試論人事檔案管理工作存在的問題及完善對策

呂樹洽

（東平縣人力資源和社會保障局，山東 東平 271500）

一、加強機關事業單位人事檔案管理工作的重要意義

（一）加強人事檔案管理，能夠切實提升事業單位人力資源的社會價值

與一般企業檔案管理工作不同，事業單位中的人事檔案管理工作具有一定的特殊社會屬性，具體工作的開展要依據國家法律制度進行，才能夠更好地履行自身的社會職能。從內容來看，它涉及事業單位員工的相關信息，直接與員工的薪酬待遇、組織關系等有著十分密切的內在關聯性。

（二）加強人事檔案管理，能夠有效推動人力資源改革的進一步深化

我國事業單位人力資源檔案管理工作深受傳統因素的影響，在很大程度上制約了人力資源檔案管理工作的有效開展，存在很多不足之處，比如領導對檔案管理工作的積極性不高、人力資源檔案管理工作的相關配置不合理、檔案管理手段落后等，迫切需要針對這些存在的問題進行優化提高，深化人力資源改革，在提升人力資源工作效率的同時改善其工作中存在的不合理現象。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員不足且管理水平不高

檔案管理其實是一份極其考驗人的耐性的工作，工作過程瑣碎，工作內容繁多，在管理時還需要足夠的細心。同時，大部分的檔案管理工作都被認為沒有技術含量，不需要高知識高水平的人來完成，因此一般情況下都是由單位基層員工負責。而單位的基層員工未專業學習相關管理知識，缺乏經驗提高業務水平，提高業務技能，要培養既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才，全面推進事業單位事業發展。完善檔案管理人員待遇，建立人事檔案管理人才機制。實現政府機關事業單位人事檔案信息化建設是必要的，管理人員的素質水平和專業技能是決定政府機關檔案管理是否成功的關鍵。此外，檔案管理人員素質低下是當前機關事業單位的現狀，但沒有真正認識到自身綜合素質的重要意義。檔案管理缺乏與常規學習有關的管理知識，缺乏管理經驗的總結，降低了事業單位檔案管理的質量和效率。檔案管理人員的職業認同度不高，工作不積極。

（二）各項制度的制定不合理

在事業單位檔案管理中，管理體制的建立需要特別注意。完善的管理制度可以大大提高檔案管理人員的工作效率，使檔案管理有序、簡潔。制定人事檔案管理制度時，要嚴格遵守有關法律法規和有關規章制度。在法律方面，我國已經頒布了一些關于事業單位檔案管理的法律法規，在人事檔案管理的法律規范和監督方面還存在一些問題。規范、有序、簡明的人事檔案管理工作，可以提高機關事業單位檔案管理的質量和效率，對事業單位的嚴格管理應在制度上進行，并要具體實施。許多高層次的機構都抱著檔案管理的理念：檔案管理工作主要是說，做是次要的，而忙是最不必要的。這種情況的出現，主要是由于事業單位檔案管理制度不健全所致。標準化、條理化、簡明化要求在會議中只強調口頭，而不是在管理系統中，更不用說具體實施。由于在檔案工作中缺乏對管理制度的重視，使得檔案管理人員在檔案收集整理、流轉和保管上缺乏規范性和嚴密性。

三、事業單位人力資源檔案管理的對策

（一）轉變思想觀念，高度重視檔案管理工作

事業單位領導干部應深刻認識人事檔案工作的重要性，高度重視人事檔案管理工作，盡快完善對人力資源檔案管理工作的考核評估，將其納入到單位日常管理體系中；加大對人事檔案管理工作的資金投入，確保人事檔案管理制度建設、維護管理、信息化等工作的順利推進，同時建立標準化的檔案室，還要與時俱進，根據人事檔案管理工作的實際需求配置計算機、打印機、掃描儀等相關的現代化設備，方便工作的開展，保障檔案管理工作的安全可靠性，為檔案管理水平的提升提供物質保障。

（二）建立完善的人事檔案管理制度

事業單位人事檔案管理涉及內容眾多，事項繁雜，是一項瑣碎細致的工作。完善其管理制度，可以使這項工作更加規范。一是事業單位在制定人事檔案管理制度的過程中，應充分考慮各方面的情況，細化并明確人事檔案信息及其材料的收集、日常整理、借閱、移交以及開發利用等內容。二是建立完善的目標管理考核制度與責任追究制度，在人事檔案移入和調出的過程必須詳細記錄下來，而檢索和查閱人事檔案的時候，也要做好相關登記，避免人事檔案出現丟失、非法修改、泄密等問題，使人事檔案管理工作規范有序。

（三）推動人力資源檔案管理信息化發展

人事檔案是事業單位人才的信息庫，需要事業單位合理利用已有的各種資源，充分發揮人事檔案及其管理工作的作用。當前信息技術不斷發展，各種先進的信息技術在社會各行各業都得到廣泛的應用，事業單位也要充分借助先進的技術手段，更高效、高質量地開展人事檔案管理工作。應將計算機網絡技術應用到人事檔案管理中，將包括圖片、影像、文字資料在內的已有的紙質檔案進行數字化，存儲在計算機中，以紙質化、數字化兩種形式進行存儲；利用網絡信息技術進行管理模式創新，將檔案庫中的資料進行分類，在單位內部將非涉密檔案發布出來，供其他有需要的部門查閱調用，在豐富人力資源服務內容的同時，提升事業單位整體的工作效率。

四、結束語

隨著經濟的發展，事業單位中人事檔案的管理工作也在進行改善，將管理工作中存在的問題進行改善，通過合理科學的措施解決。規范檔案管理工作，提升職工的專業水平以及職業態度，在良好的環境中來做好這份管理工作，并結合事業單位的實際情況來進行檔案的管理工作，各個部門也相互配合，一起來促進單位人事檔案管理的發展，這對職工后期的相關憑證也有幫助。