大智移云時(shí)代下制造業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題的研究

張欣南

浙江科貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 金華 321000

一、制造業(yè)企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)部控制的不足

目前，大多數(shù)制造業(yè)企業(yè)在以往的發(fā)展進(jìn)程中已經(jīng)初步制定了內(nèi)部控制制度，也具備相應(yīng)的內(nèi)部控制流程，但在傳統(tǒng)的實(shí)際落實(shí)過(guò)程中，由于技術(shù)條件的限制，仍存在了許多亟需改善的問(wèn)題，包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）溝通渠道不暢通，事后審批情況屢見(jiàn)不鮮

為了更好得進(jìn)行企業(yè)管理，大多數(shù)制造業(yè)企業(yè)往往會(huì)制定諸多事前審批的內(nèi)部控制，以便于整體管控，然而傳統(tǒng)的內(nèi)部控制手段仍舊存在諸多無(wú)法將事前審批落實(shí)到位的情況。以制造業(yè)企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)為例，采購(gòu)人員實(shí)施采購(gòu)之前，需要通過(guò)相關(guān)程序?qū)Σ少?gòu)活動(dòng)的諸多事項(xiàng)進(jìn)行核實(shí)審批，其中包括采購(gòu)物品的規(guī)格型號(hào)、供應(yīng)商相關(guān)資質(zhì)、各家供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)等內(nèi)容。然而一方面事實(shí)情況多變，采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的突發(fā)情況無(wú)法依靠經(jīng)驗(yàn)完全避免；另一方面采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人的出差計(jì)劃也會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)審批程序無(wú)法及時(shí)進(jìn)行。為了不延誤后續(xù)計(jì)劃，當(dāng)前述情況發(fā)生時(shí)，采購(gòu)人員往往僅通過(guò)電話、QQ、微信等方式與負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)單匯報(bào)得到口頭認(rèn)可之后，便草草進(jìn)入采購(gòu)流程。采購(gòu)?fù)戤吅螅瑸榱瞬贿`反公司內(nèi)部控制流程和相關(guān)規(guī)章制度的規(guī)定，采購(gòu)部門(mén)會(huì)事后書(shū)面補(bǔ)全相關(guān)手續(xù)，但通過(guò)傳統(tǒng)的書(shū)面簽字的內(nèi)部控制記錄難以辨別該項(xiàng)采購(gòu)審批的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，內(nèi)部控制是否落到實(shí)處。這使得內(nèi)部控制失效的同時(shí)也給心術(shù)不正的員工留有了貪污舞弊等不法行為的操作空間。

（二）缺乏有效的外場(chǎng)監(jiān)督

企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行無(wú)法避免員工的出差，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制下對(duì)員工出差的管理上難以進(jìn)行有效的績(jī)效考核。員工的真實(shí)行動(dòng)軌跡和真實(shí)時(shí)間都較難于查證。部分散漫的員工假借出差之由逃避企業(yè)各項(xiàng)考核管理的情況屢見(jiàn)不鮮，人事部門(mén)即使對(duì)于此類(lèi)情況心知肚明卻無(wú)法進(jìn)行有效管控。缺乏有效的外場(chǎng)監(jiān)督不利于企業(yè)保證正常的運(yùn)營(yíng)效率，阻礙運(yùn)營(yíng)效率的提升。

（三）數(shù)據(jù)溝通不及時(shí)

傳統(tǒng)內(nèi)部控制下，企業(yè)的信息化管理不夠健全，數(shù)據(jù)信息處理、傳遞、報(bào)告的及時(shí)性不高，相關(guān)部門(mén)之間的數(shù)據(jù)溝通效率較低。以銷(xiāo)售環(huán)節(jié)為例，為保證銷(xiāo)售活動(dòng)的順利進(jìn)行，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)實(shí)時(shí)掌握庫(kù)存商品的詳盡數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)內(nèi)部控制制度下銷(xiāo)售部門(mén)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)之間的數(shù)據(jù)溝通依賴于電話、QQ 等手段，數(shù)據(jù)更新及數(shù)據(jù)溝通不及時(shí)影響工作效率；倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)積極配合銷(xiāo)售部門(mén)人員的工作安排的同時(shí)，難免也會(huì)影響自身原有的工作計(jì)劃，導(dǎo)致工作效率下降，最終給企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)帶來(lái)不利影響。

