數據時代的檔案工作研究

宋鵬飛

（蘭陵縣人力資源和社會保障局，山東 臨沂 277700）

隨著經濟社會向縱深發展，檔案信息管理愈來愈受到各級部門的重視和群眾的關注。傳統載體檔案管理的發展與演變是社會發展的產物，與同期社會生產力相適應。現存的紙質或實物等載體檔案管理效能較低，由于受產生的年代、保存物理要求、轉遞過程繁瑣等因素，傳統的檔案管理全過程依賴于檔案管理所在地工作人員手工操作，不管是定期反復對檔案整理、查閱、比對，還是依據檔案開展各項公共服務，都高度依賴唯一的紙質或實物檔案，投入的人力資源成本高，但管理的效能度低。傳統的檔案管理模式受制于檔案現存地辦理，適應不了市場經濟高度發展的信息交互性要求，跨地域的異地辦理需求催生了檔案的信息化。

一、大數據給檔案保密帶來的挑戰

（一）數據的安全隱患

大數據技術提高了信息安全防護水平，大數據分析技術可更好地發現網絡異常行為、找出風險點，覺察網絡攻擊行為的蛛絲馬跡，找到攻擊源。基于大數據的認證技術，能夠有效實現身份精確認定和高效鑒別。但另一方面，大數據本身就存在安全隱患。大數據時代，人、機、物的高度融合，深刻改變了秘密的存在方式。在對計算機檔案管理軟件中的信息進行處理和分析的過程中，某些信息數據不可避免地會留在某些終端端口，從而導致信息的泄露，由于大數據時代的檔案管理往往是通過磁盤、云存儲等技術來進行的，檔案安全防護的技術和設備需要更加先進，否則就容易被網絡攻擊者或者別有用心的人竊取和泄露，造成的損失是巨大的。

大數據隱藏的海量復雜敏感數據，成就了網絡攻擊的“大目標”，也為網絡攻擊者和病毒提供了良好“棲息地”，給大數據的應用與發展帶來了致命的沖擊。由于大數據的存儲數量大、價值高、管理模式開放等特點，容易導致數據的丟失，并給了網絡攻擊者、病毒可乘之機。同時，由于網絡數據和個人信息安全立法還不完善、大數據監管機制還不健全，現有安全防護措施的更新速度難以跟上大數據發展的速度，加之數據采集和傳輸過程中人工干預引入的分析失真和誤差，使得大數據安全隱患愈加突出。

（二）檔案保密管理存在漏洞

我們發現現行的保密制度不健全，管理不規范。目前，在檔案管理過程中，還存在著責任不明、執行不力、檔案保管期限、保密期限不明確、絕密檔案保管工作不規范、檔案被召喚時的監督工作存在缺陷等問題。制度的缺失使檔案保管行為缺乏正確的認識和有效地制約。檔案信息的存儲和利用具有很大的隨機性，在大數據時代容易產生泄漏現象。

（三）檔案管理人員隊伍建設存在短板

大數據時代，人、機、物的高度融合，深刻改變了國家秘密的存在方式。近年來，各行各業檔案管理部門順應黨和國家的部署和要求，不斷提高檔案利用價值，檔案利用越來越頻繁。然而，許多檔案管理人員的保密意識和責任感都很弱。當他們向外界提供檔案材料時，偶爾會泄露機密文件，對涉密檔案的控制和管理與相關系統的要求存在偏差。

二、大數據時代做好檔案保密工作的對策

檔案的安全保護是檔案管理的重中之重，是檔案作用得以發揮的基礎。在大數據時代下，針對挑戰，我們要積極作為，不斷提高管理與保密意識，提高“大數據”運用能力，為經濟與社會發展提供良好服務。

（一）提高思想認識，樹立保密思維

大數據將會給檔案管理方式帶來顛覆性變化，應在廣泛聚集數據資料，形成大數據庫，滿足用戶之用的基礎上，必須積極轉變思維方式，創新工作方法，適應大數據時代的檔案服務要求。應打破以往規則習慣，改變對非涉密數據和數據垃圾的處理方式。應聚焦數據的顯性價值和隱性價值，充分認清基本價值和潛在價值，尤其注重可能挖掘涉密信息、感知涉密事項趨勢和未來的基礎原材料，做到以“大數據理念”推進保密工作。

（二）完善大數據管理，堅持以法治檔

完善管理體制是建設和管理大數據檔案的基礎。為了更好地管理大數據檔案，必須創新檔案管理方法，建立嚴格的數據采集、存儲、處理和保密標準，以完善的安全體系保障檔案信息的安全，形成符合要求的新型規范的管理和服務體系。要以完善保密法律法規為制度保障，盡快解決現行保密法律法規、技術標準等存在的監管盲區和漏洞，進一步明確非傳統安全領域保密法律法規界定，完善針對數據采集、傳輸、匯集、存儲、開放、共享等環節的規定，明確泄露關鍵數據、重要數據等行為應承擔的法律責任。

大數據時代，檔案信息化建設是社會發展的必然趨勢，因為信息逐漸成為了當前社會發展的一項重要資源，面對錯綜復雜的社會發展環境，各個機構主體所擁有的信息資源就顯得尤為重要，而檔案信息作為國民經濟和社會發展的戰略資源之一，具有的價值舉足輕重。檔案信息化不僅能夠有效減輕工作人員的工作量，提高工作效率，還能夠在一定程度上保障檔案信息的安全性，增強檔案信息的有效性，并且能在社會在面臨重大災難或部門處于緊急狀況時，為決策者提供進行科學研判、快速決策的檔案信息資源，造福人類。