檔案管理制度改革的意見建議

趙兵

（青島大學，山東 青島 266071）

引言

當前高校的檔案應包括學生黨組織關系資料、學生在校期間成績單、入學登記表、畢業生登記表、高中檔案、體檢表等資料。一份完整的檔案記錄了學生個人在校期間的情況，對用人單位對學生的錄用有著真實確切的參考價值。對學生的個人獎懲情況都有著明確的記錄，使得學生在校期間能夠更加積極進取，嚴格規范自己的行為。檔案是對學生綜合情況的記錄，對學生和社會都有著重要影響，對高校管理者而言，更應該完善管理制度，有效的管理模式更有利于滿足學校管理，社會以及個人對檔案管理的不同需求。

一、高校檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理工作效果不高

現階段檔案管理工作主要依賴人員來開展，因此，在對檔案日常管理過程中會存在著一定的局限性，并且處于被動的狀態。尤其是對檔案需要查詢時，必須要到相關檔案管理部門進行查看，一定程度上降低了其工作效率。隨著社會的不斷發展，高等院校對招收學生的范圍持續擴大，就學人員不斷增多，進而壯大了院校的規模，同時檔案數量也在大量的增長。并且增加的許多新型檔案文件，導致檔案管理傳統模式以及不能夠滿足當代社會的發展需求，因此檔案管理工作效率有待提高。

（二）高校檔案管理工作方式需更新

當今時代新技術不斷發展進步，但在高校檔案工作管理中，工作人員依舊是采用比較傳統的工作方式，主要是由于工作人員并沒有深入了解新技術，因此新技術在檔案管理工作中呈現出專業技術不足的問題。進而大大提高了檔案管理工作的困難程度，也就不能夠有效地適應新時代檔案管理發展需求.所以，在新媒體背景下，需要高校檔案管理工作人員加強對新技術了解，并且可以做到有效掌握，為檔案工作能夠符合新時代發展需求奠定良好基礎。

（三）重視新媒體程度不高

在高校檔案管理工作中，由于傳統工作理念的影響，管理人員接受新媒體技術需要一定的時間。因此，新媒體技術在高校檔案管理工作中也就不能夠充分的利用，這樣的情況與管理人員對新媒體技術的重視程度不高有直接關系，同時高校的領導對新技術的應用沒有給予高度關注，促使新媒體技術在高校的檔案管理工作應用受到了一定阻礙。

二、檔案管理制度改革的建議

（一）制定檔案管理目標

傳統的檔案管理模式存在不足，無法應對大數據時代帶來的挑戰，也不符合新時期的發展要求。當下高校檔案管理工作的側重點在于保管，記錄的信息中僅僅為學生的情況，不包含對他們的個性、心理等方面的分析，因此專業性不高，無法起到引導學生發展的作用。為此需要制定合理的檔案管理目標，推動管理方式的轉變，增強檔案管理的工作質量。根據目標要求解決管理過程中存在的問題，提升檔案管理的質量與效率。在目標的指引下，檔案管理人員將堅持嚴謹的工作態度，并發揮自己的創造性來改進管理方式，避免工作失誤的情況出現，保證檔案是高校學生學習與實踐的準確記錄，根據學生的情況及時修改相關內容，如相關處分的撤銷等，避免影響學生今后的工作生活。

（二）實現統一化管理

高校檔案規模大、數據多、內容廣，并且通常交由不同部門分類管理，而不是由一個專門的部門負責。因此學生在查閱檔案時需要去多個部門辦理多個手續，較為麻煩。為了給學生提供便利的條件，需要進行統一化管理，通過這樣的方式能夠減少學校的資金花費，便于進行數據修改與記錄。在信息采集時可以規定在某個時間段內統一進行、進行身體檢查的同時對數據進行記錄，對所有學生的檔案統一進行修改，進而提高效率，便于學生提前準備好各項事務。統一化管理還可以規范管理流程，使管理工作有序開展。運用大數據技術進行統一化管理能夠擴充信息采集的范圍，細化檔案中的信息。

（三）高校加強檔案管理者的業務水平

隨著高校發展的需求，要求有更專業的檔案管理者開展業務工作，對工作者的業務要求的熟練度也不斷加強。高校對檔案管理者的選拔也應該是高要求、嚴標準，應具備高效的學習能力和管理能力。各個高校除了對管理者進行合理的考核外，也應該定時定期對檔案管理者進行相對應的業務培訓，加強管理者的理論知識、業務熟練度，更好地優化高校檔案的管理工作，更好地為學生進行檔案管理服務工作。

（四）設置對應的信息安全機制，提升檔案利用的綜合質效

保證檔案數據信息利用的安全性是全面推進檔案信息化改革建設的重要前提。在構建信息平臺的過程中，應圍繞人事信息的服務、管理功能，設置風險預控體系。在開展實際管理工作時，高校人事檔案管理者也要圍繞人事檔案信息化和數據化目標實現期間存在的問題構建數據失效風險預警機制，建立起全過程監管機制，依照管理崗位需求、權責的不同，設立對應的權限，保證信息安全的整體水平；其次，制定預防關鍵信息、重要數據遺失的應急對策，在常規檔案管理工作中，對重要信息進行備份，采用設立雙檔的形式降低數據遺失可能造成的風險；第三，規范人事檔案實際管理流程，依照檔案具體的管理規范開展信息收集、處理、調用與存儲等工作，為信息化改革的高效、有序推進奠定基礎。

結束語

總的來說，各高校情況不同，檔案管理是一項長期艱巨的任務，我們要認清時代發展的形勢，根據每個學校的具體情況，從實際出發，實事求是，樹立正確的觀念，加強人才團隊的建設，優化完善檔案信息化結構，從而實現高校檔案管理的高效進行。