提高機關工勤行政事務人員素質的有效路徑探討

林玉燕

（福建省漳州市華安縣司法局，福建 漳州 363800）

機關工勤行政事務人員，是位于科員下邊的一種工作職別，在這一級別的工作人員當中，其單位的位置相對來說是比較低的。但是不要小看機關工勤行政事務人員在機關單位的重要性，可以說他們是機關領導身邊日常事務處理的參與者、組織者、參謀者及溝通者，是機關單位不可或缺的一份子，所以行政事務人員素質的高低和工作的好壞，將會直接影響機關事業的發展。其重要性可想而知，那么，怎樣才能當好一名機關工勤行政事務人員，筆者從以下五方面論述。

一、機關工勤行政事務人員應具備的素質能力

（一）有良好的道德品質

想要提高機關工勤行政事務人員的綜合素質，首先就是要提高機關工勤行政事務人員的道德品質，只有提高其思想道德品質，通過政治思想理論的學習，提高自己的科學文化素質，為機關工勤行政事務人員提高強大的思想武器，并且將自己的學習融入到日常的工作當中，才能夠更好地為機關服務。

（二）有一定的工作能力

在工作當中，要通過不斷的學習，進行自我能力的提升，認真學習機關辦公室各項業務知識和技能知識，通過學習和日常的工作積累，提高機關工勤行政事務人員的工作能力。如果在工作當中遇到解決不了的問題，一定要借鑒他人優秀的經驗，才能增加自己的知識儲備，同時讓自己更加能夠實現崗位職能[1]。

（三）有高度的事業心、責任感

在機關單位的工作過程當中，一定要有高度的事業心和責任感。因為機關辦公室工作繁而雜，加班加點是家常便飯，行政事務人員必須有高度的事業心、責任感，做到愛崗敬業，勇擔責任，樂于奉獻，樹立良好的工作作風，才能夠更有利于實現行政事務人員在機關中自我體現的價值，確保機關事業實現穩定快速發展。

（四）有良好的人際溝通能力

在機關單位當中與人溝通是不可避免的，這就要求我們的行政事務人員有良好的溝通能力，只有這樣才能保持良好的溝通狀態與他人進行事務處理，以免因為溝通不當或者溝通不及時使辦公室業務開展不順利。所以，良好的溝通能力是每個行政事務人員日常生活當中不可缺少的能力。

（五）有良好的協調能力

機關工勤行政事務人員在工作的過程當中也要有良好的協調能力，只有良好的協調能力才能正確地理解領導的決策意圖，并將領導的決策意圖進行有效地傳達，根據崗位職責進行協調工作內容，將工作落實到位。在所有的日常工作當中，機關工勤行政事務人員要有良好的協調能力，這樣才能更好地為機關單位服務。

（六）與領導和同事建立良好的關系

想要實現機關單位工作的順利開展，一定要做到與領導和同事建立良好的工作關系，營造一個良好的工作氛圍，只有這樣，才能有效地開展機關工作。在工作的過程中與領導保持良好的溝通，方便領導在做決定或者布置任務的時候能夠進行及時的傳達，避免存在溝通不當導致工作出現失誤，也要和同事建立良好的工作關系，這樣有利于工作的合作進行，提高工作效率。

（七）有嚴格的保密意識

在工作當中，要有嚴格的保密意識，遵守保密紀律，做到單位的傳閱文件不隨便擴大范圍，對分內工作以外的問題不隨意答復，對領導研究的決策和批復的內容，堅決不向外泄露，保證單位秘密的安全性，有利于機關工作展開。

二、機關工勤行政事務人員的工作職責

機關工勤行政事務人員工作職責總的來說主要有兩大項:一是辦事，二是辦文。這也是對機關工勤行政事務人員要求具備的兩種基本能力。

（一）“辦事”

