試析中小企業信息系統項目管理實踐

劉丹丹

【摘? 要】基于政策支持和商業需求，信息化帶動工業化是社會發展趨勢。企業信息系統項目管理也成為企業發展中的重點內容。但是中小企業受人才、資金、技術、管理和經驗等因素的影響，在信息系統項目建設中需要應對諸多現實問題。為此，要結合中小企業發展實際，認真分析企業信息系統項目管理的有效措施。

【關鍵詞】中小企業;信息系統;項目管理

計算機信息系統集成項目管理在現代企業管理中發揮著關鍵作用，不斷優化計算機信息系統集成項目管理有利于企業管理工作的規范化建設，從而完善企業管理機制，促進企業平穩運營。所以，認真研究信息系統項目管理工作能夠提高管理水平，為企業發展保駕護航。

1計算機信息系統集成概述

1.1信息系統的內涵

信息系統集成項目中融合了諸多學科，是一個多協議、多廠商和面對多個應用的體系。計算機信息系統集成主要指采取有效措施實現計算機網絡技術與綜合布線系統結構化建設，促進多個分散設備、功能和信息的全面集成。如個人電腦運行中，可以此為基礎構建相互關聯的統一、協調系統，從而為資源共享奠定基礎，便于信息系統管理。計算機信息系統集成項目開發設計離不開功能集成、網絡集成和軟件界面集成技術的支持。系統建設中，要高度關注不同系統間的互聯和操作性能，注重各類設備和子系統間接口、協議和不同系統平臺、應用軟件等不同層面的集成問題，從而增強集成項目應用的可行性。

1.2信息系統集成項目的特點

1.2.1具有顯著的創造性

計算機信息系統集成可根據用戶的需求為用戶提供個性化的軟件及硬件產品，也可為用戶提供切實可行的方案，依據客戶要求創建系統。所以計算機信息系統集成項目具有較強的創造性。不同項目的特點有所不同，相同行業的不同項目，實施的過程也存在著顯著差異。

1.2.2技術性較強，穩定性較差

計算機信息系統集成項目具有顯著的技術性，會受到諸多因素的影響，如成員能力、責任意識和創造力等。集成項目自身的不穩定性與集成項目周期短，需要應用新技術有關，新技術與集成項目之間要經過長期的磨合，因此集成項目的不確定性也更為顯著。

2中小企業應用信息系統的積極作用

2.1改變中小企業信息處理方式

傳統的手工記賬模式下，會計核算工作中主要采用手工方式，部分數據需要多人完成核算工作。復雜數據信息的核算中，要消耗大量的時間和人力，由于其流程較多，容易在核算中出現錯誤。實現會計信息化建設后，現代信息技術替代了傳統方式。電腦自動計算也逐漸替代了大規模人工勞動，提高了會計信息處理效率，加強了數據處理的科學性與準確性。傳統工作中，處理數據的時間較長，而信息化時代背景下，僅需幾分鐘的時間，便可得到準確的運算結果。且信息化的記賬模式也便于保存。該信息化處理方式改變了傳統的會計數據處理方式，數據信息處理更加輕松、便捷。

2.2完善中小企業內部控制

會計發展期，人們普遍認為會計就是一種記賬的工具，忽略了會計與中小企業運營概況監督及相關信息搜集間的聯系。而在會計系統中，會計數據搜集的范圍較廣，計算機能夠更加便利地處理數據信息，從而使人們更加便捷地獲取數據，以扎實、充足的數據分析中小企業管理情況，提升中小企業內部控制水平。

3中小企業信息系統項目管理實踐

3.1項目管理

中小企業普遍存在產品和業務過于單一的局面，無法靈活地應對市場的變化。為規避潛在風險，企業管理人員以求穩為主，基于現有的業務尋求創新和突破。B企業了解到A單位將就C項業務開展招標工作，招標單位之一便是獲得承建權的DD管理系統。A單位建設和管理幾百個網點，受歷史原因的影響，有關業務管理需通過郵件和微信等方式溝通交流，人員驅動流程，信息資料相對分散，無法做出及時響應，傳統管理的弊端尤為顯著。為此，要切實加強業務管理工作的系統化和規范化建設。雙方很快便達成了合作意向，我方結合A單位提供的工作說明書和思維導圖開展了評估論證，論證中的初步結果顯示，如果達到客戶交付時間的要求，則需要外部資源共同協作，且完成后盈余較少，但是考慮到企業日后的發展，依然順利地簽訂了合同，并予以立項。

3.2因素/資產

事業環境因素與組織過程資產有利于項目的有序進行。事業環境通常涵蓋企業的工作地點、工作原理、制度要求、組織結構、人員素質、企業文化等。組織過程資產通常包括歷年積累后形成的流程、方法、方案等。

