基層單位檔案管理工作創新研究

（集賢縣人力資源和社會保障局，黑龍江 雙鴨山 155900）

我國基層單位為了適應當今時代的發展潮流，正在力求創新，大刀闊斧的進行管理體制改革。針對檔案管理這種傳統沉重的管理工作，創新改革是唯一的道路，一味的沿用老舊的工作模式，制約工作效率，影響工作質量。推動檔案管理工作新模式，實現基層單位管理工作的信息化、現代化，認識檔案管理工作的重要性，認真負責的對待檔案管理工作，推進基層單位管理工作的改革創新。

一、基層單位檔案管理工作創新研究的重要性

創新也意味著突破，意味著改變，改變陳舊的工作模式，改變傳統的管理理念，基層單位檔案管理工作的創新意味著基層單位管理制度的創新突破。利用現代信息技術搭建更為科學規范的檔案管理工作框架，摒棄傳統工作模式的糟粕，擺脫老舊的檔案管理理念，使檔案管理工作以全新的形象出現在大家面前，使檔案管理工作不在局限于人們的刻板印象，認為檔案工作僅僅是收集整理資料而已，從內部工作理念到外部的工作模式，實現全新的改變，提高工作效率和管理水平。除此之外，基層單位檔案管理工作的改革創新也影響著基層單位其他部門的工作模式，實現全民創新，活躍刻板的基層單位工作氛圍。幫助基層單位的工作人員認識創新，認識改革，深刻的認識唯有創新改變才是企業單位的發展之道，是一個企業單位長久不衰的秘密。

二、現階段基層單位檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理工作制度體系不健全

大部分基層單位的檔案管理工作制度通常隱藏在日常管理工作制度中，因此，沒有一套明確的、專業的、科學的檔案管理工作制度，對檔案工作進行指導跟蹤。沒有明確的管理標準和崗位職責，使得基層單位檔案管理人員處境尷尬，無人信服，導致檔案管理工作比較艱難。由于沒有科學嚴謹的制度體系，以及嚴格的獎懲監督制度，使得單位檔案常常存在借閱容易歸檔難的問題，甚至檔案丟失的問題，使單位、人員信息的泄露，造成不可估滅的損失。

（二）檔案管理人員素質參差不齊

由于基層單位領導的不夠重視，導致管理檔案的工作人員基本上都是臨近退休的老人，或者身兼多職的人員，檔案管理工作處理的不夠細致嚴謹，態度不認真。特別是基層單位缺乏相關專業的培訓機制，甚至對檔案管理工作聽之任之，對檔案管理人員管理松懈，從不培訓。檔案管理工作模式陳舊，甚至不能滿足基層單位的工作需要，沒有引進先進的工作方法，做法老派，嚴重影響工作效率。

（三）基層單位領導對檔案管理工作不重視

基層單位往往更注重解決群眾問題，研究上級部門下發的命令，對檔案管理工作嚴重忽視。使得基層單位其他部門人員對檔案管理認識不夠清晰，沒有意識到檔案管理的重要性，認為檔案管理僅僅是收集檔案，對檔案、文獻也不夠珍視，常常只借不還，亂寫亂畫，對檔案造成嚴重損失，特別是一些不法分子查閱人力檔案，泄露人員信息，泄露單位資源信息，造成難以估量的損失。

三、基層單位檔案管理工作創新研究

（一）提升檔案管理人員素質，加強管理人員隊伍建設

加強檔案管理人員崗位培訓，提升檔案管理人員職業素養，創建一支高素質專業管理隊伍。利用現代信息化手段，整理收集基層單位檔案，對檔案分門別類，利用計算機系統建立成熟的檔案借閱系統，一切走網絡審批流程，避免線下只借不還的問題。聘請專業的指導教師團隊，全員參與檔案管理培訓，使基層單位上下認識到檔案管理的重要性，尊重每一個崗位，同時使檔案管理人員履行崗位職責，加強崗位交流，加強與外單位的合作交流，取其精華，融會貫通，形成適合本單位的管理制度。

（二）健全完善基層單位檔案管理工作制度

制定明確的檔案管理工作制度，確定檔案歸納范圍和何時歸檔等具體要求，將檔案管理工作要求下發到各個部門，要求各部門無條件配合檔案管理工作的管理要求，例如，檔案管理人員要求檔案歸還時，必須保持原樣不得隨意涂抹；必須按時歸還檔案；檔案不可帶離單位；不可轉借他人等等。同時，建立監督機制，對檔案管理工作進行自檢、互檢，不定期檢查檔案室的整理情況，是否嚴格分類，檔案室環境是否符合要求，檔案管理人員是否存在監守自盜等等，確保檔案管理工作萬無一失。

（三）加強基層單位領導對檔案管理工作的重視程度

無論是企業還是單位的管理制度改革，必然遵循上行下效的原則，只有領導重視的改革才能推行下去。因此，如果想保證檔案管理工作創新研究的順利進行，就必須改變領導層對檔案管理工作的認識，才能使改革創新大刀闊斧的繼續進行。有了領導的支持，監督機制才能起到真正的作用，檔案管理工作制度才能順利實施，檔案管理工作模式才會發生質的飛躍。有了領導背后的撐腰，檔案管理人員才敢放手去干，去考核不按規程辦事的人，去獎勵檔案管理工作中突出貢獻的人員，才能使大家認識到檔案管理工作的重要性，使大家愿意去保護單位檔案，保護單位文件財產。

四、結束語

基層單位檔案管理工作是基層單位管理工作的重點難點，也是容易被人忽視的管理瓶頸點。大部分基層單位的檔案管理工作形同虛設，即便設有專職崗位，其管理人員水平參差不齊，管理制度無人遵守，工作模式陳舊死板，無法滿足管理需要。并且，基層單位領導缺乏認識，忽視檔案管理工作創新的重要性，仍用老舊的眼光看待新的管理問題，使得檔案管理工作創新研究停滯不前。因此，基層單位需要加強檔案管理人員的專業素養培訓，創建專業化的高素質人才隊伍，加強檔案管理工作的宣傳力度，提高檔案工作效率，促進單位管理改革的進程。