醫院疫情防控檔案收集相關問題與建議

張凌寒

摘要：身處抗擊新冠疫情前線的醫院，在工作中產生了與大量疫情相關的第一手資料。做好疫情檔案收集工作對于記錄抗疫歷史、總結防疫經驗起著重要的作用，對于建立更為完備的國家疫情防控制度體系來說意義重大。面對短時間內持續產生的各類新冠疫情防控檔案，醫院普遍缺乏收集經驗、主動收集的意識和專業檔案人員，醫院要明確合理的檔案收集和歸檔范圍，做好統籌安排，嚴格鑒選檔案，線上線下檔案同步收集，做好歸口管理，提高醫院疫情防控檔案的收集完整性及系統性。

關鍵詞：醫院;新冠肺炎疫情;疫情防控檔案;檔案收集

本次新冠疫情，是新中國成立以來，我國面臨的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最高的一次重大的突發公共衛生事件。作為處于疫情防控第一線的醫院，是直面疫情的主戰場，直接擁有疫情相關的第一手資料。在疫情防控工作當中形成的檔案資料不僅是真實的歷史記錄，更體現了醫院的行動力，對于今后做好疫情防控工作、臨床診療和病案研究等工作都有著極其重要的參考價值。因此。在疫情背景下，如何做好相關防控檔案的收集和管理，就成為當前醫院檔案工作新的命題。

一、醫院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的重要意義

在新冠肺炎疫情防控工作當中形成的各種對于國家和社會具有保存價值的文字、圖表、視頻、音頻等形式的歷史記錄都視為防控檔案，具體對于醫院來說，醫院開展整個新冠肺炎防控和資料工作的全部環節都是其新冠肺炎疫情防控檔案的組成內容。所以，我們可以將醫院針對新冠肺炎疫情防控檔案工作劃分為收集、整理、保管、鑒定、統計、編目與檢索、提供利用、編研等幾個環節。每一個環節都至關重要，必不可少。

習近平總書記強調：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”在新冠肺炎疫情期間，醫院的廣大醫護人員都積極努力，為抗擊疫情作出了卓越的貢獻。在這個過程當中，醫院形成了大量的文字、圖片、音視頻等檔案資料，這是黨和政府率領人民與疫情作斗爭的真實記錄，也是廣大醫護人員共同與病魔搏斗的真實記錄，對于這些資料的收集整理和保存，有益于政府在今后制定衛生政策、進行醫學科研等活動進行參考。

另一方面，醫院的疫情防控檔案準確的記載了傳染病發生的時間和地點，也對患者的詳細資料有明確的記載。這些檔案都是做好傳染病防控工作的第一手資料，能夠幫助專家更為全面準確的尋找分析傳染病的規律和特點，有利于更有效的做好傳染病的防治工作，是進行醫學研究的重要資料。

同時，對于整個檔案工作來說，醫院檔案的管理也是國家檔案管理工作的重要組成部分，做好醫院疫情防控檔案的收集和管理，對于建立更為完備的國家疫情防控制度體系來說意義重大。

二、新冠肺炎疫情防控檔案的主要特點

一方面是時間緊迫。絕大多數新冠肺炎疫情防控檔案資料都是在防控一線直接形成的，比如醫院出具的確診病例資料，進行治療獲得的基礎信息和數據等等。這些防控檔案資料珍貴且不可再生，一旦缺失，很難彌補。所以進行防控檔案資料收集相當緊迫，直接關系著疫情防控檔案的存續。

另一方面是持續性。疫情防控檔案不僅有利于當前繼續做好新冠肺炎疫情的防控工作，更是對未來可能的突發事件的預防和管控工作具有重要的參考價值，所以這項工作并不是一時的，而是具有持續性的特征。

三、醫院新冠肺炎疫情防控檔案的收集范圍

新冠肺炎具有非常強的傳染性，必須早隔離，早治療。在本次抗疫過程中，各地普遍都設定了新冠肺炎疫情防控治療的定點醫院，形成了大量的檔案資料，主要有以下幾方面內容：

一是醫院接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人形成的典型病案分析、專家會診、論證、治療方案等文字材料;二是對新冠肺炎進行醫學研究形成的文件材料及相關數據;中央、各省組織醫療專家、教授巡診和會診過程中形成的各種材料;三是防控新冠肺炎的各種預案、監測方案及治療技術操作規程;四是抗擊疫情過程中，醫院物資采購清單、接受社會各類救助、捐贈等資金和物資來源、分配使用方案等;五是新聞媒體及相關單位關于醫院疫情防控工作、醫護人員先進事跡的各類宣傳材料等，這些都是醫院收集防控新冠肺炎檔案的重要部分。

