如何做好不動產(chǎn)檔案管理工作

唐陽

（內(nèi)蒙古興安盟科爾沁右翼前旗不動產(chǎn)登記中心，內(nèi)蒙古興安盟科爾沁右翼前旗 137400）

隨著科技以及經(jīng)濟的不斷發(fā)展，不動產(chǎn)檔案管理也迎來了更高的目標，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)城鎮(zhèn)化快速發(fā)展下對不動產(chǎn)檔案管理的需求，不動產(chǎn)行業(yè)必須要加強對檔案管理的重視，明確檔案管理的目標和方向，并確保檔案的完整性與安全性，有效的開發(fā)和利用檔案信息，提升檔案管理的效率，為不動產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展提供科學的參考。

一、不動產(chǎn)檔案管理的重要性

不動產(chǎn)檔案管理主要是對當?shù)禺a(chǎn)開發(fā)、交易以及使用等過程的資料進行收集和整理，將其匯總成為清晰的產(chǎn)權(quán)信息，將不動產(chǎn)行業(yè)運行中的圖紙、音像、視頻等資料有效的整理起來，為以后的資料查找、檔案開發(fā)、利用奠定基礎(chǔ)。檔案管理在不動產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展中起著十分重要的作用和價值，通過對檔案的管理和利用，能夠?qū)ξ覈牟粍赢a(chǎn)發(fā)展進行科學的分析，同時在數(shù)字化檔案管理的過程中，使得檔案信息更加完善和全面，為制定新的不動產(chǎn)發(fā)展規(guī)劃提供了有效的參考，在很大的程度上推動了我國不動產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新。

二、目前不動產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

雖然在新時期下，不動產(chǎn)檔案管理得到了更新和完善，但是從整體上來看，目前不動產(chǎn)檔案管理中還存在一些問題，隨著我國城鎮(zhèn)化的發(fā)展，不動產(chǎn)檔案管理的范圍更廣，設(shè)計的內(nèi)容更多，對檔案管理的要求也更加嚴格，因此檔案管理人員不僅要具備高超的專業(yè)知識、法律知識，同時還要增強服務(wù)意識，明確檔案管理的細則，這樣才能全面提升檔案管理的效率；但是目前很多不動產(chǎn)檔案管理人員缺少專業(yè)知識，創(chuàng)新意識也不強，加上對檔案管理人員的培訓和教育活動相對比較少，因此很多檔案管理人員的思路以及管理模式比較陳舊，難以與社會的發(fā)展相適應(yīng)。此外，在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，數(shù)字化和信息化的檔案管理已經(jīng)成為不動產(chǎn)檔案管理的趨勢，但是目前很多不動產(chǎn)檔案管理的信息化水平還比較低，難以將信息技術(shù)高效的應(yīng)用到檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，這就在很大的程度上影響了不動產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的提升。

三、不動產(chǎn)檔案管理的策略

（一）完善管理制度，加強監(jiān)督

在新時期下，不動產(chǎn)檔案管理中必須要有完善的制度加以保障，讓不動產(chǎn)檔案管理能夠有序開展。首先，在檔案的搜集和整理中，要加強各部門之間的配合，及時將檔案信息上傳到檔案管理系統(tǒng)中，同時還要加強對檔案管理人員的培訓力度，定期組織專業(yè)的培訓會議，在培訓中滲透對檔案管理的新思路和新方式，采用信息技術(shù)，完善檔案管理的各個流程，引入具有創(chuàng)新意識和專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，為不動產(chǎn)檔案管理注入新活力。其次，要加強對檔案管理工作的監(jiān)督和考核，明確職責權(quán)限，嚴格按照《檔案法》以及不動產(chǎn)檔案管理的細則管理檔案，通過設(shè)置檔案管理責任制，提升不動產(chǎn)檔案管理的效率，定期對檔案管理工作進行考核，全面提升檔案管理水平。

