探索軌道交通工程檔案現(xiàn)代化管理

楊刈奇

（中鐵第五勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司檔案館 北京 102600）

引言

檔案是對(duì)科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)活動(dòng)的重要記錄，具有很高的再利用價(jià)值。在新時(shí)期新的形勢(shì)下，隨著我國(guó)大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略以及互聯(lián)網(wǎng)的持續(xù)推進(jìn)，國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)由高速度向高質(zhì)量發(fā)展的轉(zhuǎn)變，城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐加快，大中型城市人口不斷增加，城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，城市建設(shè)突飛猛進(jìn)，客運(yùn)量與運(yùn)能的矛盾較為突出，加快發(fā)展軌道交通工程日趨緊迫，大力發(fā)展軌道交通工程過(guò)程中隨之產(chǎn)生大量的檔案，這些檔案對(duì)于城市軌道交通以及城市持續(xù)發(fā)展非常重要，隨著科技的不斷進(jìn)步和知識(shí)更新，檔案管理工作逐漸引入了現(xiàn)代化設(shè)備，使檔案管理方法、開發(fā)和利用等各個(gè)方面都發(fā)生了巨大變化，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化創(chuàng)新，出現(xiàn)了新的發(fā)展方向。我們必須高度重視和加大對(duì)軌道交通工程檔案的有效管理。

1 軌道交通工程資料歸檔存在的問(wèn)題

1.1 軌道交通工程資料歸檔準(zhǔn)確性、完整性難以保證

軌道交通工程在建設(shè)過(guò)程中，呈現(xiàn)長(zhǎng)周期、多階段、多專業(yè)以及多類別等多元化特點(diǎn)。工程建設(shè)資料收集、移交涉及的人多、面廣、程序復(fù)雜，資料多部門保管、多處保存，歸檔不及時(shí)導(dǎo)致資料缺失；有些部門沒(méi)有較完善的歸檔制度，有些人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)資料漏歸、少歸、甚至是不歸的現(xiàn)象。

1.2 軌道交通工程資料歸檔管理不規(guī)范

軌道交通工程資料歸檔管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是管理制度不完善，各部門各專業(yè)的管理方式差異較大；二是檔案資料沒(méi)有實(shí)行專人保管，多人經(jīng)手，資料比較混亂，甚至缺失。三是對(duì)資料歸檔意識(shí)淡薄，很多重要資料缺失，少歸漏歸。四是設(shè)計(jì)資料版本多，施工圖變更幾次的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)，歸檔版本容易混亂。

1.3 軌道交通檔案開發(fā)利用率低

軌道交通檔案開發(fā)利用率不高主要是歸檔文件受專業(yè)限制，分塊化、專業(yè)化比較明顯，查閱一處信息需調(diào)閱多份檔案，十分不便，如查閱線路平面圖，沒(méi)有管線的相關(guān)資料，查閱污水管線遷改平面圖，沒(méi)有燃?xì)狻⒔o水及電力等管線遷改資料；軌道交通工程歸檔底圖有的經(jīng)多次查閱破損不全，有些底圖存放環(huán)境比較差，底圖紙張泛黃、發(fā)脆，不便繼續(xù)查閱利用；個(gè)別項(xiàng)目歸檔不完整，后期開發(fā)和利用價(jià)值大大降低。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)滯后，網(wǎng)上查閱體系不夠完善，不便查閱利用，以上種種因素使軌道交通檔案利用率大大降低[1]。

2 加強(qiáng)軌道交通工程檔案管理質(zhì)量

2.1 加強(qiáng)歸檔資料管理制度完善

結(jié)合設(shè)計(jì)單位工作情況，依據(jù)《檔案管理辦法》制定《檔案管理實(shí)施細(xì)則》，在細(xì)則中明確資料管理、歸檔流程、保管措施、查閱要求，完善檔案的收集、整編、歸檔、借閱、保管、銷毀等基本程序和要求，重點(diǎn)對(duì)資料收集工作作出詳細(xì)規(guī)定，確保檔案管理工作有章可循。將檔案管理工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理考核體系，使歸檔工作和工程建設(shè)同步實(shí)施、同步歸檔、同步考核，達(dá)到檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的目標(biāo)。

2.2 加強(qiáng)歸檔資料的規(guī)范管理

加強(qiáng)資料管理基礎(chǔ)隊(duì)伍建設(shè)，各專業(yè)配置相對(duì)長(zhǎng)期固定的資料管理人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期參加行業(yè)的技術(shù)交流，不斷提高資料管理人員的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力。

明確各專業(yè)資料管理人員職責(zé)，加強(qiáng)資料收集、整編管理，并滿足數(shù)字化要求，對(duì)查閱、修改、錄入實(shí)行嚴(yán)格管控，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，及時(shí)主動(dòng)、準(zhǔn)確完整地進(jìn)行資料整編歸檔，最大程度上減少漏歸、不歸等問(wèn)題。

