機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探析

陸 志

中共畢節(jié)市委黨校，貴州 畢節(jié) 551700

在當(dāng)前的社會(huì)，由于信息技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦事效率有了非常高的要求，因此國(guó)家對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)非常的重視，近年來(lái)有許多的辦事項(xiàng)目都逐漸使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)自主完成，所以對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行探索研究和分析是十分必要的。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是利用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公流程，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦事效率的一種系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)各個(gè)相關(guān)單位辦公設(shè)備的連接，達(dá)到協(xié)同辦公的目的，減少信息傳遞的時(shí)間，提高辦事的效率，這對(duì)于減少人民群眾辦事過程中的奔波具有十分現(xiàn)實(shí)的意義，也能夠簡(jiǎn)化審批流程，提高辦公效果。因此開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)于機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的正常工作的開展是有很大幫助的。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的正常工作中使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作也具有非常現(xiàn)實(shí)的意義，主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：

（一）使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以加快信息的傳遞，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳遞，這對(duì)于減少審批時(shí)間、加快審批進(jìn)程、促進(jìn)辦事效率有很大的幫助。

（二）使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以使傳統(tǒng)的審批流程變得自動(dòng)化，減少辦事人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，促進(jìn)辦事效率的提升。

（三）使用辦公自動(dòng)化軟件，可以改變以往辦事效率低下的問題，因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)辦事過程的全程監(jiān)控，對(duì)于超過規(guī)定時(shí)限的事項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)給予自動(dòng)的提示，同時(shí)上級(jí)主管部門也可以實(shí)時(shí)監(jiān)控，這對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作有很強(qiáng)的促進(jìn)作用。

（四）使用辦公自動(dòng)化軟件可以大幅降低辦公成本，減輕機(jī)關(guān)事業(yè)單位在辦公方面的支出。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)，必須要根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的需求為導(dǎo)向進(jìn)行研發(fā)，要認(rèn)真分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦事流程，然后根據(jù)流程進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)。只有這樣才能保證辦公系統(tǒng)的科學(xué)性和合理性，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入運(yùn)營(yíng)之后要不斷的優(yōu)化相關(guān)的流程，要根據(jù)實(shí)際操作中存在的問題，對(duì)辦公系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，這樣才能滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公要求。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，要注意對(duì)用戶權(quán)限的設(shè)置，要根據(jù)不同用戶的職權(quán)，對(duì)他們的權(quán)限進(jìn)行分配，只有這樣才能提高他們的辦事效率。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的過程中，一定要注意互動(dòng)交流模塊的設(shè)計(jì)，要保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中有互動(dòng)交流的模塊，這樣可以促進(jìn)辦公人員的交流及時(shí)，發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問題，只有這樣，才能使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行更加平穩(wěn)，辦事效率得到提升，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位全面工作的開展。要將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，達(dá)到隨時(shí)隨地都能輕松的實(shí)現(xiàn)辦公的目的，這樣就能大幅提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦事效率。

三、在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)上應(yīng)該注意的問題

首先，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由于結(jié)合了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此對(duì)于增強(qiáng)辦公系統(tǒng)使用人員的交流是很有幫助的，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，必須要根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際需求對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中，一定要注意辦公數(shù)據(jù)的傳輸，要保證辦公數(shù)據(jù)的傳輸效率，只有這樣才能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦事效率。在設(shè)備的選擇上一定要做好調(diào)研，保證設(shè)備運(yùn)行的平穩(wěn)性，只有做好了這項(xiàng)工作，才能設(shè)計(jì)出符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公需求的系統(tǒng)，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的效果的提升。將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)的便捷性，增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦事的審批效率，在自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)上必須要和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，要充分利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的決策提供充足的決策依據(jù)，這樣才能使開發(fā)出來(lái)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更加符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的需求。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公有非常詳細(xì)的辦公流程，因此在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中，一定要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的現(xiàn)狀，對(duì)辦公系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置。一定要滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的特殊要求，要為機(jī)關(guān)事業(yè)單位每個(gè)部門都設(shè)置不同的辦公模塊，這樣才有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作，也只有這樣才能使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更加符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展實(shí)際。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中還要注意辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性和保密性。要通過公告系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)為系統(tǒng)使用者提供完善的信息，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率的不斷提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由于能夠幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位更加高效的處理繁重的行政審批任務(wù)，提高辦事效率，減輕人民群眾的奔波負(fù)擔(dān)，因此得到了社會(huì)各界的高度重視，所以必須要對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行深入的研究，從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際出發(fā)進(jìn)行設(shè)計(jì)，這樣才能保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在使用過程中能夠很好的促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位正常工作的開展。