淺談財務檔案管理中存在的問題及應對策略

（湖南省懷化市第一中學，湖南 懷化 418000）

隨著社會經濟的不斷發展，傳統財務會計檔案變得日益復雜。財務會計檔案管理的不僅僅是會計核算工作方面的產生的，如會計憑證、會計賬簿、會計報告、銀行對賬單等相關資料，在財務工作中還存在有行政事業單位往來收據、非稅收入收據，以及因有社會服務性收入而在稅務局領購的增值稅發票等票據;合同方面，有與各個銀行發生貸款時簽訂的各種貸款合同、對外科研項目需開具發票時交來的合同復印件;學校內部單位交來的各種財務支撐資料，如預算申請單、創收項目收費標準申報單、財務收支自查資料;等等。

一、當前財務檔案管理存在的問題

（一）未樹立正確的財務檔案管理意識

當前，部分企業更側重于追求經濟效益，而對于單位的財務檔案管理工作不夠重視，覺得檔案管理就是簡單的收集與整理些財務數據，沒什么難度和要緊的，因而抱著無關緊要的態度。由于對財務檔案管理缺乏正確的認識和管理意識，造成財務數據等資料收集不及時、不全面，時效性滯后，以致信息失真。加上部分企業領導者覺得財務部門是后勤二線部門，對財務檔案管理工作的重要性不認同，沒有全局觀念，導致崗位人員配備不足，財務檔案管理效率低下。

（二）缺乏健全完善的財務檔案管理制度

盡管目前絕大多數企業均制定了較為健全的管理制度，明確了各部門、各科室、各崗位人員的工作職責，但涉及到財務檔案管理工作的制度和職責較少，更未對相關管理人員進行掛鉤考核，以致管理理念老套、管理模式滯后。由于未能健全完善財務檔案管理制度，一些具有價值的信息和資料未能得到有效利用，收集也存在一定難度，造成財務檔案資料收集和信息管理不一致，完全脫節，財務檔案管理工作缺乏整體性、科學性、規范性，信息資源得不到有效整合，無法適應新時期新形勢下企業發展的需求。

（三）檔案管理信息化程度不高

信息化技術的高速發展，使得這項技術戶泛應用于各行各業，給人們的工作帶來了很大的便利性。企業的經營活動中涉及到的財務檔案包含大量的原始資料，這些財務核算的資料反映的是企業的經濟狀況，是極為重要不可丟失的。同時，隨著企業的發展，財務核算的資料數量日益增多，為保存這些資料不僅需要占用一定的空間，還為檔案的查閱帶來許多不便，加上財務人員的變動，一些檔案在人事變動的過程中流失，都給檔案管理工作帶來不利影響。目前，企業雖然對財務管理進行了信息化建設，但信息化程度不高，紙質檔案積累過多，未能及時更新電子檔案，信息滯后。管理人員信息化技術水平有待提升，也未能充分利用互聯網的優勢完善企業財務檔案數據庫的建設。

二、加強財務檔案管理的對策

（一）樹立科學的財務檔案管理理念

社會的不斷發展和進步，知識的新舊更替，企業領導者和管理者也應緊跟時代的步伐，與時俱進，樹立科學的管理理念實施對財務檔案的管理，以適應社會發展的需求，推動企業財務檔案管理工作質量的提升。在實際管理的過程中，管理人員要明確財務檔案管理的職責和目標，認真貫徹落實各項管理制度，嚴格按管理規范執行，加大對財務檔案的審核與鑒定力度，真正發揮自身的職責，提升財務檔案管理工作的成效，完成管理目標。同時，企業的領導者也應重視財務檔案管理這項工作，設置專人對檔案進行管理，積極監督企業財務檔案管理工作的執行力度，將檔案管理與績效、獎懲掛鉤進行考核，激發檔案管理人員的工作積極性。

（二）加強對財務檔案管理人員的專業培訓

財務檔案管理工作的質量與管理人員的專業素質、專業知識、職業道德具有很大關系。因而，企業應加強對財務檔案管理人員的培訓，培訓不僅包含財務檔案管理專業知識和內容的培訓，還應包含計算機操作等專業技能的培訓，有條件的應參加由檔案管理局、財政局聯合舉辦的“會計檔案管理辦法’，的相關培訓，如對記賬憑證的收集整理、財務檔案的分類方法、如何裝訂記賬憑證、裝訂厚度、財務檔案的存檔、移交、銷毀，計算機操作和應用等，使檔案管理人員充分認識到檔案管理工作的重要性，糾正檔案管理工作中存在的誤區，牢固掌握并靈活應用計算機技術，做好財務檔案管理信息化工作，不僅提升了自身的專業能力，還能為企業的經營和發展提供數據信息，發揮財務檔案的真正價值。

（三）健全完善財務檔案管理制度

財務檔案管理制度是實施檔案管理工作的基礎，只有健全完善了企業的財務檔案管理制度，檔案管理工作才能做到有章可循、有序進行。健全完善的財務檔案管理制度和流程是檔案管理人員行使職能的依據，對于財務檔案的規范化管理具有重要意義。同時，財務檔案管理制度的建立還要具有可操作性，要結合企業實際情況，切勿照搬其他單位，生搬硬套、財務檔案管理制度應詳盡具有可行性，易于把握和操作，明確檔案管理人員的職責，確保檔案管理工作的順利開展和進行。

（四）加強財務檔案信息化建設

信息化建設有助于財務檔案管理工作更加高效的開展和運行，因而企業可結合自身實際，建立完善的信息化管理系統，如局域網的建設，使企業各個部門都能通過局域網實施對財務檔案信息資源的共享。檔案管理人員要及時對信息和數據進行更新，建立電子檔案、數據庫、網絡管理平臺等，既能提高工作效率也便于今后的查詢，為企業的管理和發展提供數據。

三、結語

企業的良好發展離不開財務檔案管理，財務檔案管理要想提升管理水平，就要轉變傳統的管理理念、完善財務檔案管理制度和信息化建設工作、提高管理人員信息化技術的水平，從各個方面來提高財務檔案管理工作的質量。