信息化檔案在電網運行管理中的應用

張紅燕

摘要：電力運行檢修檔案管理是電網運行管理中的重要一環，具有重要的歷史憑證價值和信息利用參考價值，是企業可持續發展戰略的有效抓手，促進了企業精細化管理，提高核心競爭力。而積極推進信息化建設，將先進的信息化手段與檔案管理相融合，能夠極大釋放檔案信息價值，提高檔案管理水平，更好地為電網運行服務。

關鍵詞：信息化檔案;電網運行;應用

引言

現如今，檔案信息化管理為各行各業提供了快捷的服務。在大數據視角下，檔案信息化管理推翻了傳統管理模式的局限性，管理系統越來越完整，滿足了當前檔案管理的需求。但在這一發展過程中，也存在很多問題有待解決，就此我們展開討論，以實現檔案信息化管理更加高效與精確。

1、電力檔案管理中存在的問題

1.1、檔案管理標準化、規范化程度低

隨著電力工程項目的增多、部門分工的細化、大量新技術的應用，檔案管理難度也在不斷加大，然而檔案管理仍沿用傳統模式，規章制度滯后于電力企業的業務發展，檔案服務難以適應業務需要，尤其是疏于標準化管理，保管隨意，調用困難，監督不嚴。而且檔案管理理論研究與電力實務脫節，使得電力企業檔案管理效率低下，跟不上電力工程業務發展速度。

1.2、檔案管理網絡未落實到位

隨著電力事業的發展，電網企業對檔案管理也提出了新的更高的要求，制定了相關的管理制度，例如《電網公司檔案工作評估辦法》《電網公司檔案管理辦法》《電網公司檔案管理工作規定》等。檔案管理的地位也有所提高，建立了以企業領導為主管、檔案管理部門負責人分管、檔案員具體負責、兼職檔案員協助管理的四級檔案管理網絡，然而這些并未落實到位。與主營業務相比，檔案設施建設的投入依然較少，難以充分滿足檔案管理需要;并且企業領導對檔案管理工作的重視程度不夠，兼職檔案員積極性不高、工作效率低等，反映出企業的檔案管理意識不強，思想上不夠重視[1]。

2、借助信息化技術提升檔案管理水平

2.1、強化檔案信息化建設

建立以檔案部門為主導、各部門特別是生產管理部門密切配合的集中統一管理的檔案資源管理架構。公司積極開展設備檢修管理系統平臺和檔案工作系統融合管理的實踐工作，創新設備檔案的管理方式，運用先進科技技術對超特高壓電網的重要設備檔案進行全過程管控，設備檢修管理人員負責現場收集更新的設備檢修記錄、圖紙、設備出廠資料、檢測試驗報告、技術臺賬、巡視報告、隱患和缺陷等設備信息，確保設備資料齊全完整。公司檔案管理人員對設備檢修檔案進行數據采集、元數據錄入及儲存。借助先進的科技手段，實現設備檢修檔案的分類儲存、快速檢索和調取。實現設備檢修檔案從基建到運維檢修全過程管理的要求。

2.2、優化語義的轉化與排序

語義轉換功能是信息技術發展背景下生成的先進的數據處理方式，優化語義轉換功能是保證檔案能夠被有效利用的前提，它的主要功能具體體現在如下幾個方面： 一是拓展檢索。在查閱檔案時，輸入查找的詞匯后，引入歧義消除技術可以判斷其含義，延伸到相關聯的詞匯; 二是完善檢索。能夠正確篩選出檢索信息，避免查到的信息偏離主旨，從而保證工作效率;三是總結評價。通過對所查詢到的結果進行分析，總結其與輸入詞匯的關聯度，考核所查詢結果是否可靠準確，實現系統實時更新。由于檔案信息量龐大，實時優化語義轉換功能，能夠對檢索質量做出保障，也能夠提高工作效率，這樣一來，只要輸入簡單的詞匯就能查找到想要的信息，使服務更人性化。優化排序過程也同樣是實現檔案智能化管理的重要條件，在引入語義功能的基礎上，不僅能從系統中找到檢索內容，也同樣能搜索到與它意義相近或相關聯的詞匯，系統的優化使檢索信息更加全面[2]。

