淺談機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理強化途徑

（天津市河西區(qū)住房和建設(shè)委員會，天津 300204）

文書檔案管理工作不僅記錄著事業(yè)單位工作內(nèi)容，同時還能夠為事業(yè)單位實現(xiàn)良好發(fā)展提供科學(xué)的信息。因此，在新形勢背景下，各大事業(yè)單位要不斷提升自身文書檔案管理工作效率，對于文書檔案管理工作中存在的不足之處要及時進行改善，并制定合理的解決對策。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

當前，在我國的事業(yè)單位中，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)成為必然的趨勢。事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)不僅有利于促進現(xiàn)代信息技術(shù)的進一步發(fā)展，對于國家基礎(chǔ)信息資源的傳播也起到了良好的作用。事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，也是提升內(nèi)部管理水平的重要舉措。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)嚴重滯后于社會經(jīng)濟發(fā)展的要求，影響了事業(yè)單位的管理水平。因此進行檔案管理的現(xiàn)代化是確保事業(yè)單位穩(wěn)健發(fā)展的關(guān)鍵因素，各級事業(yè)單位必須意識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，將現(xiàn)代化的管理理念融入檔案管理之中。

二、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理強化途徑

（一）強化文書檔案管理意識

要加強事業(yè)單位文書檔案管理首先需要單位領(lǐng)導(dǎo)能夠轉(zhuǎn)變過去的錯誤觀念,對文書檔案管理產(chǎn)生新的認識,并逐漸重視文書檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)必須要認識到,隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,文書檔案管理已經(jīng)不僅僅是簡單的抄寫工作,其更關(guān)系到事業(yè)單位的長遠發(fā)展,做好文書檔案管理工作可以幫助促進本事業(yè)單位的更好發(fā)展。只有這樣,領(lǐng)導(dǎo)才會加強對文書檔案管理的重視,并采取有效的措施來加強本事業(yè)單位的文書檔案管理,提高事業(yè)單位的文書檔案管理水平。

（二）完善文書檔案管理規(guī)范化制度

事業(yè)單位想要對員工進行合理化統(tǒng)一管理，必須制定嚴格的規(guī)章制度，在單位的文書檔案規(guī)范化工作中也是如此，相關(guān)部門必須制定完善的文書檔案規(guī)范化工作管理制度，制度的制定要注重細節(jié)，在對于文書檔案管理設(shè)備的使用、文書檔案紙張的選擇、文書檔案歸集方法等方面都要有特定的要求，以保證面面俱到，制定出一個足夠權(quán)威的指導(dǎo)性規(guī)章條例。

制定管理制度條例時務(wù)必要注重該工作的管理重點，強調(diào)其管理工作中的安全性。因為文書檔案材料具備可復(fù)制的屬性，因此管理人員務(wù)必要做好相關(guān)保密工作，保證單位的文書檔案材料不會遭到外泄。此外，工作人員要注意文書檔案的存放問題，對于存放文書檔案的濕度溫度環(huán)境控制、文書檔案存放位置、文書檔案的借閱和歸還等方面都要有嚴格的制度規(guī)定。

（三）做好文書檔案歸檔工作

文書檔案的整理歸檔是一項繁瑣的、長期性的工作，要求檔案人員注意分析機關(guān)每一個部門的職能職責(zé)、業(yè)務(wù)流程以及歷年歸檔情況，和部門負責(zé)人、資料員反復(fù)交流，制訂歸檔單，并在年初將清單送到各個部門，由資料員確認上一年度需要歸檔的公務(wù)文書和清單是否保持一致，修改有出入的項目之后簽字確認年度歸檔范圍清單，再由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，之后交給檔案室存檔，以備今后查考。這樣做不僅能實施文書檔案歸檔范圍確認制，明確機關(guān)各部門要歸檔的文書內(nèi)容，還能通過文字契約強化對各部門歸檔人員的約束。

（四）加強對相關(guān)工作人員的教育培訓(xùn)

事業(yè)單位要通過多樣化的途徑加強對文書檔案管理相關(guān)工作人員的教育培訓(xùn)。要強化對相關(guān)工作人員的定期考核，并構(gòu)建系統(tǒng)完善的繼續(xù)教育培訓(xùn)體系，督促相關(guān)工作人員積極參與各項教育培訓(xùn)，增強文書檔案管理各項工作技能和綜合素質(zhì)，勝任新形勢下的文書檔案管理各項工作。要邀請檔案管理領(lǐng)域的專家開展講座和培訓(xùn)班等，引導(dǎo)相關(guān)工作人員掌握先進的檔案管理技能。

（五）提升文書檔案信息化建設(shè)力度

由于事業(yè)單位文書檔案管理工作較為繁瑣，且與之相關(guān)的工作內(nèi)容較為廣泛，采用傳統(tǒng)文書檔案管理方式不僅要提供大量的人力資源，同時還要保證文書檔案管理工作質(zhì)量，防止檔案資料出現(xiàn)不完善的問題。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時應(yīng)全面應(yīng)用信息化技術(shù)，高度實現(xiàn)文書檔案信息化建設(shè)工作。具體實施方式為：首先，強化文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，對于分散性檔案文本、照片以及錄音等內(nèi)容要實現(xiàn)科學(xué)的轉(zhuǎn)化歸檔處理工作，推動自動化檔案資料整理以及檢索工作的實現(xiàn)；其次，構(gòu)建滿足事業(yè)單位實際需求的信息檔案管理庫，全面結(jié)合事業(yè)單位自身發(fā)展狀況來設(shè)置檔案資料庫的大小，進而為之構(gòu)建一套行之有效的管理制度，科學(xué)確定文書檔案管理人員的數(shù)量以及入職要求，全面落實崗位責(zé)任制，將具體責(zé)任落實到每位員工的頭上。

結(jié)束語：

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟市場的不斷完善，為促使事業(yè)單位文書檔案管理工作滿足時代發(fā)展需求，應(yīng)對其進行一定程度上的改革。通過完善文書檔案管理制度體系、培養(yǎng)專業(yè)化文書檔案管理隊伍以及提升工作人員規(guī)范意識等方式來不斷提升事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量，從而為事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供積極的推動力量。