事業單位檔案收集工作對策

閆海東

（大慶市大同區機關事務服務中心，黑龍江 大慶 163515）

事業單位的檔案收集工作關乎組織的管理內控水平，是事業單位行政工作、管理工作的重要環節，關乎到企業的法制經營和合規管理，如何提高事業單位檔案收集工作，成了檔案管理人員、單位管理人員關注的焦點。

一、當前事業單位檔案收集工作存在的問題

（一）工作機制不完善

目前，許多事業單位對于檔案收集管理工作的重視程度不足，投入的資源不足，缺乏具體落地措施。種種因素干擾了檔案收集工作的順利進行，機制不完善導致很多工作都沒有依據可以執行，檔案收集管理工作不能得到有機有序的開展。

（二）檔案收集工作缺乏標準規范

除了工作機制的不完善導致指引不強，在具體細節落實方面，包括對檔案的收集、整理、移交、管理等各個環節存在標準缺乏和規范不足。在檔案收集的過程中，缺乏必要的文件清單指引、編號規則混亂、文本內容和實際不符、時間有偏差等等問題，沒有標準規范，只是簡單地在標準指引中以“要保證檔案收集中的內容和實際相符”一句帶過。對于籠統的規范標準認知，千人千面，導致檔案歸檔過程中沒有得到有效的保管。

（三）內部職能不明晰

事業單位的組織架構通常是金字塔式的直線，各個部門之間缺乏橫向聯系、職能部門之間的溝通協作較少。而檔案的收集工作需要對各個職能部門展開跨職能協作，在收集中就會因內部職能的不明晰，導致開展工作困難重重。

（四）專業人員的不重視

事業單位中還存在有大量的專業技術人員。如，學校的老師、科研院所的研究人員、醫院的醫生等等，這些專業技術人員為事業單位提供專業技術的服務和工作，存在有大量的技術圖紙、教案、研究成果、個人的職業技能證書等檔案材料。但是，技術專業人員對于檔案的收集工作并不重視，也沒有定期與人事行政部門進行溝通，導致很多有效的檔案、單位的研究成果不能順利收集歸整，工作中存在一定的不足。

二、做好事業單位檔案收集工作的思路

（一）重構制度

事業單位內部的職能不夠清晰、崗位僵化，不是通過組織架構的調整就可以一勞永逸。況且，組織架構的調整在事業單位內困難更是重重，要用合理的管理成本對制度重構，讓配套管理措施能夠更好地配合事業單位的檔案收集工作，使其更具有可操作性。在制度重構的過程中，人事行政管理部門不僅需要落實制度，還要引入新的管理思路來彌補人事檔案收集工作中的短板。

（二）激勵配套

專業技術人員在檔案收集工作中存在有一些顧慮，主要是在日常繁忙工作中，如果還要抽身負責檔案收集的工作，消耗自身精力、影響自身績效，所以每個人都避之大吉。所以，從自身利益出發，很多人對于檔案收集工作并不主動，能推則推。在檔案收集工作中，應當要有適當的激勵參與，打消項目工作人員的顧慮，使檔案管理工作可以有人做、愿意做。

（三）職責明晰

事業單位的工作開展困難重重，經常需要上級協調進行，管理崗位、技術崗位的職工對于檔案收集工作并不熱衷。為了避免職責不清晰、信息不對稱，造成檔案收集工作的障礙諸多，需要科室、部門的負責人與行政人員進行職責協調，明確各自的職責任務，遵守部門首責原則。

三、做好事業單位檔案收集工作

（一）全員重視

首先，“輿論先行”，要對全員進行崗位培訓、宣講，要重視檔案管理和收集的工作。在檔案收集過程中，事業單位的黨委要發揮職能引領作用。對于當前各個部門檔案收集工作不重視的現實，事業單位黨委應當組織全員宣講和培訓工作，讓大家明白檔案收集與單位、組織、個人的利益密切相關，有助于個人業務層面的更好發展，將個人利益和集體利益有效連接在一起。

（二）制度優化

事業單位的管理制度中涉及跨職能制度應當進行適當的調整，以“誰做合理、誰做合規、誰做更快”的原則，明確職能制度的優化工作，明確制度不應當違背現有的崗位安排。在制度優化過程中，要鼓勵檔案收集人員主動下一線支持一線崗位，不僅送去人手、更送去專業指引去幫助，提升大家的信息溝通、信息交互的效率。通過對制度的聯系落實，將工作業績和個人業績進行掛鉤，納入對本地工作人員的考核，激勵大家更好更快地完成檔案收集工作。

（三）消除顧慮

許多專業人員在檔案收集工作中，因為對消耗自身精力、影響本職工作存在有顧慮，所以黨委的管理人員應當要著力消除大家的顧慮。通過政策剖析、單位制度支持、資源保障，來讓大家明白檔案收集過程不僅不會占用大家的精力，還會更好地支持各位的本職工作，消除大家的顧慮，讓大家更加積極參與到檔案收集和管理的工作中。

（四）指標監控

專業職能部門的負責人也應當對檔案管理工作進行職能負責，負責人需要對檔案信息的準確性、及時性承擔一定的責任，這樣才能更好地促進各位完成檔案收集工作。

除了指標結果導向之外，還應當在過程中進行有效的控制，確保檔案的收集管理行之有效。明確預約收集、現場收集、設卡收集三個環節的制度約束和操作細則，通過信息化工具進行實時監控，保障通過行政和經濟手段對檔案收集的質量效率給予保障。

四、結語

事業單位的檔案收集工作要迎合新時代的發展，在檔案收集工作中要保持觀念更新，從意識上重視、制度上保障、激勵上支持、環節上約束，確保檔案收集工作的有效。