提高辦公室檔案管理工作效率的途徑

鄭藝

（黑龍江省有色金屬地質勘查703 隊，黑龍江 哈爾濱 150300）

辦公室工作開展過程中會形成大量有價值的信息資料，針對這些信息資料進行收集和整理，形成辦公室檔案。辦公室檔案涉及的內容較多，需要強化管理，并重視信息技術的應用，并面提高辦公室管理工作效率，為辦公室檔案信息查詢提供更多的便利，實現辦公室檔案信息的高效利用，促進單位各項工作的有序開展。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

辦公室檔案內容較為重復，涉及到單位的方方面面，而且其中含有較多的重要和機密檔案信息。同時辦公室檔案管理工作的好壞還與單位各項工作的有序開展息息相關。因此對于辦公室檔案，需要采取切實可行的管理方法，全面提高檔案管理工作的效率，更好的發揮出檔案的實際效能。

辦公室檔案作為單位管理部門與業務部門進行工作有效對接的重要依據，通過提高辦公室檔案管理工作的效率，還有利于進一步提升各部門工作的效率和質量，強化單位內部管理水平。辦公室檔案還能夠為單位各項管理決策提供重要的信息資源，通過做好辦公室檔案管理工作，單位能夠對各部門的工作狀況及時掌握，并制定科學合理的管理措施 計劃。特別是辦公室檔案中存在較多的機密性檔案信息，一旦這些檔案信息發生泄漏，必然會對單位的正常運轉帶來不利影響。這也要求做好辦公室檔案管理工作，并針對機密檔案文件信息設置相應的權限，嚴格控制機密檔案信息的查閱和利用，這樣在提高檔案管理工作效率的同時，還能夠實現對重要檔案信息的有效保護，更好的促進辦公室檔案管理水平的提升。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的途徑

（一）強化檔案管理意識

一直以來受傳統觀念的影響，辦公室檔案一直得不到有效的重視。但在當前信息化時代背景下，對于任何行業而言，信息對其自身的發展都具有極為重要的意義。因此作為單位管理者還是辦公室檔案管理人員都需要強化自身的檔案管理意識，并結合自身的實際情況，做好檔案收集和整理工作，積極對檔案管理方式方法進行創新，全面提高辦公室檔案管理工作的效率和質量，使辦公室檔案能夠更好的服務于單位各項工作。

（二）建立完善的辦公室檔案管理機制

在辦公室檔案管理工作，需要加快構建完善的檔案管理機制，強化檔案管理工作組織建設，并針對辦公室檔案管理工作的內容來構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理人員崗位職責，并制定科學合理的考核和獎罰制度，進一步約束檔案管理人員的工作行為，促進辦公室檔案管理工作質量的提升。在當前辦窗臺到檔案管理機制構建過程中，還需要將信息化建設作為工作的切入點，重視資源、利用和安全等體系的建設，積極構建辦公室檔案數字化管理平臺，實現辦公室檔案信息的高效利用，更好的發揮出辦公室檔案管理工作的重要性。

（三）建立信息化辦公室檔案管理平臺

為了能夠提高辦公室檔案管理工作效率，則需要加快推動檔案信息化建設。由于辦公室檔案信息對于單位的日常運轉發揮著至關重要的作用，通過對這些檔案信息進行數字化處理，并積極建立檔案信息數據庫，實現對辦公室檔案信息的統一和集中管理。目前部分單位辦公室檔案管理工作還沒有實現完全的信息化，檔案管理工作存在半手工化的形式，并沒有實現辦公室軟件接口的統一性，這對于辦公室檔案管理工作帶來了較大的難度。信息化建設工作的有序推進，這就要求辦公室軟件宜統一接口，即單位檔案管理系統宜統一進行規劃，辦公室檔案管理系統與單位各個部門之間能夠實現有效的銜接，以此來實現資源的內部共享，為辦公室檔案的高效開發利用創造良好的條件。

（四）建立檔案信息資源管理系統

在構建辦公室檔案管理信息平臺過程中，檔案信息資源管理系統的建立是最為基礎的一個環節，利用該系統，可以實現辦公室檔案信息的電子化存儲，提高檔案管理工作效率。同時借助于該系統還可以實現檔案信息的有效檢索，為檔案信息查找提供更多的便利。而且檔案信息的傳輸也不受時間和空間的制約，能夠實現檔案信息的高效利用。因此需要加大投入力度，加快推進辦公室檔案信息管理系統的建立，進一步促進檔案管理工作的效率和質量。

（五）推進電子化進程，加快實現信息資源共享

隨著當前辦公自動化普及應用，辦公自動化系統需要與檔案管理系統實現有效銜接，以此來推進辦公室檔案電子化的發展進程。同時辦公室檔案管理工作中，還需要重視紙質檔案與電子檔案的有效結合，全面提高辦公室檔案存檔和管理工作的質量。特別是通過建立健全辦公室檔案信息管理系統，實現辦公室檔案的自動分類、整理和歸檔，加快推進檔案信息共享的進程，為辦公室檔案管理工作水平的提升打下堅實的基礎。

三、結束語

在當前辦公室檔案管理工作，需要重視先進技術的應用，加快推進辦公到檔案管理工作信息化發展的進程，以此來提高檔案管理工作的效率和質量。而且作為辦公到檔案管理人員，也需要在實際工作中重視自身的檔案管理理念的更新，不斷的強化自身的專業技能，進一步提升辦公室檔案管理工作的科學化和現代化水平，實現檔案信息的高效利用。