事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

李亮亮

（中共肇東市委組織部檔案信息服務中心，黑龍江 肇東 151100）

檔案管理部門開展檔案管理信息化建設工作時，要重視計算機技術的應用，提升檔案信息資源整理和收集的效率，突破人工管理方式的局限性，降低檔案信息資源管理的成本，保障檔案信息資源能夠更好的滿足人們的需求。

一、事業單位檔案管理信息化建設重要性

開展檔案管理工作時，管理人員要根據事業單位的具體情況開展工作，應用先進的數字化技術，創先傳統的檔案管理模式，以降低檔案信息資源管理的強度，保障檔案信息資源的管理效率能達到預期要求。事業單位要根據檔案信息資源的類型選擇合適的檔案信息管理手段，以便更好的適應社會發展的需求。首先，提升了檔案管理的工作效率。計算機網絡技術應用到檔案管理中，大大地提高了工作效率，實現了管理人員工作量的大幅度降低，使檔案管理人員擺脫了繁重的工作；其次，實現了檔案資料保存的多元化。之前，檔案管理工作都是用紙質管理的形式，保存資料的方法比較單一，隨著時間的推移，需要付出更多的時間來管理資料?，F在構建的現代化管理手段，既能把資料有效保存，又能把一些音頻、視頻等資料的保持率有效提高，實現事業單位多元化的發展；最后，提升了檔案整理的準確性。事業單位檔案管理必須要有客觀、準確的記錄，相關資料的保存必須萬無一失。隨著信息技術化的應用，檔案管理的準確性得到了提升。

二、事業單位檔案管理信息化建設中的問題

（一）不重視檔案管理信息化建設

檔案信息化建設的難度較高，任何一個部門都無法單獨完成，不僅需要投入大量的人力和物力，還需要管理人員和相關領導人員的配合，才能完成檔案管理信息化建設工作。現在我國大部分事業單位都存在不重視，檔案管理信息化建設工作的問題，使得檔案信息化管理工作進展緩慢，基礎設施建設不完善，軟件和硬件都沒有達到管理要求。

（二）檔案管理信息化建設速度慢

事業單位的檔案管理信息化建設進程非常緩慢，甚至部分事業單位還存在沒有開展檔案管理信息化建設工作的情況，之后少部分事業單位具有完善的檔案信息化管理系統。軟件建設一直都是事業單位檔案信息化建設的難點，很多事業單位都存在軟件建設嚴重不足的情況，沒有專業的檔案信息資源管理軟件，管理檔案信息資源時，只能采用計算機技術維持檔案的日常管理工作，檔案目錄庫建設不完善，使得數字化建設非常不完善。因此，開展檔案信息化建設工作期間，要不斷創新傳統的檔案信息資源管理方式，采用電子化檔案代替紙質檔案，減少環境等相關因素對檔案信息資源造成的影響，提升檔案信息資源查找的便捷性。

（三）檔案管理人員專業素養低

很多檔案管理人員都不是科班出身的，都存在專業知識素養不過關的情況，甚至部分檔案管理人員還存在計算機基礎操作知識不熟練的問題，不了解檔案信息化建設，事業單位內部存在高素質檔案信息管理人員稀缺的問題，檔案管理人員都存在專業知識不足的問題，給檔案信息化建設工作造成了阻礙。很多高素質檔案管理人員都存在思想覺悟較低的問題，理論知識水平較低，只能開展專業素質較低的檔案管理工作，將檔案收集、保存作為檔案管理工作的全部，甚至認為檔案管理工作沒有技術含量。長期以來，事業單位的檔案管理工作崗位缺少有豐富工作經驗和長期從事的人員，導致人員變更比較大，對整個單位的檔案資料管理造成很大影響，使得一些重要資料丟失，更嚴重的就是導致重要機密可能被泄露。

（四）檔案信息化存在安全風險

施工單位開展檔案管理工作過程中，要重視檔案信息資源電子化管理，提升檔案信息資源的安全性，相較于企業檔案信息資源而言，事業單位的檔案信息資源管理對保密性的要求更高，甚至部分文件為絕密級別，這些文件需要在30年之后才能公開。但是，實際開展檔案信息資源管理工作時，部分管理人員存在不重視這些檔案信息資源安全性的問題，嚴重降低了這些機密文件的安全性。因此，開展檔案管理信息化建設工作期間，要重視檔案管理人員隊伍建設工作，如果 檔案管理人員缺乏安全意識，在含有機密文件的計算機上，用外部網絡聯網瀏覽網絡信息，導致計算機中木馬病毒，檔案信息失竊。另外還有的單位，對涉密檔案信息的審查打馬虎眼，由于疏忽大意導致檔案信息被發布出去，造成了檔案曝光。

三、解決事業單位檔案管理信息化建設問題的措施

（一）重視檔案信息化建設工作

事業單位檔案信息化建設進程的快慢，一方受到了領導格局的影響，另一方面也受到了決策者的直接影響，只有二者同時關注檔案信息化的建設工作，這一工作才能真正的發展起來。為了讓檔案信息化事業蓬勃發展，打開新的局面，首先要加大對檔案信息化平臺的推廣和宣傳，提高社會關注度。在事業單位之中，確立一種機制。使得檔案信息化建設工作的地位能夠提高，激發建設組工作人員的熱情。提升信息化建設進程。

（二）提高檔案管理人員的整體素質

人才對檔案管理建設和發展的作用是毋庸置疑的。在事業單位檔案管理信息化的建設進程中，就需要大量的引進高技術高素質的人才活躍組織工作氛圍。同時，定期對檔案管理工作人員進行技術培訓，開展知識理論學習講座，強化工作人員的專業能力，學習檔案管理工作的職業道德規范，提高對于本職工作的認同感，努力做好檔案信息化建設工作。

（三）優化檔案信息化工作制度

由于當前的事業單位體制改革，使得事業單位目前的狀態有些混亂，尤其是事業單位的檔案管理部門，沒有統一的章程來遵循。為了使得檔案管理信息化快速的走上正軌，就要盡快的完善相關的法律法規，使其在法規的約束下成長起來，變得更加規范。

四、總結

檔案管理信息化建設水平與檔案行業的發展息息相關。因此，檔案管理部門要不斷加大檔案信息化建設的人力、物理投入，了解檔案信息資源的重要性，做好檔案信息資源管理監管工作，創新檔案信息資源管理模式，保障檔案信息資源能發揮出更大的作用。