機關事業單位辦公自動化系統設計與實現探析

陸 志

中共畢節市委黨校，貴州 畢節 551700

在當前的社會，由于信息技術的發展，人們對于機關事業單位的辦事效率有了非常高的要求，因此國家對于機關事業單位辦公自動化系統的建設非常的重視，近年來有許多的辦事項目都逐漸使用辦公自動化系統自主完成，所以對機關事業單位辦公自動化系統的設計與實現進行探索研究和分析是十分必要的。

一、辦公自動化系統的概念

辦公自動化系統是利用先進的信息技術來實現傳統機關事業單位辦公流程，提高機關事業單位辦事效率的一種系統，辦公自動化系統通過網絡技術實現各個相關單位辦公設備的連接，達到協同辦公的目的，減少信息傳遞的時間，提高辦事的效率，這對于減少人民群眾辦事過程中的奔波具有十分現實的意義，也能夠簡化審批流程，提高辦公效果。因此開發辦公自動化系統，對于機關和事業單位的正常工作的開展是有很大幫助的。在機關事業單位的正常工作中使用辦公自動化系統，對于促進機關事業單位的工作也具有非常現實的意義，主要體現在以下三點：

（一）使用辦公自動化系統，可以加快信息的傳遞，利用辦公自動化系統可以實現信息的實時傳遞，這對于減少審批時間、加快審批進程、促進辦事效率有很大的幫助。

（二）使用辦公自動化系統可以使傳統的審批流程變得自動化，減少辦事人員的勞動強度，促進辦事效率的提升。

（三）使用辦公自動化軟件，可以改變以往辦事效率低下的問題，因為辦公自動化系統可以實現對辦事過程的全程監控，對于超過規定時限的事項，系統會給予自動的提示，同時上級主管部門也可以實時監控，這對于機關事業單位的工作有很強的促進作用。

（四）使用辦公自動化軟件可以大幅降低辦公成本，減輕機關事業單位在辦公方面的支出。

二、辦公自動化系統的設計和實現的特點

辦公自動化系統的設計和實現，必須要根據機關事業單位的需求為導向進行研發，要認真分析機關事業單位的辦事流程，然后根據流程進行科學的設計。只有這樣才能保證辦公系統的科學性和合理性，在辦公自動化系統投入運營之后要不斷的優化相關的流程，要根據實際操作中存在的問題，對辦公系統進行改進，這樣才能滿足機關事業單位的辦公要求。在辦公自動化系統運行的過程中，要注意對用戶權限的設置，要根據不同用戶的職權，對他們的權限進行分配，只有這樣才能提高他們的辦事效率。在辦公自動化系統設計和實現的過程中，一定要注意互動交流模塊的設計，要保證辦公自動化系統中有互動交流的模塊，這樣可以促進辦公人員的交流及時，發現和解決工作中存在的問題，只有這樣，才能使辦公自動化系統的運行更加平穩，辦事效率得到提升，從而促進機關事業單位全面工作的開展。要將辦公自動化系統與先進的網絡技術相結合，達到隨時隨地都能輕松的實現辦公的目的，這樣就能大幅提高機關事業單位的辦事效率。

三、在辦公自動化系統設計上應該注意的問題

首先，辦公自動化系統由于結合了網絡技術，因此對于增強辦公系統使用人員的交流是很有幫助的，在辦公自動化系統設計的過程中，必須要根據機關事業單位的實際需求對辦公自動化系統進行改進。在辦公自動化系統的設計過程中，一定要注意辦公數據的傳輸，要保證辦公數據的傳輸效率，只有這樣才能促進機關事業單位的辦事效率。在設備的選擇上一定要做好調研，保證設備運行的平穩性，只有做好了這項工作，才能設計出符合機關事業單位辦公需求的系統，促進機關事業單位辦公自動化的效果的提升。將辦公自動化系統與先進的網絡技術相結合，可以充分利用網絡的便捷性，增強機關事業單位辦事的審批效率，在自動化系統設計上必須要和網絡技術相結合，要充分利用先進的網絡技術，為機關事業單位的決策提供充足的決策依據，這樣才能使開發出來的辦公自動化系統更加符合機關事業單位的需求。

其次，機關事業單位的辦公有非常詳細的辦公流程，因此在進行辦公自動化系統的設計過程中，一定要結合機關事業單位工作的現狀，對辦公系統進行設置。一定要滿足機關事業單位的特殊要求，要為機關事業單位每個部門都設置不同的辦公模塊，這樣才有利于促進機關事業單位的工作，也只有這樣才能使辦公自動化系統更加符合機關事業單位的發展實際。在辦公自動化系統的設計過程中還要注意辦公自動化系統的安全性和保密性。要通過公告系統、電子郵件系統為系統使用者提供完善的信息，促進機關事業單位工作效率的不斷提升。

四、結束語

辦公自動化系統由于能夠幫助機關事業單位更加高效的處理繁重的行政審批任務，提高辦事效率，減輕人民群眾的奔波負擔，因此得到了社會各界的高度重視，所以必須要對辦公自動化系統的設計與實現進行深入的研究，從機關事業單位的實際出發進行設計，這樣才能保證辦公自動化系統在使用過程中能夠很好的促進機關事業單位正常工作的開展。