淺談信息技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

陳全華

（河南司法警官職業(yè)學(xué)院，河南 鄭州 450003）

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與影響范圍逐漸擴(kuò)大，為企業(yè)辦公模式的改善創(chuàng)造了條件，而且在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時代背景下，傳統(tǒng)辦公模式已經(jīng)難以滿足企業(yè)發(fā)展需求。借助于信息技術(shù)的支持，企業(yè)辦公自動化已經(jīng)成為一種趨勢，且工作效率和數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確率能夠有顯著提升。據(jù)此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對信息技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用路徑的探索，從而能夠更好滿足企業(yè)辦公的多元化需求，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

一、信息技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用作用分析

辦公自動化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)辦公的重要特征，這和計算機(jī)的普及應(yīng)用有很大關(guān)聯(lián)，企業(yè)加大對計算機(jī)等先進(jìn)辦公設(shè)備的投入之后，能夠有效節(jié)約一部分人力，對于復(fù)雜的辦公業(yè)務(wù)處理也更加高效，所以對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和綜合競爭實(shí)力提升也有良好促進(jìn)作用。信息技術(shù)具備處理數(shù)據(jù)信息速度快、準(zhǔn)確率高的優(yōu)勢，對于企業(yè)來說，日常辦公需要處理大量數(shù)據(jù)信息。實(shí)踐表明，將信息技術(shù)運(yùn)用到辦公自動化中，能夠發(fā)揮多方面積極影響，主要分為以下幾點(diǎn)。

（一）促進(jìn)辦公效率提高

針對辦公室工作來說，傳統(tǒng)辦公模式需要投入大量人力、精力，且工作效率還比較低下，通過引用信息技術(shù)，能夠有效促進(jìn)辦公自動化效率提高。這是因?yàn)榻柚谛畔⒓夹g(shù)，可以改善人力為主的辦公模式，只需操作計算機(jī)，便可以完善復(fù)雜數(shù)據(jù)資料的處理和分析，而且還可以實(shí)現(xiàn)不同部門之間數(shù)據(jù)信息的分享，那樣能夠?yàn)闆Q策制定提供更有價值的參考，快捷的辦公自動化模式對于企業(yè)辦公效率的提高來說可以形成良好推動作用。

（二）有效降低企業(yè)管理成本投入

為促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定經(jīng)營、發(fā)展，企業(yè)需要在管理方面投入大量資金，有時還難以獲得理想成效。信息技術(shù)在企業(yè)辦公自動化中進(jìn)行應(yīng)用，對于管理成本的降低具有良好促進(jìn)作用，一方面，計算機(jī)信息技術(shù)處理數(shù)據(jù)信息具有高效、快速的優(yōu)勢，所以用于企業(yè)的信息管理工作之后，能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在短時間內(nèi)獲取管理信息，不需要再投入更多精力進(jìn)行搜集。另一方面，信息技術(shù)在辦公自動化中進(jìn)行應(yīng)用，可以很大程度上降低人工成本，自動化管理模式不需要更多人工操作，所以人力資源成本降低，對企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營來說更有幫助。

（三）有助于企業(yè)之間建立良好合作關(guān)系

過去，企業(yè)辦公模式較為落后，數(shù)據(jù)信息處理速度慢，所以給不同企業(yè)之間的合作交流造成一定影響。隨著信息技術(shù)在企業(yè)辦公模式中的應(yīng)用，企業(yè)辦公效率實(shí)現(xiàn)快速提高，辦公自動化模式不僅減少了員工工作量，還讓數(shù)據(jù)的分析、處理、分享更加便捷，不同企業(yè)之間只需通過信息技術(shù)便可以隨時完成數(shù)據(jù)信息共享，有助于合作關(guān)系的長久維護(hù)。

二、信息技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用策略研究

信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及應(yīng)用，對于各個行業(yè)的發(fā)展都形成良好促進(jìn)作用。在當(dāng)前社會，辦公自動化模式已經(jīng)在企業(yè)中普遍存在，能夠顯著提高辦公效率和質(zhì)量，企業(yè)還需加強(qiáng)對信息技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用路徑探索，促進(jìn)信息技術(shù)積極效用全面發(fā)揮。

（一）無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的誕生，通過運(yùn)用無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大大提高了企業(yè)辦公自動化的效率。現(xiàn)在，電子郵件、視頻、即時通信等都已經(jīng)成為辦公自動化的常態(tài)，使得企業(yè)辦公環(huán)境更加開放，不同部門之間的交流更加快捷、密切，而且也有助于構(gòu)建融洽的工作氛圍。

（二）視頻技術(shù)的應(yīng)用

基于信息時代背景下，辦公資料內(nèi)容也發(fā)生了變化，不再是傳統(tǒng)的文字載體，視頻技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用越來越頻繁。視頻技術(shù)的應(yīng)用也比較簡單，只需將攝像頭和信息化平臺相連接，便可以進(jìn)行視頻會議，這樣參與重要會議的所有人員就不用受到時間與空間限制，便可以在聯(lián)網(wǎng)電子設(shè)備上直接參與視頻會議，比如今年我國很多企業(yè)都運(yùn)用到視頻辦公模式，企業(yè)員工在家也可以正常進(jìn)行辦公，進(jìn)而有效降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，而且還可以對視頻內(nèi)容進(jìn)行保存，方便以后回顧，更好的按照企業(yè)計劃開展工作。

（三）多媒體技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)在，多媒體信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，通過多媒體技術(shù)，可以讓信息數(shù)據(jù)的展示方式更加多元化，包括圖像、動畫、視頻、音頻等，在企業(yè)自動化辦公模式中應(yīng)用多媒體技術(shù)，能夠讓數(shù)據(jù)信息的呈現(xiàn)更加簡潔明了，比如關(guān)于企業(yè)收益數(shù)據(jù)的變動，可以用一個動畫進(jìn)行演示，對于用戶的反饋評價等，可以剪輯成視頻來播放，多元化的內(nèi)容資料，大大提高了企業(yè)辦公效率。

三、結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)在辦公自動化中進(jìn)行應(yīng)用之后，既可以提高辦公效率，又能夠節(jié)約管理成本，并加強(qiáng)企業(yè)之間的合作交流，對企業(yè)綜合競爭力的提升有重要促進(jìn)意義。據(jù)此，企事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)度信息技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用路徑的研究力度，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)定提升做好充分準(zhǔn)備，比如信息技術(shù)中包含的無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、視頻技術(shù)、多媒體技術(shù)等應(yīng)用范圍很廣泛，將其運(yùn)用到辦公自動化模式中可以促進(jìn)辦公水平全面提升。