二、“大智移云”為制造業(yè)企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)部控制的問(wèn)題提供新方案

“大智移云”概念于2013 年8 月中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)上提出，是指“大數(shù)據(jù)、智能化、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算”。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，使大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與收集成為可能，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用需要云計(jì)算支撐，大數(shù)據(jù)的深入分析和挖掘反過(guò)來(lái)助推移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，使軟硬件更加智能化。“大智移云”為制造業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展提供了新方案，包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）加快信息處理速率，規(guī)范流程

“大智移云”環(huán)境下各種信息處理技術(shù)不斷地被研發(fā)與應(yīng)用，企業(yè)溝通渠道更加通暢。例如阿里巴巴推出的移動(dòng)端APP“釘釘”中的審批模塊，對(duì)不同的業(yè)務(wù)模塊預(yù)設(shè)好不同的審批流程，不需要申請(qǐng)人再自行詢問(wèn)審批步驟。審批進(jìn)度也會(huì)在流程相關(guān)人之間公開(kāi)，以便于相互提醒未及時(shí)審批的人員盡快完成審批工作。對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間未審批的事項(xiàng)，APP 也會(huì)以短信、電話、手機(jī)消息通知等多種方式進(jìn)行提醒。對(duì)審批時(shí)點(diǎn)的有效記錄可以確保審批管理流程落到實(shí)處，而非停留在形式上；對(duì)審批時(shí)長(zhǎng)的有效記錄可供后期分析改進(jìn)，加快總體信息處理速度，規(guī)范審批程序。

（二）開(kāi)創(chuàng)監(jiān)督新方式，完善管理機(jī)制

企業(yè)應(yīng)充分利用“大智移云”環(huán)境下的監(jiān)管平臺(tái)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，突破監(jiān)督的空間局限，拓寬監(jiān)督的范圍，把節(jié)點(diǎn)監(jiān)督變成連續(xù)監(jiān)督，讓軟性監(jiān)督變成硬性監(jiān)督，讓隱形封閉變得公開(kāi)透明。例如“釘釘”的考勤打卡功能，就從技術(shù)上解決了空間范圍無(wú)法實(shí)施連續(xù)性監(jiān)管的問(wèn)題。考勤打卡功能可以及時(shí)反映、記錄外勤人員所在的地點(diǎn)與環(huán)境及其運(yùn)動(dòng)軌跡，不定時(shí)的考勤打卡要求更是加大了應(yīng)付檢查的難度，對(duì)外勤人員的工作有很好的監(jiān)督之效。

（三）實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)共享，便于溝通

企業(yè)應(yīng)建立相關(guān)服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)行實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)共享，供各部門(mén)之間聯(lián)合運(yùn)用。金蝶云中的辦公云、財(cái)務(wù)云、制造云等模塊都可以選擇性地應(yīng)用于本企業(yè)。各類(lèi)辦公軟件的云文檔等也是實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)共享的有效渠道。各部門(mén)可以根據(jù)被賦予的相應(yīng)權(quán)限但互不重復(fù)的在文檔上同時(shí)操作，這加快了企業(yè)各部門(mén)之間的信息傳遞、處理效率，提高辦公效率。另外ERP 智能辦公系統(tǒng)的運(yùn)用，可以打破各部門(mén)、各區(qū)域、各系統(tǒng)之間溝通和協(xié)作的壁壘，建立規(guī)范、敏捷、高效的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售、客戶管理、生產(chǎn)、庫(kù)存、采購(gòu)、人力資源、財(cái)務(wù)等所有環(huán)節(jié)全程無(wú)縫管理，確保了數(shù)據(jù)信息在傳遞過(guò)程中的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，幫助企業(yè)緊密協(xié)作、快速反應(yīng)，全面提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

