試析疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用

黃艷

（安鄉(xiāng)縣疾病預(yù)防控制中心，湖南 安鄉(xiāng) 415600）

疾病預(yù)防控制中心承擔(dān)著傳染病及慢性病防控等任務(wù)疾病防控中心承擔(dān)著疾病和殘疾傷害防控等任務(wù)，是維護(hù)社會和諧安定的重要公益機(jī)構(gòu)之一。檔案管理和檔案利用作為疾病防控中心的重要組成部分，在其各項工作推動過程中發(fā)揮重要作用，特別是在公共安全衛(wèi)生管理以及公共衛(wèi)生服務(wù)和疾病防控領(lǐng)域，各類檔案可以幫助工作人員對各類信息進(jìn)行充分的整合歸類，后續(xù)取用過程中出現(xiàn)的問題也會隨之減少。工作人員也可以充分利用檔案記錄和檔案之間的關(guān)聯(lián)，以此開展各項疾病防控工作。但是不可否認(rèn)，當(dāng)前檔案管理和利用工作開展過程中仍存在一定的不足，需要工作人員加強(qiáng)重視，積極開拓新思路。

一、疾病預(yù)防控制中心檔案管理和利用現(xiàn)狀

（一）相關(guān)人員重視度不足

當(dāng)前檔案管理工作開展過程中受到了一定的忽視，部分管理人員并沒有認(rèn)識到檔案管理和利用的重要性，特別是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致檔案管理和利用工作不能按照預(yù)定計劃順利開展，收集到的存檔信息質(zhì)量也會大打折扣[1]。在此基礎(chǔ)上開展檔案利用各項工作，相關(guān)人員可提取的信息十分有限，影響了后續(xù)各項工作順利開展。

（二）檔案管理人員素質(zhì)較差

檔案管理實際上是一項專門的工作，伴隨著信息化發(fā)展速度逐漸加快，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)添加引入電子檔案系統(tǒng)等新型模式，這樣才能更好地發(fā)揮檔案管理的作用。但是受到檔案管理人員素質(zhì)等方面的影響，檔案管理工作開展過程中依然依托紙質(zhì)版檔案開展，同時在信息化使用過程中也可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員只能利用計算機(jī)進(jìn)行相對基礎(chǔ)的操作，其專業(yè)知識和信息水平等都不能滿足檔案管理信息化的要求，不利于后續(xù)各項工作順利開展。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足

檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的程度和流程進(jìn)行，這樣才能保證其收集到的各類信息的質(zhì)量，但是在當(dāng)前檔案管理工作開展過程中，受到多方面因素的影響，檔案管理的規(guī)范化仍存在一定的問題。首先是規(guī)章制度不到位，導(dǎo)致工作人員工作過程中缺乏依據(jù)。其次是工作流程不健全，對應(yīng)的工作節(jié)點(diǎn)等并沒有梳理到位，影響了檔案管理各項工作順利開展。就當(dāng)前來說，各單位對文書檔案的重視程度比較高，但是對設(shè)備檔案以及人員檔案等的重視仍存在一定的問題，對應(yīng)的管理側(cè)重點(diǎn)也沒有落實到位，導(dǎo)致在實際工作過程中出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的檔案管理不及時問題，檔案缺失現(xiàn)象也比較嚴(yán)重，不利于工作人員迅速將各類資料整合到位[2]。新時期檔案管理工作過程中也應(yīng)當(dāng)配備必要的設(shè)備，這樣才能把各項工作落實到位，但是疾病預(yù)防控制中心檔案管理過程中并沒及時將各類設(shè)備配備到位，檔案整理過程中極容易出現(xiàn)檔案缺失及重復(fù)等問題，不僅影響檔案管理質(zhì)量，也給檔案利用等帶來了較大的挑戰(zhàn)。

（四）檔案利用不合理

檔案利用是檔案管理的最終環(huán)節(jié)，也是最容易出錯的環(huán)節(jié)，檔案管理其他環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題都會在檔案利用過程中得以體現(xiàn)，嚴(yán)重者甚至?xí)?dǎo)致檔案無法使用。疾病預(yù)防控制中心檔案管理人員在檔案管理過程中并沒有充分利用各類檔案資源，導(dǎo)致檔案利用的效率隨之降低，檔案管理發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題也隨之增多。

