法律援助案件檔案管理的重要性及實踐思考

孔明

（煙臺市牟平區法律援助中心，山東 煙臺 264100）

法律援助案件檔案管理體系的構建是基于我國法律權責要求衍生的。在案件檔案管理期間，既能夠根據法律援助的需求提供適宜的材料，以便法律援助工作得以延續，同時憑借檔案管理模式的轉型，更能夠為案件提供永久性管理平臺，以便長遠維護群眾的權益。

一、法律援助案件檔案管理工作的重要意義

法律援助是政府賦予人民的一項重要權利，是維護人民在實際生活中能夠使用各項權利的基礎。法律援助存在的最重要的價值就是使經沛困難的群體也可以打官司，是解決老百姓打官司難的一項制度，完全體現出了“法律面前人人平等”的基本原則。而法律援助案件檔案的管理是其中一項重要的工作，它是對法律援助案件工作的真實記載和歷史憑證。對于法律援助案件的管理對法律援助工作的開展起到著重要的作用，而規范的、科學的管理法律援助案件檔案，能夠最大程度上提高法律援助機構的規范管理水平，是維護社會全體合法權益、以及維護社會穩定的重要工作。所以科學和規范的管理法律援助案件的檔案是法律援助工作開展的重要基礎和條件。

二、法律援助檔案管理存在的問題

1.管理人員專業水平不夠。一些檔案管理人員的專業水平不夠也會在很大程度上影響法律援助檔案管理工作的開展。如果相關工作人員不在工作中積累經驗，多加學習管理方式和技巧，那么其自身發展也會受到一定的影響。另外，相關管理團隊注重對工作人員的培訓和指導，使管理人員的專業水平得不到有效的提升，影響了檔案管理工作的正常開展。

2.相關法律援助案件檔案管理的立卷歸檔不規范，在檔案的立卷歸檔過程中，并沒有根據一按一卷的基礎原則開展工作，在立卷過程中存在一定的隨意性，導致各種不同類別的檔案混裝問題的出現，對于檔案的封面、目錄以及相關信息等并沒有進行精準的記錄，導致檔案使用混亂問題的產生。

3.相關檔案號碼編制不合理，保管期限不同的檔案裝盒混亂。在對法律援助檔案管理過程中，并沒有依據相關檔案號碼編制制度開展，導致檔案查找困難的問題出現，不利于相關工作的開展，影響了工作的有效開展。

4.檔案管理場所不正規。由于很多法律援助檔案屬于紙質檔案，所以檔案管理團隊需要將其存放在安全的場所，并對其進行合理的監管，這樣才能保證檔案的安全。雖然現階段很多檔案都能通過計算機來進行存儲和管理，方便快捷還節省大量的時間。但是法律援助檔案較其他類型的檔案重要，不僅要保存電子檔案，還要保存紙質檔案。這樣當電子檔案由于存儲設備問題而出現丟失或缺損等其情況的時候，還有紙質檔案做保障。但是一些檔案管理部門不注重紙質檔案存放場所的管理工作，導致紙質法律援助檔案出現潮濕、破損或霉爛等情況的出現，嚴重影響管理工作效率和質量。

三、法律援助案件檔案管理實踐思考

1.支付憑證材料的收集

財務政策是維持基層法律援助工作持續展開的基石，更是完善檔案管理系統的必要條件。根據以往財務資料可知，補貼費用通常是以月份或季度發放的，在此期間，通常都會提供支付憑證，以便更好的管理部門運營資金。而部分地區不滿足政府規定要求的時候，在法律援助資金方面便需要具備單獨的案件支付憑證，以便法律援助部門職能可以正常運轉。而支付憑證通常都是交由檔案部門保存的，若是將所有憑證都放在同一份檔案中，在憑證查詢過程中通常會比較繁瑣，并且極易造成資源浪費。因此，在支付憑證存儲與管理期間，必須根據實際情況判斷是否需要收錄于檔案系統內，并可設置臨時存放與永久存放平臺，以避免支付憑證查找困難，對后續法律援助工作的展開帶來影響。

2.檔案管理期限的設定

隨著我國經濟與法律體系的不斷完善，現階段居民的維權意識也在逐漸提升，這不但使得我國法律援助案件數量直線增加，同時檔案管理也面臨著較大的挑戰，如何有效管理檔案為法律援助案件提供幫助，并降低檔案管理難度，便是目前檔案管理工作優化的重點。期間，對于部分重要的檔案，也可通過紙質檔案與電子檔案相結合的方式管理，以便滿足現階段法律援助檔案管理持續性與永久性的要求。

3.完善相關法律援助檔案管理制度

完善的制度是保證工作得以有效開展的基礎，在法律援助案件檔案管理中亦如此，倘若在實際工作的開展中沒有相關的制度進行指導，僅僅依靠檔案管理人員的經驗來展開工作，這樣是很容易出現案卷質量問題和管理問題的，進而影響工作效率。在進行日常文件管理工作的過程中，要根據有關法律法規和實際情況，建立系統的法律援助征集，整理，歸檔和存儲，利用和識別，統計和檢索，以及相關的編輯和研究工作。通過科學的管理模式和手段，文件管理人員的工作內容得到了詳細，規范，從而保證了文件管理工作的有效性。制定完善的檔案管理制度可以對法律援助檔案管理起到一定的制約作用，進而使得檔案管理工作更加規范化、科學化及標準化。在制定這些制度的時候，也要結合當下的實際情況，與時俱進，善于創新，不斷完善和改進檔案管理的模式和理念，通過各種科學的管理模式和手段進行法律援助檔案管理。

結語：隨著法律援助服務范圍和服務內容的不斷豐富，法律援助案件檔案的數量也是急劇增長，但是法律援助案件檔案管理中的問題也越來越突出。所以，有關部門需要進一步完善案件檔案的管理制度，根據基層的實際情況，制定出更為科學和合理的案件檔案管理的方案。