新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法探究

楊明輝

（嫩江市委組織部干部檔案室，黑龍江 嫩江 161499）

檔案管理是事業單位管理體系當中的重要內容。社會發展的新時期，事業單位的檔案管理工作存在的問題逐步顯現，實現檔案管理工作的創新與改革，是社會發展新時期事業單位檔案管理發展的必然趨勢。事業單位應立足于自身發展的實際，對檔案管理流程進行優化，創新管理思路及管理方法，提升檔案管理人員的能力，進而為事業單位的高效化發展提供有力驅動。

一、新時期事業單位檔案管理現狀分析

（一）管理制度完善度不高

現階段，部分事業單位由于缺乏對檔案管理工作的重視，因而未能建立起相對完善的管理制度，導致檔案管理工作的開展缺乏規范性。檔案管理人員未實現對檔案管理資源的合理存儲，在安全意識不足的情況下，會導致有價值檔案文件丟失或損毀，會對事業單位的檔案管理成效產生影響。可事業單位在檔案外借管理方面的控制也不夠嚴格，存在檔案歸還不及時、歸還時資料難以保持完整性的問題，這些問題也會對檔案管理工作的開展帶來不利影響。

（二）檔案管理方式創新不足

近年來，科技不斷發展，事業單位應結合時代發展而進行檔案管理工作方式的創新。然而，部分事業單位缺乏創新意識，未對現代化信息技術進行有效利用，部分單位甚至沿用傳統的人工模式進行檔案管理，不僅會影響檔案管理工作的開展效率，還會限制檔案管理水平的提升。新時期背景下，事業單位的檔案信息數量激增，采用人工模式難以完成大規模信息的有效收集，且收集中存在失誤與錯漏問題，收集效率低下。因此，事業單位應合理進行現代化信息技術的有效應用，優化管理工具，創新管理方式，構建更加科學與高效的檔案管理模式。

（三）檔案信息利用率低下

對社會發展來說，檔案管理工作具有一定價值，事業單位的檔案信息可為社會的發展與穩定提供可靠的信息依據。然而，部分事業單位對檔案信息的開發與利用認識不夠充分，過于重視檔案的收集與存儲，未對有價值檔案信息進行統計與利用，未能發揮出檔案資料的信息利用價值，致使事業單位出現了檔案信息利用率低下的問題。

二、新時期事業單位檔案管理的創新思路及方法分析

（一）實現管理理念的創新，培養檔案管理意識

新時期背景下，為提升事業單位的檔案管理成效，首先要培養創新發展的管理理念，使檔案管理人員建立檔案管理意識，進而才可確保檔案管理工作的高效開展。事業單位應提高對檔案管理工作的重視，使檔案管理人員意識到本職工作的重要性，使之更加自主的投入檔案資料的收集與管理工作。同時，還應在單位內部進行檔案管理工作重要性的宣傳，提高所有員工對檔案資料價值的了解。通過這種樹立明確職責不斷創新的發展過程，在事業單位檔案管理體系的優良建設中會形成良好的發展形態。在一定程度上加強事業單位檔案管理的制度建設能夠促進其優良的發展，使得每位員工都能在科學的制度下完善自身的管理工作。

（二）更新管理模式、加強檔案管理制度的建立與完善

事業單位應對目前的管理模式進行優化，加強檔案管理制度的建立與完善。一方面要建立現代化管理制度，為管理工作的規范化與高效化開展奠定基礎。另一方面，應加強檔案管理責任制度的建立與實施，并加強制度落實，進一步提高檔案管理工作的規范性。此外，事業單位還應建立科學完善的績效考核機制，通過合理的獎懲調動檔案管理人員的工作積極性，進而為事業單位檔案管理工作目標的實現提供助力。

（三）科學制定培訓規劃、建立專業化檔案管理團隊

檔案管理工作的優質開展要求檔案管理人員具備專業管理能力，具備優秀的職業素養。因此，事業單位應制定科學的培訓規劃，注重于檔案管理人員的能力培養及素質提升，建立一支專業性強且綜合素質高的檔案管理團隊，推動事業單位檔案管理工作的創新發展。除了加強內部培養以外，事業單位也要積極開展社會中高素質人才的招聘，通過引入具備高新技術應用能力的員工來實現創新管理的重要發展，并要進行一定的崗前培訓來提高新員工對于崗位的適應能力，促使管理人員能夠在積極培訓的過程當中，充分了解和分析檔案管理工作，可在日后的工作中形成積極優良的工作作風。

（四）提高信息資源開發與利用力度

在新時期事業單位檔案管理的具體工作當中，不僅需要管理工作人員不斷加強和完善自身的管理理念，還需具備一定的工作態度，并要加大力度的對信息資源進行有效的開發使得信息資源能夠發揮其最大的利用價值，這就需要事業單位做到以下幾點：要綜合提高管理人員的工作積極性，使其能夠發揮自主能動性來分析事業單位檔案管理工作中的具體情況來實現工作的有效開展。在事業單位檔案管理工作中，要積極掌握工作的核心促使管理人員能夠依據信息資源的有效開發，在具體工作中不斷總結、不斷分析實現優化發展，綜合提升檔案管理的水平。

（五）加強檔案資料的安全管理

眾所周知，事業單位檔案管理的文件具有一定的私密性，因此做好具體的保密工作是管理人員應當具備的基本素質。這就要求我國事業單位要做到有效地加強和改善與檔案管理的保密性，建立檔案庫房且需將庫房和辦公室進行分離，并利用防盜門等提升檔案的保密性。利用網絡信息技術開展的檔案管理中，也要注重對網絡安全的管理，以此來提升事業單位檔案管理的安全性發展。

結語：在事業單位的發展趨勢來看，檔案管理工作的創新和發展是一項極為重要的環節。因此，在建設和完善檔案管理體系的過程之中，需要事業單位不斷的加深重視力度，通過管理措施的有效實行和改革，進一步完善檔案管理工作的高效展開，促使其使用價值的有效提升，為事業單位的發展做出有效的基礎保障。