不同方面提高自身的創(chuàng)新能力。另外，還需要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，在最大程度上提高自身的技術(shù)運(yùn)用能力，滿足當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際要求。為此，體育事業(yè)單位需要運(yùn)用不同的方法，對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)。同時(shí)，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作。為此，管理員也需要嚴(yán)格遵守相關(guān)制度以及規(guī)范，依照相關(guān)的流程進(jìn)行工作，規(guī)范自身的工作行為。通過這種方式才可以不斷提高自身的綜合素質(zhì)，也可以認(rèn)真地做好檔案管理工作。

（三）不斷地提高管理人員對(duì)于自身工作的認(rèn)知

檔案管理工作人員要不斷提高對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知，同時(shí)還需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。對(duì)于管理人員來說，需要高度重視檔案管理工作，并且認(rèn)識(shí)到自身在體育事業(yè)單位當(dāng)中所發(fā)揮的重要作用，在此基礎(chǔ)上，才可以提升自身的管理意識(shí)，提高檔案管理水平。因此，需要進(jìn)一步強(qiáng)化現(xiàn)代化的檔案管理工作，使用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行管理。另外，檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變?cè)械墓ぷ骼砟钜约肮ぷ鞣椒ǎ褂米陨淼膭?chuàng)新思維進(jìn)行檔案管理工作。進(jìn)一步完善原有的管理制度以及規(guī)范，進(jìn)一步加強(qiáng)資金的投入，建立專門的管理部門，同時(shí)認(rèn)真做好檔案的管理以及存儲(chǔ)和查閱工作，配備相應(yīng)的消防設(shè)施，通過這些措施，可以保證檔案安全。

（四）進(jìn)一步提高檔案管理的安全可靠性

由于國(guó)家體育事業(yè)單位的檔案資料具有一定保密性，檔案管理工作需要建立嚴(yán)格的檔案保密制度，由專業(yè)人員進(jìn)行檔案保存工作。為此，對(duì)于檔案的查閱以及使用，需要嚴(yán)格地做好登記。另外，針對(duì)一些比較重要的檔案信息，還需要專門進(jìn)行特殊保管，檔案管理人員要及時(shí)做好檔案的備份，預(yù)防資料丟失或者檔案破壞，避免對(duì)體育事業(yè)單位造成損失。

（五）開展信息化建設(shè)，提高檔案管理工作質(zhì)量

信息化時(shí)代，體育事業(yè)單位要始終與時(shí)俱進(jìn)，建立健全檔案管理機(jī)制，合理運(yùn)用信息化技術(shù)，逐步擴(kuò)大系統(tǒng)建設(shè)投入力度，從根本上加大信息化技術(shù)和檔案管理工作的實(shí)效性。首先，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備來予以掃描。針對(duì)紙質(zhì)檔案，實(shí)施電子化存檔，保障紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙重管理。利用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，將體育事業(yè)單位中的各類檔案進(jìn)行分類歸納整理，在使用時(shí)通過檢索能夠快速提取檔案，同時(shí)進(jìn)行檔案的備份，確保檔案的永久保存。其次，要篩選和對(duì)比檔案管理系統(tǒng)的價(jià)格、功能和實(shí)現(xiàn)方式，且在此基礎(chǔ)之上采用與本單位實(shí)際情況相符的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而顯著提升信息化水平。通過信息化技術(shù)打造動(dòng)態(tài)化檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)工作人員與單位發(fā)展情況實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，且將關(guān)鍵信息融入其中，加以完善。在檔案管理系統(tǒng)中，可以建立一個(gè)內(nèi)部的系統(tǒng)，便于內(nèi)部各個(gè)部門的聯(lián)系。加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，便于檔案管理部門開展高效的管理工作，逐步提高管理水平。此外需要注意引進(jìn)專業(yè)人才做好檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作，避免受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，若造成信息的泄露，不僅影響體育事業(yè)單位的檔案管理工作，還威脅各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息的隱私和安全。

結(jié)束語

綜上所述，本文對(duì)體育事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了詳細(xì)研究，在此基礎(chǔ)上提出了解決措施。要不斷增加資金投入，建立完善的制度以及使用信息化的方式進(jìn)行檔案工作管理。體育事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際情況以及時(shí)代背景開展日常的檔案管理工作，不斷提高體育事業(yè)單位檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，更好地展現(xiàn)體育事業(yè)的風(fēng)采。