（五）法律法規(guī)不完善

當(dāng)前國家對檔案管理的重視程度也有待深化，對檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)章制度等也缺乏全面的認(rèn)識，這就導(dǎo)致當(dāng)前國家在檔案管理方面出臺的法律法規(guī)還不夠完善，對檔案管理的指導(dǎo)意義也相對較弱，一定程度上影響了檔案管理工作以合理方式開展。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案管理和利用策略

（一）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)對檔案管理的重視

檔案管理工作開展過程中必須有領(lǐng)導(dǎo)的支持，這樣才能減少工作過程中不必要的問題，推動檔案管理工作迅速走上正軌。為此，疾病預(yù)防控制中心必須加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)觀念轉(zhuǎn)變的重視，在實際工作開展過程中，通過組織高層領(lǐng)導(dǎo)人員預(yù)先學(xué)習(xí)的方式，引導(dǎo)其認(rèn)識到檔案管理的作用，同時了解新時期檔案管理新措施和現(xiàn)代化設(shè)備利用的重要性，使其逐漸轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的認(rèn)識，可有效提高領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)思維開始向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。在此基礎(chǔ)上開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)等工作，其爭取到的資金和設(shè)備等也會發(fā)生明顯變化，檔案管理工作可以以更為現(xiàn)代化的方式開展，各部門之間的配合也會明顯改善，檔案收集和管理利用過程中出現(xiàn)的問題也會隨之減少。

（二）綜合培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理和利用工作順利開展的保障，只有檔案管理人員的，工作素質(zhì)滿足各項工作要求，后續(xù)各項工作才可以按照規(guī)定順利開展。當(dāng)檔案管理人員的素質(zhì)相對較低時，檔案管理各流程節(jié)點(diǎn)的工作都不能順利完成，將會嚴(yán)重影響其整體工作質(zhì)量。為此，疾病預(yù)防控制中心在檔案管理工作開展過程中必須有計劃地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，引導(dǎo)檔案管理人員掌握正確的操作方法，使其滿足當(dāng)前工作的基礎(chǔ)要求。在此基礎(chǔ)上，通過開展定期的檔案管理培訓(xùn)活動，引導(dǎo)檔案管理人員了解檔案管理的深層次內(nèi)涵，掌握多樣化的檔案管理技巧，對推動檔案管理工作迅速發(fā)展也具有重要意義[3]。為保障當(dāng)前檔案管理過程中出現(xiàn)的問題快速解決，疾病預(yù)防控制中心也應(yīng)當(dāng)從當(dāng)前實際情況出發(fā)，招聘專業(yè)的檔案管理人員來開展后續(xù)各項工作，對提高檔案管理質(zhì)量，加快檔案管理信息化發(fā)展速度等具有重要意義。

（三）規(guī)范檔案管理流程

為保障檔案管理各項工作質(zhì)量，疾病預(yù)防控制中心必須加強(qiáng)對檔案管理流程規(guī)范的重視。針對當(dāng)前檔案管理各環(huán)節(jié)存在的問題，圍繞檔案管理各個節(jié)點(diǎn)制定工作規(guī)范，同時將工作落實到個人，在此基礎(chǔ)上開展管理流程整體規(guī)范工作，設(shè)置專門的檔案室來存儲各項文件，不僅可以提高工作人員管理質(zhì)量，也可以降低出現(xiàn)檔案丟失等問題的幾率，對提高其整體工作質(zhì)量具有重要意義。

（四）規(guī)范檔案利用

檔案利用不是一朝一夕的過程，為保障檔案利用質(zhì)量，工作人員必須嚴(yán)格按照檔案管理精細(xì)化流程來開展后續(xù)各項工作。通過開展檔案分類，明確不同部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)使用的檔案管理策略，在此基礎(chǔ)上開展檔案管理和檔案利用宣傳工作，引導(dǎo)工作人員在該過程中了解檔案管理的重要性，明確在工作過程中正確使用檔案的意義，其后續(xù)工作過程中會用更主動地態(tài)度配合檔案管理人員各項工作，檔案管理和利用過程中出現(xiàn)的問題明顯減少。

結(jié)語

疾病預(yù)防控制中心檔案管理和利用工作涉及到多類人員，不同人員對檔案管理和使用的要求也存在差異，為保障其整體工作質(zhì)量，疾病預(yù)防控制中心必須加強(qiáng)對檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的重視，結(jié)合社會上檔案管理利用新趨勢，及時引入新的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，同時對檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使其逐漸提高自身工作素質(zhì)，為疾病預(yù)防控制中心各項工作順利開展提供保障。