如今，我國的職能型組織最為常見，我方也采用了職能型組織形式。該組織結構中，員工績效考核和部門對涉及到的項目影響顯著。我方在長期研發中也建立起由多個開發規范、不同類型數據庫和OA組成的研發管理環境。不同交付文檔均設有固定的模板。風險管理和控制中，雖然具備一定的經驗，但是管理的有效性依然有待提升，如出現協調不暢問題時，僅可選擇逐級向領導報告，并向領導提出協調請求。我部門共有5個小組，a組是F系統開發的重要驅動力，b組主攻其他項目開發工作，c組的主要任務是設計，d組的任務是測試，e組的任務是部署和維護，如發生緊急情況，可協調b組或子公司協助。

3.3項目啟動

項目啟動需要在項目章程中明確總體要求，確定項目經理，識別干系人。根據客戶方的書面要求，項目共分為3個階段，不同階段均提出了明確的交付時間。拜訪客戶的過程中了解到，上級主管部門要負責DD管理系統的監管，涉及到客戶方面的兩家單位，6個部門和20多個環節，典型用戶數以千計，支持24小時全天候運行。該系統建設中需在業務部的帶領下，組織業務用戶編寫不同業務流程圖，指派專人做好項目的協調工作。

3.4項目實施

1）需求階段

需求是項目工作的重要前提，主要包括項目管理需求和產品需求。依據總體要求，我方應指派專人到現場開展需求調研，需求工程師或產品工程師要與項目經理積極配合。但是該資源無法及時到位，需對現場調研作另行安排。

需求階段要做好需求收集、需求分析、原型設計、需求驗證和需求確認等工作。到達現場后，客戶業務復雜度高，需求來源較多，部分模塊十分獨立，而部分模塊又有著密切聯系。后續需求對現有需求有著補充作用，這也影響了工作的進度，客戶較為擔心。為提高客戶的滿意度，全方位順應工期要求，我方增派了兩個開發員，成立了兩個小組，組織開展需求調研工作。增派工作人員后，短期內取得了理想效果。為提高工作效率，為后續工作爭取寬松的時間，分析需求的過程中，直接形成SDS文檔，且每個功能均有明確的輸入、過程和輸出等環節，文檔采取日更新形式，合并相關內容后，以工作群為平臺發回單位，從而為原型設計提供充足依據。如表述不夠清晰，則可在工作群中及時溝通和交流。

事業單位環境因素是重要的影響因素，此時依然沒有合適的資源組織開展原型設計工作。我方得知情況后立即安排開發和測試人員展開相關工作。產品原型展現了客戶的需求，這也是后續設計、開發和驗證工作有序進行的基礎。雖然我方對業務的理解不夠深入，與客戶在信息系統中并未形成共識，但是在長期的磨合中，順利完成了需求階段的工作，客戶認可了原型中體現的需求，順利地在需求文檔上簽字確認。

2）開發階段

該環節資源投入較大，管理過程復雜度較高，需求階段工作順利結束后，我方便結合需求進行了工資分解。分解后發現工作量超預期35%，依據資源配置計劃，工期可較預期長2個月左右，應向上級部門匯報情況，隨后由子公司協同做好一個模塊的工作。

該系統開發中需要完成數據庫設計、架構設計、后端接口開發、界面設計、前端設計和三方系統接口開發及系統測試等工作。在日常工作中，應使用SVN管理文檔，將所有需求、任務和BUG錄入禪道，且代碼版本管理工作中均采用gitlab，系統集成則采用jenkins，檢查代碼采用sonarqube，后端接口統一錄入wiki，設計規范和設計要求均以文檔形式入庫保存。

開發過程中，參與成員的人數有限，各項工作均符合規范要求，而前端人員開發時，前后端人員存在矛盾沖突，需求和原型中出現的問題日益明顯。由于項目優先級的影響，部門向項目組增派了若干項目成員，受知識儲備的影響，需求和原型也受到了較大質疑。隨后，新加入的成員選擇集體退出，模塊開發和維護的秩序受到干擾。交付前一個月，談及子公司協同模塊，發現其處于停滯狀態，系統研發走入僵局。上級召開了多次會議，進行協同安排，子公司方才派出救援力量。但是由于對業務原型的理解不夠準確，加劇了語言沖突。在多方共同努力下，按照客戶要求的時間基本完成了系統的開發測試工作。

3）驗收上線

驗收過程是展示交付成果和凸顯項目團體價值的過程。該階段與開發階段的工作交叉重疊，前期需每月更新版本，后期則需每周更新版本，使客戶產生更加優良的體驗，做出完善的功能評價。客戶反饋需由運維人員提交到禪道當中。審查客戶反饋的過程中發現，客戶與我方對范圍邊界有著不同的理解，業務范圍持續增加，但是深度邊界并未形成一致意見，問題大面積蔓延。多次溝通和修改后，客戶大體認同滿足上線條件，且在規定時間準時上線。