辦事的內容包括:領導批件的承辦、催辦；根據領導的授意，編寫領導的日程活動安排，并做好活動記錄；按照領導的授權，做好協調工作；做好會議的安排和服務工作；做好來訪接待工作；做好值班工作，并記好電話記錄；做好后勤服務保障管理工作，包括印信管理、采購管理、財務管理、公車管理、檔案管理等。

（二）“辦文”

辦文的內容包括:發文的辦理，包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、蓋章、登記、分發、立卷、歸檔；收文的辦理，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀；文件傳遞，包括傳閱、遞閱;向領導提供信息也是辦文的內容，包括信息的挖掘、篩選、加工、處理、印發，以及記錄、整理、印發領導的講話等。當然，在平時工作中，行政事務人員不可能一個人全部完成即辦事又辦文的任務，而是與同事分工合作。不論分工辦文還是分工辦事的，二者有著緊密聯系。在很多場合下，辦文的也要辦事，辦事的也要辦文，所以，想要當好一個合格的機關工勤行政事務人員，既要會辦事又要會辦文，二者兼備[2]。

三、如何向領導匯報工作

（一）要做好匯報的準備工作。

要向領導匯報工作之前，要將匯報的內容進行梳理總結，形成問題明確、觀點鮮明、格式清晰的提綱，讓領導在聽過匯報之后能夠清楚地了解到你所講的內容，不能讓領導聽完匯報之后一頭霧水不能抓住你的匯報重點。所以在進行匯報工作之前一定要進行內容總結，提煉觀點，讓領導一目了然。

（二）要注意匯報的方法和技巧。

在向領導匯報工作內容時，也要掌握一定的方法技巧，要開門見山，簡明扼要，突出重點，干脆利落。匯報的情況要屬實，要準確，不能有大約、估計、模棱兩可的語言。匯報中，回答領導提出問題時，一時回答不了，要先記錄下來，等查閱清楚后再回答，千萬不要編造，生搬硬套，糊弄領導。

四、如何處理好與領導和同事之間的關系

想要在工作過程中處理好與領導和同事之間的關系，首先就是要有良好的溝通，良好的溝通是解決問題的關鍵。想要處理好和領導的關系，重要的是要站在領導的角度去考慮單位發展的全局方向，然后尊重領導的決策，并且積極執行。在處理和同事的關系上來說，單位就相當于是一個家，同事就是家人，家人之間就要做到相互理解，相互傾聽，保持著良好的溝通，及時地解決工作中遇到的問題。

五、提高機關工勤行政事務人員素質的方式方法

（一）加強培訓力度，提升綜合能力。

機關單位想要提高行政事務人員的能力，最好的方法就是要加大培訓力度，定期組織培訓，也可以外派出去深造學習。只要有利于行政事務發展而進行培訓，通過培訓來提高行政事務人員的整體業務能力以及素質能力。

（二）明確崗位職責，落實工作制度。

在機關單位的發展過程中，一定要讓機關行政事務人員明確崗位職責,只有明確崗位職責,才能清楚自己的工作范圍，明確工作范圍才能夠更好地工作，從而提升行政事務人員的工作效率。機關部門行政事務相對來說是繁瑣的、無規律的，所以要根據他們的自身特點以及崗位進行合理分配，切實落實好每個人的責任[3]。同時，建立考核制度，制定合理的獎懲制度，保證行政事務人員可以獲得公平的對待，提高他們的積極性。

（三） 簡化工作流程，提高工作效率。

由于機關辦公室業務量大，業務內容復雜，需要走很多的流程，也需要和很多的部門進行對接，在這個特定條件下，機關辦公室的事務性工作應該堅持以精細化管理為理念，樹立精細化的管理目標，不斷簡化機關單位工作流程、在保證服務質量的同時提高工作效率，還可以讓每一項工作任務得到圓滿地解決。

總結：綜上所述，機關工勤行政事務人員的工作是當今社會機關部門發展過程中不可缺少的一部分，機關工勤事務人員的素質能力就代表了一個機關單位的整體形象，只有提高行政事務人員的綜合素質，才能夠實現機關單位工作的快速健康發展。