（二）加強服務(wù)意識

在不動產(chǎn)檔案管理中，需要管理人員加強服務(wù)意識，精確檔案管理對不動產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的重要性，積極宣傳，讓更多的部門和群體參與到不動產(chǎn)檔案建設(shè)和管理環(huán)節(jié)中，使得檔案信息更加全面和準確；可以通過新媒體渠道或者發(fā)放指南、目錄、現(xiàn)場咨詢以及展覽等方式主動宣傳，全面搜集檔案資料，進一步提升檔案的開發(fā)和使用效率。其次，在不動產(chǎn)管理中還需要對檔案及時更新和完善，尤其對于產(chǎn)權(quán)檔案來講，其具有動態(tài)性和變化性的特征，因此在管理中應(yīng)該根據(jù)產(chǎn)權(quán)的變化及時更新檔案狀態(tài)，確保檔案信息的準確性；同時在檔案管理中還應(yīng)該提供房產(chǎn)交易的審查服務(wù)，在不動產(chǎn)交易逐漸活躍的形式下，檔案信息成為查詢產(chǎn)權(quán)交易合法性的重要依據(jù)，尤其在產(chǎn)權(quán)發(fā)生糾紛和不動產(chǎn)抵押中發(fā)揮了十分重要的作用，因此不動產(chǎn)檔案管理的過程中需要實時對房產(chǎn)交易信息進行全面的搜集和整理，設(shè)置詳細的分類標準，方便檔案信息的查詢和使用。此外，在城市規(guī)劃、舊城區(qū)改造等過程中，不動產(chǎn)檔案也需要提供信息的查詢、整理、歸檔等服務(wù)，充分反應(yīng)出房產(chǎn)的結(jié)構(gòu)。戶數(shù)以及面積等信息，為城市建設(shè)部門提供數(shù)據(jù)參考。

（三）搭建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

信息技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用范圍越來越廣泛，其也為檔案管理提供了技術(shù)支持，使得檔案信息的搜集、歸檔、儲存更加科學化與信息化，提高了檔案管理的便利性。首先，不動產(chǎn)檔案管理部門要結(jié)合檔案管理的實際情況以及發(fā)展需求，構(gòu)建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置具體的子系統(tǒng)，將檔案管理的各個環(huán)節(jié)有效的對位到每個子系統(tǒng)中，并借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，進一步延伸不動產(chǎn)檔案管理的范圍，同時在數(shù)字化檔案管理中檔案的查詢、搜集和整理也更加便捷，通過將紙質(zhì)檔案和原有檔案生成數(shù)據(jù)的形式，節(jié)省了檔案的存儲空間，防止檔案破損或者丟失。但是在數(shù)字化檔案管理中，需要加強對數(shù)據(jù)庫的安全防護，設(shè)置防火墻、安全密匙、身份驗證等，定期對數(shù)據(jù)庫進行升級，防止黑客或者病毒入侵，進一步強化不動產(chǎn)檔案管理的信息化水平。

結(jié)束語

在新時期下，不動產(chǎn)檔案管理工作需要積極轉(zhuǎn)變陳舊的管理思路和管理形式，從目前不動產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展趨勢以及特征屬性等方面出發(fā)，制定出更加適合的檔案管理制度，確保不動產(chǎn)檔案管理能夠高效運行；同時在不動產(chǎn)檔案管理的過程中，還需要引進具備專業(yè)素質(zhì)的人員，并配置數(shù)字化的管理設(shè)備，提升檔案管理的水平。其次，不動產(chǎn)檔案管理中還需要加強服務(wù)意識，為我國的城市建設(shè)、不動產(chǎn)交易、產(chǎn)權(quán)確定等方面提供科學的參考，保證檔案信息的完整性與準確性。此外，還要構(gòu)建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，借助信息技術(shù)提升不動產(chǎn)檔案管理的科學性以及信息化水平，促進不動產(chǎn)檔案管理全面發(fā)展。