3.5項目總結

該項目歷經曲折和考驗，曾經陷入無法繼續的困境，最終成功交付，這其中也有很多值得總結的經驗。

企業管理人員過于重視結果而忽視過程，資源支持和管理授權不到位。職能型組織對項目經理管理權力和管理方法具有限制作用，無法構建完善的管理團隊。成本與工期的限制，影響了資源儲備，無法順應項目的需求，不利于后期工作的順利進行。項目團隊在專業知識儲備上存在明顯不足，無法正確理解業務的關聯性，且知識儲備不對稱現象較為普遍，有些客戶認為已經講得很清楚，但是我方的理解依然存在障礙。業務主管部門主管的項目在信息系統管理的儲備有待提升，無法短時間內達成共識。初期沒有達成需求變更共識，后期建立的變更流程也未受到應有的重視。

再者，需求階段的工作主要交給開發人員，輸出的文檔中專業術語較多，客戶雖然認為需求完整，但無法理解內容。兩個需求小組各自為政，信息不對稱現象嚴重，并未充分考慮關鍵干系人的需求與影響。收集需求的過程中，干系人繁忙，驗收測試時，提出異議后工作進展相對遲緩。原型設計工作主要由開發測試人員完成，由于知識儲備存在明顯不足，且工期緊張，所以部分原型內容采取貼圖的形式展現，無法彰顯業務邏輯，不利于后續工作的順利進行。

4中小企業應用信息系統的有效策略

為不斷提高中小企業信息化管理及信息系統管理水平，加強信息系統建設和應用，應采取切實可行的策略措施。

4.1正確認識信息管理系統，重視系統建設

中小企業發展中，信息管理系統的影響尤為明顯。現階段，中小企業經營，傳統觀念根深蒂固，企業對管理系統認知不夠準確，為促進中小企業運營，企業負責人務必正確認識信息管理系統，理解企業建立信息管理系統在企業發展中的積極作用，同時高度關注信息管理系統建設。另外，為解決信息管理系統建設并未充分發揮其作用的問題，中小企業應立足業務需求，創建與自身發展相適應的信息管理系統。在科學規劃的過程中，加強信息管理系統建設。為提升信息管理系統建設的科學性和實效性，硬件與軟件系統建設需同時展開，且具備信息收集、數據分析和業務管理等多項功能，以此確保中小企業的經營效益。

4.2加強信息系統基礎建設

信息系統運行平臺是信息系統中的重要硬件系統。網絡平臺對于信息傳遞及用戶接入有著不可忽視的作用。硬件系統是信息系統發揮作用和價值的基礎。因此，信息系統管理中也要高度重視硬件基礎設施的管理，且按照既定標準歸類統一、定期維護和更新。另外，不同企業的組織結構有所不同，信息系統需求也存在較大的差異。企業如存在管理要求不明確的部分，可基于科學的信息系統加強組織架構和業務流程的規范化管理。

4.3完善信息系統管理

應用信息系統是中小企業信息化管理的有效措施，不斷提升信息化管理水平，全方位應用信息系統，方可促進企業的信息化建設與管理。信息系統管理通常體現在信息系統管理者的專業水平及綜合素質層面。中小企業務必高度關注和重視信息系統管理人員在企業的作用與價值，不斷培養優秀的信息系統人才。此外，使用者的素質也尤為重要，計算機普及的速度明顯加快，范圍也隨之擴大，嫻熟地應用計算機已經成為諸多行業對人才的基本要求。偏遠地區的中小企業要理性地認識這一點，其也是人才引進的重要標準，建立切實可行的培訓機制。只有企業能夠更好地應用信息系統后，方可顯著提高中小企業管理中信息系統管理水平。

4.4加強人才隊伍建設

現如今，企業間的競爭主要是人才方面的競爭，中小企業的經營與發展中尤其如此。人才隊伍建設能夠顯著增強中小企業的市場競爭力和企業軟實力，使企業以更好的姿態面對激烈的市場競爭。

我國信息化人才儲備與信息管理系統應用無法適應，為此，中小企業在經營發展中，要將重點放在信息化人才隊伍的建設上，高度重視員工的信息化培訓，組織開展信息化交流。在組織員工系統學習理論知識的同時，也要全方位提升其信息化技能，加強企業人才的信息技術應用能力，從而更好地滿足信息管理系統運行要求，更加深入和全面地展現信息管理系統的獨特優勢，為中小企業發展奠定堅實的基礎。與此同時，積極引入高素質人才，以此解決企業信息化人才隊伍建設中的問題。引入信息化人才，以先進的信息化技術提高其他人員的信息化水平，這也成為了企業信息化人才隊伍建設的有效途徑，為企業發展提供充足的人才支持。

5結束語

社會主義市場經濟快速發展，中小企業是市場經濟中的重要一環，同時也是市場經濟改革中不可忽視的一部分。中小企業應跟隨市場的需求，為用戶和潛在用戶提供個性化的產品和服務，以創造更高的經濟效益和社會效益。但是經濟發展日益復雜，國家加大了宏觀調控力度，中小企業經營中也需要應對諸多的困境和挑戰，市場競爭呈現白熱化趨勢，市場環境的多變性明顯增強。此時，要切實加強企業管理，優化信息系統項目管理水平，并以此為基礎，更加積極地應對市場競爭。

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