計算機在會計領域的應用

于淋婷　趙浡琳

【摘? 要】隨著計算機在會計領域的普及和應用，計算機成為會計工作發展的方向。為了適應會計工作規范化、現代化的客觀要求，運用計算機管理成為會計工作發展的一個新的研究課題。本文主要對計算機系統在會計檔案管理中的應用以及會計電算化控制方式進行研究。

【關鍵詞】計算機;會計;應用管理

一、運用計算機管理會計檔案的特點

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。單位實行會計軟件以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。運用計算機管理會計檔案具有以下一些顯著特點：

1、運用計算機管理會計檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的數據及其他磁性介質或光盤存儲的數據。即會計檔案存儲的范圍和領域擴大了。

2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，才具有生命力。即會計檔案的調用需要一定的軟、硬件環境。

3、運用計算機管理會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。

4、運用計算機管理會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計檔案的安全性、完整性要求更高。

5、實行運用計算機管理會計檔案的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計檔案更需要科學地管理。

二、如何做好運用計算機管理會計檔案工作

為了更有效地做好運用計算機管理會計檔案工作，我們必須根據計算機管理會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

1、計算機管理會計檔案的收集。所謂計算機管理會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

2、計算機管理會計檔案的保存。由于計算機管理會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個電算化會計系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

此外，還應注意計算機管理會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議計算機管理會計檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。

3、計算機管理會計檔案的利用。即會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：（l）所調閱的會計檔案的版本號與當前會計軟件系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過計算機軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進行調閱即可;（2）所調閱的會計檔案的版本號與當前會計軟件系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的計算機系統，然后再進行調閱。

三、運用計算機會計檔案的整理與再利用

運用計算機整理會計檔案有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為單位決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位、本部門的過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范，改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用計算機會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現電算化會計檔案的再利用。

實行計算機管理會計檔案之后，除了日常的事務外，我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作，如計算機病毒的防范等問題。做好了以上工作，我們有理由相信運用計算機管理會計檔案的工作一定會更好。

四、會計電算化環境下新的會計信息處理方式和要求

與傳統的手工賬務系統相比，由于電算化條件下會計信息處理方式和流程發生了變化，使會計工作機制也發生了質的變化。傳統手工賬工作流程是：原始憑證→授權批準→財務審核→制單→經財務分工后登記日記賬、明細賬、總賬→手工賬試算平衡→報表編制→賬證表核對與控制。會計電算化工作流程是：原始憑證→授權批準→財務審核→對合格憑證進行憑證輸入（制單）→電算審核→計算機系統處理→賬表輸出。從以上工作流程可以看出，會計電算化與手工會計有很大的區別，在電算化條件下，會計信息系統是按計算機數據處理系統組織起來的，除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經濟業務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成，這種數據處理的集中性，使得傳統組織控制功能減弱。同時，由于會計信息系統是將輸入的數據集中存儲于一個數據庫文件中，根據程序設定的方式進行多重處理，多層次輸出所需要的會計信息，因此，會計信息系統中不區分總賬和明細賬、日記賬，這雖然使數據處理流程大為簡捷，但也使賬簿間的相互控制不復存在，使賬證核對、賬賬核對失去作用。因此，手工條件下行之有效的內部牽制網，在電算化條件下已難以發揮其作用，會計電算化內部控制出現了很多新問題，表現為：

1、計算機的使用要求企業加強會計核算的管理計算機的應用使過去反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等書面形式的會計資料減少了，有些甚至消失了。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，在每一項交易發生時，有關該項交易的信息由業務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，使原來在核算過程中進行的各種必要的審核工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。因此，電算化會計系統下的內部控制，增加了對計算機系統的管理，以及在此基礎上的對人、機系統的有效監督。

2、計算機的使用要求企業會計人員提高業務素質和道德素質電算化會計系統的應用，要求會計從業人員必須具備會計專業知識和計算機基礎知識，這是保證企業會計信息真實無誤的基礎。此外，由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，甚至能不留痕跡地篡改，數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據。利用計算機犯罪具有很大的隱蔽性，造成的危害和損失比手工會計系統更大，因此，電算化會計系統的內部控制難度高，需會計業務人員有較高的業務和道德素質。

五、我國電算化會計系統下的內部控制現狀

1、數據保密性、安全性差，致使非法篡改現象嚴重在一定條件下，企業會計數據是絕對秘密的。

作為財務軟件的加密，目前主要是對軟件系統而言，財務軟件公司只考慮自身的經濟利益，防止盜版，但對用戶會計數據保密性、安全性涉及不多。會計數據基本上是以一種開放式的關系數據庫格式保存。只要懂得這種數據庫操作，就能很方便進入賬套數據庫系統，從而進行非法篡改。

2、企業對系統日常維護能力差，會計人員電算化水平急待提高系統日常維護（系統操作維護）主要解決在日常操作中計算機硬件、軟件出現的故障。盡管計算機硬、軟件商家有較好的售后服務，但一些企業對計算機出現的一些故障，論其故障大小，都由商家維修，這必定會增加企業管理成本。并且，大多數會計從業人員只能進行一般的電算化操作，很難適應日常維護、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作，因此，會計人員電算化水平急待進一步提高。

六、計算機會計信息系統內部控制的應對方法

作為企業，首先應轉變觀念，及時調整，形成一套行之有效的內部控制制度。同時，在進行內部控制時要注意從企業全局出發，加強企業整體的宏觀調控。具體做法如下：

1、組織結構控制

企業實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應計算機會計系統的要求。企業可以按會計數據的不同形態，劃分為數據收集輸入組、數據處理組和會計信息分析組等組室;也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記帳、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。組織機構的設置必須適合企業的實際規模，符合企業總體經營目標，并且，應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分析。

2、電算化會計系統控制

這是企業內部控制的核心，企業應依據會計法和國家統一的會計控制規范，制定適合本企業的會計制度。

3、資產保護控制

就是對實物的采購、保管、發貨及銷售等各個環節進行限制接近、定期盤點、記錄保護、賬實核對、財產保險等控制。在實際工作中，現金、銀行存款、其他貨幣資金、有價證券和存貨等變現能力較強的資產必須限制無關人員直接接觸，貨幣資金的收支管理只能限于特定的出納員，支票等重要票據的簽發，必須是單位指定的負責人，存貨的實物保護可以有專職的倉庫保管員控制。達到保護單位資產的安全完整性，防止資產流失。

4、職工素質控制

必須加強員工的技能素質和道德素質。由于電算化會計系統對會計從業人員無論從技術上還是道德素質上有了更高的要求。所以，企業在招聘、使用、培養、獎懲等方面對職工的職業技能素質和職業道德素質要進行控制。

七、結語

隨著計算機技術在計算機會計信息系統中應用，正在極大地改變著當前的會計信息系統的工作方式，給計算機會計信息系統帶來了新的機遇和挑戰，同時也給計算機會計信息系統的內部控制帶來了許多新的問題和新的風險，使得計算機會計信息系統的組織管理控制、系統開發與維護制度、計算機操作制度、硬軟件控制、系統安全控制、系統文檔控制、計算機處理與數據文件的控制發生變化。因此，創新和完善計算機會計信息系統的內部控制制度已刻不容緩。

參考文獻：

[1]孫艷.淺談計算機會計信息系統[J].計算機與數字工程，2005（1）.

[2]論會計信息的相關性和可靠性[J].米小霞. 財會月刊.2009（35）

[3]鄭聞捷.計算機會計信息系統中的數據安全問題[J].財會研究，2007（4）.