淺談檔案知識型管理的特征

龐軍

（寧夏醫(yī)科大學(xué)，銀川 750004）

人們通過參與各種社會活動獲取信息，信息資源是人們通過選擇和組織整理出一套有用信息的結(jié)果。信息資源屬于信息的一個(gè)部分，它與人們的信息需求緊密聯(lián)系，它不僅僅是可以直接為人們所利用的信息，同時(shí)也反映了人們發(fā)展和組織研究生產(chǎn)力現(xiàn)有水平的標(biāo)志檔案是人類在其活動中直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。檔案是信息資源的重要組成部分，其對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有十分重要的價(jià)值。檔案管理，是檔案管理部門對檔案實(shí)體及內(nèi)在知識進(jìn)行管理并提供利用的工作的總稱。知識管理是信息提供者調(diào)用智慧提取顯性信息的內(nèi)涵，以提供給利用者的一種管理方式。知識管理是為利用者實(shí)現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑。

當(dāng)檔案處于靜態(tài)儲備時(shí)，只是一種潛在的生產(chǎn)力，只有把它挖掘出來用于生產(chǎn)建設(shè)才能轉(zhuǎn)換成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。檔案信息資源開發(fā)的目的是實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，使利用者獲取有價(jià)值的信息，保證信息能夠在適宜的時(shí)間地點(diǎn)中發(fā)揮其正面作用，并將檔案信息中所隱含的有效信息最大限度的提取出來，及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地傳遞給特定用戶進(jìn)而產(chǎn)生效益。管理者在檔案信息開發(fā)的核心任務(wù)是：挖掘、激活和共享，在提供檔案利用服務(wù)過程中，應(yīng)該貫徹以利用者為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化手段，開展主動服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)、全過程服務(wù)與超前服務(wù)，努力為檔案利用者提供具體的知識與問題解決方案，而不僅僅是只替代檔案實(shí)體，而是將檔案服務(wù)活動提升為知識服務(wù)活動。為此，未來檔案管理者在提供檔案管理、開發(fā)利用時(shí)應(yīng)以體現(xiàn)以下三方面的特征。

一、智慧管理

檔案學(xué)的發(fā)展與信息資源管理息息相關(guān)，從理論范式的角度來看，信息資源管理的相關(guān)理論深刻地影響了社會的檔案屬性觀。知識管理要求將大量、新穎的信息資源融入管理體系中導(dǎo)致了檔案知識管理觀的出現(xiàn)。而檔案管理是知識逐步沉淀、逐步積累的整個(gè)過程，檔案智慧管理的到來也是合理的。在知識管理導(dǎo)向下的檔案智慧管理工作模式應(yīng)逐步擴(kuò)大檔案資源收集范圍，以電子文件及私密文檔為管理要點(diǎn)，對復(fù)雜多元化信息資源進(jìn)行收集、分類、歸檔，以充分滿足后期檔案整理成果應(yīng)用需求。因此，在知識管理導(dǎo)向下，檔案管理人員應(yīng)逐步創(chuàng)新管理理念，摒棄以往單一的內(nèi)源顯性知識管理模式。逐步拓展檔案智慧管理空間，采用多元化檔案管理模式，營造科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理體系，為檔案管理工作創(chuàng)新開展提供充足驅(qū)動力，在知識管理導(dǎo)向下，將知識管理理念、技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中采用更加先進(jìn)的智能技術(shù)應(yīng)用，同時(shí)逐步挖掘、整合、利用檔案信息資源，依托知識服務(wù)為社會提供服務(wù)，向著“智慧”的方向發(fā)展，從而進(jìn)階智慧檔案館。

二、資源共享

檔案資源的共享利用，將檔案資料的潛性價(jià)值轉(zhuǎn)化為實(shí)際功用。知識管理的共享性要求與部分檔案資源的封閉現(xiàn)狀存在一定的矛盾，檔案知識管理要依據(jù)整體性、系統(tǒng)性、服務(wù)性等三項(xiàng)原則對檔案信息進(jìn)行優(yōu)化配置，只有打破檔案知識共享的障礙，建立檔案知識共享網(wǎng)絡(luò)，對檔案信息進(jìn)行合理整合、實(shí)現(xiàn)推進(jìn)檔案知識資源共享，才可能充分發(fā)揮檔案知識資源價(jià)值，提高檔案的社會地位。由于檔案資源的多樣化和差異性，檔案信息都有與眾不同的特色內(nèi)涵，推進(jìn)檔案知識資源共享需要建立一套模式以打通機(jī)構(gòu)之間知識交流的渠道，甚至是將機(jī)構(gòu)所持有的知識資源進(jìn)行整合以高效地統(tǒng)一對外提供知識服務(wù)，既要分類別、分專題地實(shí)現(xiàn)檔案部門信息資源的“小整合”，還要依托相關(guān)智慧技術(shù)，建立其他部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與檔案部門管理系統(tǒng)之間的信息連接網(wǎng)絡(luò)，保證部門數(shù)據(jù)的即時(shí)傳遞和信息資料的自動歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源聯(lián)盟的“大整合”促使分散零亂的各種信息成為脈絡(luò)清晰、條理清楚的有機(jī)共享整體。

三、以人為本

檔案知識管理中有知識管理建構(gòu)的部分，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案部門館藏資源尤其豐富，這是巨大的知識財(cái)富，如何像知識管理中那樣利用內(nèi)外部的“智力資產(chǎn)”解決遇到的技術(shù)等運(yùn)營難題，發(fā)揮檔案部門的優(yōu)勢題，這是管理部門發(fā)展和轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。檔案機(jī)構(gòu)要想完成向后保管范式、向檔案知識管理的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化以人為本的管理是必經(jīng)之路。這就要求檔案管理部門放棄傳統(tǒng)的思維方式，明確檔案的真正價(jià)值不在于永久收藏，而是將檔案中信息發(fā)掘出來，實(shí)現(xiàn)知識的再利用。知識管理理論中以人為本的理念勢必會注入檔案知識管理之中。這樣在檔案工作中利用者是提供服務(wù)和接受服務(wù)的必要主體；以利用者為本的檔案知識服務(wù)是未來發(fā)展的方向之一，利用者是檔案服務(wù)的中心，應(yīng)以檔案知識為中心服務(wù)理念已成為共識，從檔案工作者的角度看，需要接受新范式，以利用者為中心工作為本的思想指引下檔案管理人員應(yīng)依托大數(shù)據(jù)打下寬厚的人文基礎(chǔ)，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的管理思想與理念，深入挖掘檔案資源內(nèi)在價(jià)值，不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu)；打破專業(yè)壁壘，融會貫通科學(xué)知識與人文知識，拓展知識面，以知識挖掘內(nèi)在檔案知識以體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)。

檔案開發(fā)利用中對知識管理的運(yùn)用，會為整個(gè)檔案實(shí)踐和檔案理論開拓一片新天地。