三、新契機(jī)的同時(shí)帶來(lái)的新的問(wèn)題

“大智移云”給制造業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)更優(yōu)質(zhì)的內(nèi)部控制帶來(lái)新契機(jī)的同時(shí)也帶來(lái)一些新的問(wèn)題，包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）管理目標(biāo)容易設(shè)置偏離

“大智移云”時(shí)代下內(nèi)部控制的改革，不僅僅是簡(jiǎn)單的把紙質(zhì)的辦公變成無(wú)紙化的計(jì)算機(jī)辦公，而應(yīng)將各個(gè)環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)循環(huán)都聯(lián)系在一起。管理目標(biāo)不明確的情況下，容易將目標(biāo)設(shè)置不恰當(dāng)。若管理目標(biāo)設(shè)置得過(guò)低，企業(yè)的內(nèi)部控制改革將會(huì)流于形式，無(wú)法真正達(dá)到內(nèi)部控制優(yōu)化的效果。若管理目標(biāo)設(shè)置得過(guò)高，各個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)之間的聯(lián)系需要深化，系統(tǒng)的復(fù)雜程度也將加深。一方面員工工作的難度和負(fù)擔(dān)大大增強(qiáng)，新的應(yīng)用對(duì)員工的學(xué)習(xí)能力和操作能力也有了更高的要求；另一方面，企業(yè)員工素質(zhì)參差不齊，企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行理論培訓(xùn)的工作量巨大，培訓(xùn)結(jié)束后的實(shí)操過(guò)程仍有諸多問(wèn)題。

（二）審批等業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生新漏洞

“大智移云”時(shí)代下的管理系統(tǒng)，在審批等業(yè)務(wù)流程上不再依賴于手工簽字，而是依賴于各級(jí)賬號(hào)之間的層級(jí)關(guān)系和權(quán)限進(jìn)行操作。原則上，各個(gè)部門(mén)的各級(jí)負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格保守好自己的賬號(hào)密碼，但是領(lǐng)導(dǎo)人員意愿偷懶或者防范意識(shí)薄弱，主動(dòng)或被動(dòng)的泄露賬號(hào)密碼后，不同層級(jí)的人員容易串崗，審批流程形同虛設(shè)，從而導(dǎo)致內(nèi)部控制的質(zhì)量下降。

（三）會(huì)計(jì)信息安全問(wèn)題難以保障

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算下，數(shù)據(jù)的基數(shù)很大，缺乏重要性判斷的全盤(pán)數(shù)據(jù)儲(chǔ)備，加大了數(shù)據(jù)承載負(fù)擔(dān)，超負(fù)荷儲(chǔ)存導(dǎo)致系統(tǒng)崩盤(pán)可能引發(fā)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)遺失的風(fēng)險(xiǎn)。大量數(shù)據(jù)之間的相互傳遞也可能帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)擁堵。除此之外，“大智移云”環(huán)境下系統(tǒng)的運(yùn)作依賴于系統(tǒng)下的賬號(hào)權(quán)限，企業(yè)為了便于管理往往會(huì)采用相近的賬號(hào)、設(shè)置安全系數(shù)較低的便于記憶的操作密碼，惡意攻擊很容易引發(fā)信息泄露。

四、結(jié)論

“大智移云”時(shí)代，給全社會(huì)各行各業(yè)帶來(lái)的全新的機(jī)遇。制造業(yè)企業(yè)在大智移云時(shí)代下應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代潮流，對(duì)先進(jìn)有效的內(nèi)部控制制度體系進(jìn)行積極探索，深入思考如何利用新的工具對(duì)制造業(yè)企業(yè)進(jìn)行更行之有效的管理模式。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)及時(shí)的關(guān)注新形勢(shì)下的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，并積極尋求新形勢(shì)下新問(wèn)題的解決途徑，比如建立專(zhuān)門(mén)的信息技術(shù)開(kāi)發(fā)維護(hù)團(tuán)隊(duì)以確保系統(tǒng)的不間斷的有效運(yùn)行，加強(qiáng)員工相關(guān)技能培訓(xùn)以確保全新的管理工具應(yīng)用到實(shí)處，不應(yīng)只是個(gè)擺設(shè)等。