檔案歸口管理部門適時(shí)進(jìn)行檢查指導(dǎo)，形成有效的過(guò)程監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)帶有普遍性的問(wèn)題，及時(shí)組織集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷解決隨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，努力提高歸檔質(zhì)量。

2.3 歸檔資料規(guī)范存檔

按照各個(gè)城市《軌道交通工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，文件要分類存放，按項(xiàng)目、工點(diǎn)、設(shè)計(jì)階段、專業(yè)劃分為若干個(gè)單位（盒），再分盒、分柜存放。每個(gè)資料盒內(nèi)放置目錄，每個(gè)柜架上有類別清單，盒內(nèi)目錄與電子目錄完全相對(duì)應(yīng)。按類別建立目錄樹，通過(guò)目錄樹查詢電子目錄，準(zhǔn)確、快速找到資料的所在位置[2]。

3 提升軌道交通工程檔案現(xiàn)代化管理的探索

3.1 軌道交通工程檔案管理人員專業(yè)化

各專業(yè)資料管理人員實(shí)行固定的專職化管理，管理人員熟知軌道交通工程資料的收集、整編、歸檔、保管、借閱等基本流程和要求，考核通過(guò)后持證上崗。探索引進(jìn)檔案專業(yè)管理人才，為軌道交通工程檔案管理注入新鮮的專業(yè)力量，不斷提高檔案管理水平、開發(fā)提升檔案利用工作。不斷培養(yǎng)提升檔案管理人員現(xiàn)代化意識(shí)，提高專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，熟練掌握現(xiàn)代化知識(shí)運(yùn)用能力，具備創(chuàng)新精神，不斷提高管理方法和途徑，使檔案管理工作能夠符合時(shí)代發(fā)展的需要[3]。

3.2 軌道交通工程檔案歸檔規(guī)范化

軌道交通工程資料管理符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，探索復(fù)雜的軌道交通工程資料按項(xiàng)目、工點(diǎn)、分階段、分專業(yè)收集整理的管理辦法，提高資料完整性和準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)遺漏和雜亂無(wú)章的現(xiàn)象，提高調(diào)閱和查詢服務(wù)水平。軌道交通工程歸檔管理符合程序化要求，各專業(yè)部門保管的資料在歸檔前進(jìn)行全面的認(rèn)真的檢查核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后分門別類整編、裝盒、錄入系統(tǒng)，這個(gè)過(guò)程作為歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，并固定下來(lái)形成制度或傳統(tǒng)。

軌道交通工程資料管理符合制度化要求，軌道交通工程有一定的獨(dú)特性，與其它工程檔案所形成的資料有一定的不同，軌道交通工程資料多、雜、形成時(shí)間跨度長(zhǎng)，對(duì)資料的成套性、專業(yè)性要求高，補(bǔ)充修改內(nèi)容多變，如：施工過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生變更，多次修改施工圖文件，變更設(shè)計(jì)版本較多。探索資料收集、整編、歸檔明確項(xiàng)目專人負(fù)責(zé)制，盡量使原設(shè)計(jì)人員參與歸檔工作，積極采用信息化手段實(shí)現(xiàn)從文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過(guò)程的數(shù)字化。資料收集全程由兼職檔案員密切配合，保證檔案歸檔管理科學(xué)規(guī)范。

3.3 軌道交通工程檔案管理歸檔資料信息化

在新時(shí)代，軌道交通工程檔案管理，雖然也運(yùn)用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但大多還是采用傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式，這種方式不但工作量大，也不利于檔案開發(fā)利用。在數(shù)字化過(guò)程中，積極探索建立精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)等現(xiàn)代與互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)的存儲(chǔ)方式，使查閱、瀏覽更加便捷，也可實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)配合加強(qiáng)維護(hù)管理，確保數(shù)據(jù)安全可靠，不斷提高檔案的利用效率[4]。

3.4 軌道交通工程檔案查閱管理網(wǎng)絡(luò)化

一是加快網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)現(xiàn)代化，完善檔案網(wǎng)上查閱系統(tǒng)，設(shè)置分級(jí)查閱權(quán)限，最大限度的服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及技術(shù)管理工作。二是加快數(shù)字化整備，對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備進(jìn)行合理的配置，投入一定的人力物力，對(duì)原有的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，盡早讓死檔變活檔。三是全部實(shí)施網(wǎng)上簽名，采用帶電子簽名的電子文件歸檔，避免蠟紙底圖不方便存儲(chǔ)及查閱利用的缺點(diǎn)，大大增加工作效率又節(jié)能環(huán)保[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

軌道交通工程檔案歸檔是一個(gè)既繁瑣復(fù)雜又需要細(xì)致工作的過(guò)程，需要各專業(yè)人員協(xié)同努力，共同完成，才能不斷提高歸檔水平和質(zhì)量。探索通過(guò)人員專職化、創(chuàng)新管理方法、提升數(shù)據(jù)管理服務(wù)水平、硬件添置改造等手段，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不斷提升檔案管理水平和服務(wù)水平，為我國(guó)的軌道交通事業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)有力的保障。