2.3、全面構建檔案數字化管理標準，保障檔案歸檔高效性

對于電力設計檔案而言，檔案形式的差異決定了標準的不同。針對數字化檔案，在管理過程中，要以國家以及國際標準為依托，結合行業標準，保障數字化檔案科學管理的實現。具體講，主要包含數字檔案的編碼標準、數字檔案文件管理標準、歸檔完成的電子文件的整理原則、格式轉換機制以及電子文件歸檔技術要求與規范等。從本質上講，數字檔案管理標準使得檔案數字化工作獲得了根本依據[3]。

2.4、立足全程控制，強化早期介入

傳統檔案管理把工作重點放在檔案資料形成以后，由于沒有早期介入，僅靠末端管理，難以保證檔案的完整性和系統性，這樣檔案的利用價值必定降低。針對傳統管理模式的不足，應建立全過程檔案管理機制，即在檔案資料形成前就介入管理，向業務部門或職能部門提出檔案的具體要求，并在整個過程中加以監督和指導。通過落實檔案責任制，讓電力企業中與檔案相關的每一個人及每個部門都清楚自己承擔的責任，從而確保檔案的完整和系統。為了提升電力企業員工、部門對檔案管理的參與性，應將檔案管理流程與企業業務流程相融合、銜接，以增強檔案工作的交互性。

2.5、完善安全體系保障建設的長效機制

安全保障始終是電網檢修管理工作的重中之重，防治結合，重點在于做好防范部署，做到防患于未然。1.提高檔案人員安全防范意識，加強宣傳培訓，做好檔案的保密宣傳，同時加強現場檔案安全管理，做到檔案安全責任落實，現場檢修資料的及時收集完整、安全存放，防止資料遺失、破壞，信息管理系統賬號及時更新保護，防止信息外泄。2.貫徹落實公司關于信息安全防護管理條例，建立從上到下的信息安全管控體系。細化信息等級保密區分，明確內外網使用范圍，涉密信息不得通過外網網絡及移動硬盤等傳送儲存，定期做好數據備份，保障信息安全[4]。

2.6、基于大數據與云服務，全面提升檔案信息服務水平

面對電力行業的不斷發展，電力設計檔案資源規模與數量不斷擴大，內容豐富，實用性更加突出，因此，可以發揮大數據以及云服務等先進技術的優勢，強化檔案信息服務水平的提升。一方面，要重視對電力設計檔案資源進行整合，加強組織與協同，依托關聯性技術，實現數字檔案的全方位融合，以用戶需求為基礎，發揮數據挖掘技術的作用，擴大檔案資源組織與開發，加快構建更具專題性的檔案資源庫。另一方面，對檔案信息服務模式進行優化，可以以大數據為依托，構建云服務平臺，突破檔案資源利用在時間以及空間上的束縛，發揮可視化平臺的作用，強化將設計項目全過程的集中展示，為用戶提供更加全方位的檔案信息[5]。

2.7、運用云存儲和云服務提高檔案利用率

隨著大數據技術和云計算技術的廣泛應用，檔案管理工作也要實現質的飛躍，提高其管理效率，要積極引入云存儲的技術，做好海量檔案資料的網絡空間存儲，例如建立云端存儲庫或數據庫，定制云存儲服務器，實現資料的上傳和保密，提高檔案處理能力。其次，采用云服務技術，提高檔案資料的利用效率，提高檔案管理水平。

結束語

檔案管理人員在今后的工作和學習中，要更加努力，發揮自己的特長，努力提高檔案專業理論水平和工作技能，不斷提高政治理論水平和現代企業管理技能，認真學習外語、計算機知識。為企業建設、為祖國的電力事業作出更大的貢獻。

參考文獻：

[1]李惠俊.新形勢下加強電力企業檔案現代化管理的思考[J].技術與市場，2019，26（12）：217-218.

[2]呂海清.智慧城市背景下城建檔案管理研究[J].辦公室業務，2019（23）：112+114.

[3]周珺.新時期電力企業下如何做好檔案管理的保密工作[J].營銷界，2019（48）：241+243.

[4]王朋，楊本云，隋東陽.電網示范工程建設路線圖[J].項目管理評論，2019（06）：72-75.

[5]廖秀梅.電力企業檔案數字化質量與安全保障研究[J].企業改革與管理，2019（22）：18+21.