試析疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用

黃艷

（安鄉縣疾病預防控制中心，湖南 安鄉 415600）

疾病預防控制中心承擔著傳染病及慢性病防控等任務疾病防控中心承擔著疾病和殘疾傷害防控等任務，是維護社會和諧安定的重要公益機構之一。檔案管理和檔案利用作為疾病防控中心的重要組成部分，在其各項工作推動過程中發揮重要作用，特別是在公共安全衛生管理以及公共衛生服務和疾病防控領域，各類檔案可以幫助工作人員對各類信息進行充分的整合歸類，后續取用過程中出現的問題也會隨之減少。工作人員也可以充分利用檔案記錄和檔案之間的關聯，以此開展各項疾病防控工作。但是不可否認，當前檔案管理和利用工作開展過程中仍存在一定的不足，需要工作人員加強重視，積極開拓新思路。

一、疾病預防控制中心檔案管理和利用現狀

（一）相關人員重視度不足

當前檔案管理工作開展過程中受到了一定的忽視，部分管理人員并沒有認識到檔案管理和利用的重要性，特別是相關領導的不重視，導致檔案管理和利用工作不能按照預定計劃順利開展，收集到的存檔信息質量也會大打折扣[1]。在此基礎上開展檔案利用各項工作，相關人員可提取的信息十分有限，影響了后續各項工作順利開展。

（二）檔案管理人員素質較差

檔案管理實際上是一項專門的工作，伴隨著信息化發展速度逐漸加快，檔案管理工作也應當添加引入電子檔案系統等新型模式，這樣才能更好地發揮檔案管理的作用。但是受到檔案管理人員素質等方面的影響，檔案管理工作開展過程中依然依托紙質版檔案開展，同時在信息化使用過程中也可以發現，檔案管理人員只能利用計算機進行相對基礎的操作，其專業知識和信息水平等都不能滿足檔案管理信息化的要求，不利于后續各項工作順利開展。

（三）檔案管理標準化不足

檔案管理應當嚴格按照標準化的程度和流程進行，這樣才能保證其收集到的各類信息的質量，但是在當前檔案管理工作開展過程中，受到多方面因素的影響，檔案管理的規范化仍存在一定的問題。首先是規章制度不到位，導致工作人員工作過程中缺乏依據。其次是工作流程不健全，對應的工作節點等并沒有梳理到位，影響了檔案管理各項工作順利開展。就當前來說，各單位對文書檔案的重視程度比較高，但是對設備檔案以及人員檔案等的重視仍存在一定的問題，對應的管理側重點也沒有落實到位，導致在實際工作過程中出現了較為嚴重的檔案管理不及時問題，檔案缺失現象也比較嚴重，不利于工作人員迅速將各類資料整合到位[2]。新時期檔案管理工作過程中也應當配備必要的設備，這樣才能把各項工作落實到位，但是疾病預防控制中心檔案管理過程中并沒及時將各類設備配備到位，檔案整理過程中極容易出現檔案缺失及重復等問題，不僅影響檔案管理質量，也給檔案利用等帶來了較大的挑戰。

（四）檔案利用不合理

檔案利用是檔案管理的最終環節，也是最容易出錯的環節，檔案管理其他環節出現的問題都會在檔案利用過程中得以體現，嚴重者甚至會導致檔案無法使用。疾病預防控制中心檔案管理人員在檔案管理過程中并沒有充分利用各類檔案資源，導致檔案利用的效率隨之降低，檔案管理發展過程中出現的問題也隨之增多。

（五）法律法規不完善

當前國家對檔案管理的重視程度也有待深化，對檔案管理工作應當遵循的規章制度等也缺乏全面的認識，這就導致當前國家在檔案管理方面出臺的法律法規還不夠完善，對檔案管理的指導意義也相對較弱，一定程度上影響了檔案管理工作以合理方式開展。

二、疾病預防控制中心檔案管理和利用策略

（一）加強宣傳，增強對檔案管理的重視

檔案管理工作開展過程中必須有領導的支持，這樣才能減少工作過程中不必要的問題，推動檔案管理工作迅速走上正軌。為此，疾病預防控制中心必須加強對領導觀念轉變的重視，在實際工作開展過程中，通過組織高層領導人員預先學習的方式，引導其認識到檔案管理的作用，同時了解新時期檔案管理新措施和現代化設備利用的重要性，使其逐漸轉變對檔案管理工作的認識，可有效提高領導人員的重視程度，領導思維開始向現代化方向轉變。在此基礎上開展檔案管理現代化建設等工作，其爭取到的資金和設備等也會發生明顯變化，檔案管理工作可以以更為現代化的方式開展，各部門之間的配合也會明顯改善，檔案收集和管理利用過程中出現的問題也會隨之減少。

（二）綜合培訓，提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員是檔案管理和利用工作順利開展的保障，只有檔案管理人員的，工作素質滿足各項工作要求，后續各項工作才可以按照規定順利開展。當檔案管理人員的素質相對較低時，檔案管理各流程節點的工作都不能順利完成，將會嚴重影響其整體工作質量。為此，疾病預防控制中心在檔案管理工作開展過程中必須有計劃地對檔案管理人員進行培訓，結合當前檔案管理工作存在的問題，引導檔案管理人員掌握正確的操作方法，使其滿足當前工作的基礎要求。在此基礎上，通過開展定期的檔案管理培訓活動，引導檔案管理人員了解檔案管理的深層次內涵，掌握多樣化的檔案管理技巧，對推動檔案管理工作迅速發展也具有重要意義[3]。為保障當前檔案管理過程中出現的問題快速解決，疾病預防控制中心也應當從當前實際情況出發，招聘專業的檔案管理人員來開展后續各項工作，對提高檔案管理質量，加快檔案管理信息化發展速度等具有重要意義。

（三）規范檔案管理流程

為保障檔案管理各項工作質量，疾病預防控制中心必須加強對檔案管理流程規范的重視。針對當前檔案管理各環節存在的問題，圍繞檔案管理各個節點制定工作規范，同時將工作落實到個人，在此基礎上開展管理流程整體規范工作，設置專門的檔案室來存儲各項文件，不僅可以提高工作人員管理質量，也可以降低出現檔案丟失等問題的幾率，對提高其整體工作質量具有重要意義。

（四）規范檔案利用

檔案利用不是一朝一夕的過程，為保障檔案利用質量，工作人員必須嚴格按照檔案管理精細化流程來開展后續各項工作。通過開展檔案分類，明確不同部門及其工作人員應當使用的檔案管理策略，在此基礎上開展檔案管理和檔案利用宣傳工作，引導工作人員在該過程中了解檔案管理的重要性，明確在工作過程中正確使用檔案的意義，其后續工作過程中會用更主動地態度配合檔案管理人員各項工作，檔案管理和利用過程中出現的問題明顯減少。

結語

疾病預防控制中心檔案管理和利用工作涉及到多類人員，不同人員對檔案管理和使用的要求也存在差異，為保障其整體工作質量，疾病預防控制中心必須加強對檔案管理工作現代化建設的重視，結合社會上檔案管理利用新趨勢，及時引入新的檔案管理技術和設備，同時對檔案管理人員進行必要的培訓，使其逐漸提高自身工作素質，為疾病預防控制中心各項工作順利開展提供保障。