四、醫院新冠肺炎疫情防控檔案收集存在的問題

一是缺乏收集的經驗。雖然很多醫院都承擔過各種疫情防控工作，但是大部分都只是甲流、乙流、手足口這些普遍的傳染病，而此次新冠肺炎疫情傳播速度、感染范圍都是前所未有的嚴重，防控形勢極為嚴峻，醫院也要應對更多的不確定因素，所形成的防控檔案無論是載體還是形成途徑或者方式都和之前有很大不同，在這一方面醫院是缺乏經驗的。

二是缺乏主動收集的意識。在疫情發生以后，對于醫院來說，最主要的任務就是積極開展醫療救治，但是對于相關疫情防控檔案收集卻沒有足夠的認識，關注度不高。而醫護人員的主要精力都放在了疫情防控中，更是缺乏主動收集檔案的意識，甚至有醫護人員認為檔案收集是之后的事情，現在收集檔案影響工作。

三是缺乏專業檔案人員。醫院的檔案管理人員很多都不是專業出身的，有的甚至只是兼任檔案工作。因此，在數量眾多，內容龐雜，又具有很強的專業性的疫情防控檔案面前，他們往往就很難進行專業處理。而且在疫情期間，很多醫院所有的力量都集中于抗疫工作，檔案收集工作更是無從談起。

五、完善醫院疫情防控檔案的建議

一是要明確職責，做好統籌安排。醫院應當始終將疫情防控檔案工作作為自己檔案工作的重點內容之一，做好相關檔案的收集工作。檔案人員首先要梳理好醫院各個科室的檔案工作職責，明確工作主體，確保相關檔案工作內容都有專人負責，工作職責明確，并有一定的考核機制。要注意的是，臨床一線的醫務人員工作任務是非常繁重的，在這個基礎上增加檔案收集工作，會給他們帶來很大壓力，所以一定要制定好合理的計劃，做到統籌安排。比如可以通過微信布置相關工作，這樣既能明確要求，也能夠節約時間。

二是要界定范圍，做好嚴格鑒選。目前，各地都先后出臺了針對疫情防控檔案的歸檔范圍，所以醫院的疫情防控檔案收集工作一定要緊緊圍繞要求，結合實際情況，有針對性、有序的展開相關歸檔工作。如上級部門、醫院及各科室的工作部署、通知、工作總結等;醫院接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人形成的文件材料等;醫院支援湖北醫療隊的相關文件材料等……從這些內容中對醫院疫情檔案的收集范圍進行有效的界定，從這些收集的資料當中，結合自身的專業判斷、業務能力來鑒選出具有收藏保管價值的檔案，檔案一定要具有針對性和可參考價值。

三是要結合線上，確保檔案完整。目前，很多醫院的檔案工作都是僅僅圍繞新冠肺炎防控檔案工作展開的，但是疫情的特殊傳播方式讓實物材料的收集工作具備了病毒傳播的可能。事實上，疫情時期，很多醫院的工作都是通過微信、工作QQ群等線上溝通軟件進行的，在這個過程當中就形成了大量的線上資料，比如各種疫情情況統計表格、數碼照片、錄音、錄像、數據庫等等，這些都需要我們在收集疫情防控檔案時高度重視，予以收集。還有一些在其他網頁、微信等新型媒體發布的各種電子文件和其他能夠記錄、證明疫情防控過程的線上材料，都要納入到檔案收集的過程當中來。要將線上的電子檔案收集與線下的實物材料檔案收集同步起來，確保檔案的完整性。

四是要分層收集，及時做好封存。出于疫情實際需求，醫院對于疫情防控檔案可以采用兩層收集辦法：臨床等科室收集的屬于一手收集檔案，醫院的檔案部門收集的屬于二手收集檔案，做好歸口管理工作。所以，醫院的檔案部門要做好溝通工作，及時根據收集工作的各個時間節點，確保臨床科室按時移交收集整理好的檔案。在收集好的基礎上，檔案部門再做好查漏補缺，盡可能確保疫情防控檔案的完整性和系統性，在做好安全防護的基礎上，及時進行封存。

醫院檔案室結合要求明確疫情檔案的收集和歸檔范圍，各科室依法建檔、依制管檔、按時移交，這樣才能有效提高醫院疫情防控檔案的收集完整性、系統性。只有在完整的檔案基礎上，醫院才能夠更好的科學管理檔案，更好的利用檔案做好疫情防控的研究，更好的為醫療衛生事業的發展作出貢獻。

參考文獻

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