社區衛生服務中心檔案管理的規范化

（哈爾濱市阿城區通城社區衛生服務中心，黑龍江 哈爾濱 150300）

時代在發展，科技在進步，人們的生活水平也取得了質的飛躍，在追求物質生活的同時對人們醫療衛生服務質量也提出了更為嚴苛的要求。這就需要醫療系統及管理機構在醫務工作開展的過程中，不斷提升自身的醫療技術質量及服務管理水平，進而滿足人們對醫療建設工作所提出的多樣化的需求。目前，縱觀我國社區衛生服務中心的檔案管理工作的執行情況，盡管已經取得了十分顯著的成效，但是在具體的管理過程中依然存在著很多不規范的現象。因此要加大對社區衛生服務中心檔案管理規劃化的研究力度，采取行之有效的管控措施，使檔案管理規范性工作得以有效提高及保障，進而提高社區衛生服務中心的醫療質量及服務水平。

一、社區衛生服務中心檔案規范化管理意義

近幾年來，隨著我國醫療體制的不斷深化與改革，使得各地對社區衛生服務中心的整體管理水平以及服務質量都提出了更高的要求，這就需要強化社區衛生服務中心檔案管理的規范化，進而滿足人們日益增長的各類需求。在對服務中心進行管理的過程中，檔案是一項十分重要的文件資料信息，在檔案數量逐年增加的情況下，人工管理已經無法滿足現代化社會發展的需要，因此檔案管理要結合信息化技術，使其朝著自動化、智能化、信息化、標準化方向發展，提升社區衛生服務中心的工作效率。值得注意的是，目前在我國的各項法律法規中，檔案工作對于社區衛生服務中心的服務水平以及管理質量的重要性進行了明確。改革開放以來，隨著醫患之間矛盾的加深，一旦出現醫療事故以及醫患糾紛時，檔案資料就是處理這些問題的信息來源與可靠依據，可能減少醫療糾紛的發生數量。而在人們的日常生產生活中，社區衛生服務中心對于社會的健康發展以及城市文明建設起到十分重要的作用，通過檔案工作可以實現管理的規范化、信息的智能化、資料的標準化等，進而提升社區衛生服務中心的整體服務質量，推動社會建設的和諧發展。

二、社區衛生服務中心檔案管理現狀

（一）檔案管理人員的意識不強

隨著社區檔案數量的不斷增多，在服務中心實際管理過程中普遍存在人員管理意識不足，重視度不高的情況，錯誤的認為檔案管理就是簡單的對各類信息資料進行收集、整理、裝訂并歸檔，專業性不強，這樣的檔案管理工作不需要設立專人進行，任何人都可以勝任檔案工作。正是這種錯誤的認知，導致社區衛生服務中心從上級到下級再到檔案管理人員就檔案工作對服務中心健康發展的重要性缺乏足夠的重視，使得社區檔案管理工作不規范問題日益增多，例如檔案卷宗信息不全、內容缺失、字跡潦草、書寫不規范，甚至存在隨意更改檔案內容的現象等，產生這些問題的主要原因為檔案管理人員的意識不強。

（二）檔案室建設不完善

由于社區衛生服務中心檔案管理工作未能得到足夠的重視使得對其資金投入較少，導致檔案室的硬件設施、軟件設施以及人力資源等配置存在嚴重的不足。制約了檔案工作的順利進行，特別是檔案室硬件設施的建設資金投入的不足，降低了檔案管的整體工作效率，使得檔案收集、整理、歸檔、檢索等工作方面面臨很多的困難。

（三）檔案管理不規范

檔案管理制度的不完善也是導致檔案工作執行不規范的原因之一。譬如，檔案室未能配置專業的檔案管理人員，大多數的社區衛生服務中心的檔案管理員都是其他崗位人員進行兼職檔案管理工作，這種身兼數職的工作性質導致工作內容出現混亂，使得社區衛生服務中心的檔案收集、資料整理、文件裝訂、檔案編目以及信息檢索工作等都存在不規范的現象，有礙社區衛生服務中心檔案管理工作的順利進行。

三、加強社區衛生服務中心檔案管理規范化的策略

（一）加強宣傳，提升重視程度

隨著信息化時代的到來，檔案管理工作已經成為目前各領域信息資源的重要來源。但是，鑒于社區衛生服務中心檔案管理工作得不到有效重視的現狀，需要加大檔案管理工作對社區服務中心健康、穩步發展的重要性的宣傳力度，以此提升人員的認知度，有效配合社區檔案人員的管理工作。例如，規范檔案信息的書寫行為，避免亂涂亂改的現象，確保各項檔案信息的準確、有效等。

（二）培養高素質的檔案管理人員

想要社區衛生服務中心檔案管理工作得以有效開展，離不開高素質、專業化、綜合型的檔案管理人員的支持，確保檔案工作能夠得以有條不紊的開展。高素質的檔案管理人員一方面可以外聘資歷深厚的專業化人員進行實地培訓工作，引進先進的管理技術，實現資源共享；另一方面還可以對檔案人員進行一些專業知識培訓，提高相關法律知識以及檔案信息的書寫規范等技能，保證社區檔案工作的順利開展。

（三）完善檔案管理制度，規范檔案管理行為

社區衛生服務中心要建立科學、完善的檔案管理制度，對檔案管理人員的行為規范進行有效約束。結合社區衛生服務中心的實際工作情況，制定切實可行的檔案管理制度，使社區各類服務工作變得有法可依、有據可循，例如，社區患者醫療檔案的收集、整理 、歸檔、保存、借閱以及移交等方面的管理工作。由于檔案工作的特殊性，要求在檔案建立及保存期間確保其真實性、完整性、有效性等。因此，社區衛生服務中心在管理過程中要加大動態管理力度，確保檔案的規范性，期間如若發現檔案存在丟失或者破損等情況，及時采取補救措施，提升檔案的規范化管理水平。

（四）提升檔案管理的現代化水平

我國社區衛生服務中心的檔案管理工作由于缺乏現代化的信息設備，導致傳統的檔案管理工作效率比較低、準確性不高等問題層出不窮。這就需要加大對檔案室的各項資金投入，強化硬件設施、提升軟件信息操作技能，使檔案管理工作與時代發展速度相接軌，提高社區衛生服務中心的整體檔案管理水平，使其管理更加規范化。例如設計專門的檔案管理人員，建立獨立的檔案室，安裝溫濕度計對檔案室溫度與濕度進行有效管控，一般紙板檔案記錄設置的保存溫度在20—24℃，濕度在45—50%；檔案室、辦公室以及閱覽室分開建立并按照檔案管理制度及流程進行檔案管理工作。此外，為了保證檔案編制、目錄檢索以及借閱工作的順利開展，在檔案室中需要增加計算機、掃描儀、打印機等輔助設施，依靠現代化設備提升檔案工作的整體效率。

四、結束語

時代在發展，科技在進步，在現階段我國的醫療建設體系中，社區衛生服務中心管理是醫療體系的重要組成部門，而規范化的檔案管理工作能夠使服務中心的管理優勢得以充分發揮，進而為我國醫療建設提供更高水準的基礎保障。然而，在社區衛生服務中心檔案管理工作具體執行過程中卻存在著很多不足之處，對其健康發展帶來一定程度的制約性。因此，需要檔案管理部門及有關職能機構加大對檔案規范化管理力度，采取行之有效的措施，提高檔案工作規范化管理水平，促進醫療衛生服務水平的提升。