淺析火電廠基建工程檔案管理

張輝

（中國神華能源股份有限公司勝利能源分公司勝利發(fā)電廠，內(nèi)蒙古 錫盟錫林浩特 026000）

一、基建項(xiàng)目檔案的作用

基建項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目的前期文件經(jīng)過鑒定、整理并歸檔形成的，反映了項(xiàng)目工程建設(shè)的全過程和的真實(shí)面貌。準(zhǔn)確、完整、真實(shí)的基建檔案是工程進(jìn)行維護(hù)、改建、擴(kuò)建使用的憑證。不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的檔案在其利用時其價值會大打折扣，并會影響其憑證依據(jù)作用的發(fā)揮，甚至?xí)鸱醋饔茫o工作造成損失，所以基建期間必須高度重視檔案歸檔工作。（2）另外基建檔案也提供了參考借鑒的作用，如單位某部門需要機(jī)組安裝的具體位置時，就可以到檔案室查閱相關(guān)的竣工圖紙，這時檔案室就發(fā)揮了很大的作用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能。基建檔案也是工程質(zhì)量的反映，它是工程建設(shè)中和竣工驗(yàn)收時的必備依據(jù)，也是為投產(chǎn)后生產(chǎn)運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建提供重要的依據(jù)。它是全部檔案的一個重要組成部分，也是進(jìn)行生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究的必要條件之一。

二、基建項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）制度不統(tǒng)一，導(dǎo)致無法統(tǒng)一基建檔案的管理方法和操作流程

火電廠基建工程建設(shè)過程中，由于參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)往往得不到統(tǒng)一。基建檔案管理工作程序不規(guī)范，管理措施不完善，各環(huán)節(jié)不符合檔案質(zhì)量要求。在日常工作中也缺乏嚴(yán)格的約束機(jī)制和協(xié)調(diào)手段，建檔程序不規(guī)范，不合理，不科學(xué)。這就需要制定基建檔案統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，約束和規(guī)范檔案工作規(guī)范和流程。

（二）網(wǎng)絡(luò)不健全，導(dǎo)致不能保障基建檔案的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、保證三統(tǒng)一體系

其一，檔案人員雖具備檔案專業(yè)知識，但缺乏工程火電廠建設(shè)方面的知識。而技術(shù)專工雖有較豐富的基建工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識，但缺乏檔案知識，雙方各有所長卻不能互通有無，缺乏溝通與交流。其二，基建工程隊(duì)伍流動性大，人員不穩(wěn)定，這期間如遇到人員變動，工作會失去連續(xù)性，文件在交接和管理上斷檔，檔案流向不清。其三，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。這就需要建立涉及設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、調(diào)試等眾多參建單位的三統(tǒng)一檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)單位要在基建檔案管理中發(fā)揮組織領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)查作用，監(jiān)理要發(fā)揮過程監(jiān)督作用，施工單位起保證作用。

（三）檔案意識不強(qiáng)，導(dǎo)致無法確保基建檔案的成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性

第一，由于火電廠工期較緊，參建單位主觀上存在著“重建設(shè)速度輕檔案積累”的情況，檔案的質(zhì)量遠(yuǎn)不如工程質(zhì)量受人重視。有些文件是后補(bǔ)甚至憑記憶在做，有的文件在交付使用后很長時間才陸續(xù)歸檔。第二，工程人員檔案意識淡薄，檔案基礎(chǔ)理論不扎實(shí)，不熟悉檔案工作規(guī)律、分類方法及有關(guān)規(guī)范。第三，由于參與其中的人員對歸檔立卷的重要性認(rèn)識不夠、不夠重視，使得檔案編制不規(guī)范。

（四）基建檔案的自身屬性影響，導(dǎo)致難以進(jìn)行基建檔案的同步收集

基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)。此外，有的施工方因故拖、緩，有的工程設(shè)計(jì)變更多，這些都影響了文件同步收集。由于基建檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，部分檔案人員交多少收多少，收多少整理多少，從而嚴(yán)重影響了歸檔整理質(zhì)量。這些都導(dǎo)致基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能同步收集，造成了基建檔案工作滯后，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件處在分散、損壞、丟失等情況下。

三、加強(qiáng)基建檔案管理的措施

（一）建立健全的基建檔案管理制度

建立健全的基建檔案管理制度是做好檔案工作的重要保證，制定各項(xiàng)管理體制應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)法規(guī)和工程的自身實(shí)際情況。并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行并管理，制定的管理制度應(yīng)包括《工程文件管理制度》、《檔案管理規(guī)定》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)》、《火力發(fā)電廠檔案收集制度》、《工程竣工文件歸檔范圍和歸檔要求》等等。這些制度都包含了文件歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量。制定健全的各項(xiàng)檔案制度，做到有法可依、有章可循，只有把各項(xiàng)制度真正落實(shí)到各部門和參建單位人員中，才保證基建過程中文件的收集齊全、完整也為后期歸檔提供了基礎(chǔ)。

（二）轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)檔案意識

管理部門、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位都隸屬于基建檔案工作涉及的單位，如果單一依靠檔案部門很難在規(guī)定的時間內(nèi)完成，所以檔案工作人員應(yīng)該最大限度地爭取到各個部門的支持與配合，加強(qiáng)了各部門的協(xié)調(diào)與溝通，積極推廣檔案工作的重要意義。此外作為檔案管理者也應(yīng)該不斷增強(qiáng)自身的責(zé)任感，努力提高工作的積極性，突顯檔案工作的重要性。

（三）構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，必須加強(qiáng)檔案培訓(xùn)工作，檔案管理工作堅(jiān)持完善檔案基礎(chǔ)管理、明確檔案管理工作責(zé)任、加強(qiáng)檔案管理流程管控，對檔案收集、整理、分類、組卷、排列、編目、移交等環(huán)節(jié)嚴(yán)格要求，形成科學(xué)規(guī)范的工作流程，確保項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)范順利推進(jìn)。

（四）提高檔案管理信息化水平

該電廠通過檔案管理系統(tǒng)在統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)下對各部門檔案的移交做到無縫連接，對文件形成的過程進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，保證了文件收集的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及電子文件及時歸檔，提高了檔案管理水平，增強(qiáng)了工作效率。

四、結(jié)束語

基建檔案管理工作是基建工程項(xiàng)目的真實(shí)反映，正視其重要意義，提高檔案的管理水平，真正實(shí)現(xiàn)基建檔案工作價值，為的是更好地服務(wù)于社會發(fā)展。