基于OA技術的實驗室試劑耗材采購管理系統設計

賈麗華

[摘 要] 通過分析梳理陜西省食品藥品監督檢驗研究院實驗用品及耗材采購的現狀和問題，根據《陜西省政府采購管理暫行辦法》《陜西省財政廳關于印發〈2018年陜西省省級單位政府集中采購目錄和采購限額標準〉的通知》等有關規定，結合我院近年來在實驗用品采購工作中的實踐，以完善管理制度、健全內控組織體系、設立采購論證環節、采購信息化管理和設置廉政監督崗等方面為切入點，探討建立加強實驗用品采購管理程序規范化的措施，更好地防范實驗用品采購工作的廉政風險，滿足我院日常監督檢驗工作及科研發展的需求。

[關鍵詞] 試劑耗材；采購管理；規范化；OA

中圖分類號：G311 文獻標識碼：A

對于主要從事化學、生物、微生物等領域檢驗、研究的專門機構而言，試劑耗材是實驗室正常運轉的重要物質支撐之一，是現代實驗室質量管理中人、機、料、法、環中的關鍵項之一。通常意義上，試劑耗材是業內一個籠統的稱謂，在檢驗機構實際運轉中，除了化學試劑、生物制品制劑、各種實驗耗材之外，還會包含對照品、標準品、培養基、實驗動物及飼墊料、實驗用氣、實驗用水等消耗性物資。試劑耗材存在采購需求產生較零散、品類繁雜、采購時限短、單次采購量小、頻次高、大多數單價較低、監管難度較大等特點，在傳統管理模式中是長期存在的管理難點。依靠目前成熟的OA技術，建立覆蓋全機構的電子化試劑耗材采購管理系統，依據相關政策和機構內程序規定搭建流轉路徑，賦予不同管理者適宜的權限，收錄詳細的供應商資料和產品參數價格信息，實現采購全過程的動態化管理，多點監控，違規預警報警，模糊查詢、分類統計、對采購申請、采購審批、采購方式選擇、驗貨出庫、票據報銷等環節進行網絡一體化管理，初步達到試劑耗材采購管理規范化、數字化、統計查詢自動化的目的，向實驗室規范化管理邁進重要的一步，同時也為進一步加強廉政風險防控提出了有效措施。

一、需求分析

（一）政策規定

陜西省食品藥品監督檢驗研究院是國家法定對食品藥品進行監督檢驗，為食品藥品監管工作提供技術支撐的機構[1]。實驗用品及耗材是我院開展日常監督檢驗工作和進行科學研究的技術保障和物質基礎。但實驗用品采購耗資大、管理成本高、流程復雜、環節眾多以及存在廉政風險問題，這些不利因素深刻影響著我院日常工作開展。因此規范和優化實驗室試劑耗材采購管理程序是我院提高管理效率，降低運營成本，保障日常檢驗及科研工作正常開展的重要工作內容。

（二）實驗需求

基于安全生產和減輕管理負擔、避免浪費的考慮，目前各檢驗檢測研究機構的實驗室基本保持低庫存或零庫存運行，同時，順應快速高效檢驗的市場需求，各檢驗機構均對檢測流程有嚴格的時限規定。以國家食品藥品監督管理總局年度下達的國家級藥品抽驗任務為例，要求檢品的實驗環節在21個工作日內完成并出具檢驗報告書。通常每個檢品的檢驗標準中規定的檢項在5-8種范圍內，一般還包括液相、氣相、原子吸收、原子熒光等流程較長、前處理較復雜、操作精準度要求較高的檢驗項目，為求得到準確結果，很多實驗環節需要反復操作，這就要求采購人員提供盡量詳細的市場和產品信息供實驗人員選擇，采購之前再三和申購人員核實需求產品的品牌規格等各項要求，從而順利購買到符合實驗需求的試劑耗材并盡量縮短采購時間。

（三）廉政風險

整個采購鏈條，從申購人、使用者，到采購員、審批者都存在廉政風險。比如采購需求的切合實際程度，采購品級數量和實際需求的相符程度，使用過程中的節約、維護和記錄，剩余試劑耗材的管理，借用調撥、啟用報廢的審批，供應商和產品的選擇，價格、貨期、服務的綜合考量，采購方式的具體執行等等。采購效率和廉政安全在某種程度上是一對矛盾，如何做到避免廉政風險同時準確高效地完成采購任務是需要在制度設計和具體操作環節充分考慮并嚴格執行的命題。單純追求高時效采購就要盡量減少采購流程環節且不過多考慮價格，保證廉政安全就要層層審批，分權制衡，相互監督，全程監控，在實際工作中需要統籌兼顧，不能偏廢任何一端[2]。傳統采購工作運行模式中，流轉過程需要相當長度的時間，要求環節中各責任人在相對固定的場所辦公，一旦某個或某些環節責任人因出差開會等原因不在原辦公地點時，采購工作就會不得不暫緩等待，即便每個節點的責任人都在其辦公地點也不能保證每個采購任務都能第一時間進行審批和處理，環節越多，耗時越長。在這種情況下，整個流程的設計和執行常年以來都是困擾機構和相關人員的一個難題，OA技術，即辦公自動化技術的普遍應用在一定程度上能夠起到大大緩解矛盾的作用[3]。

二、系統設計

（一）責權設定

立足相關法律法規政策要求，結合本單位實驗工作實際情況，我院修訂了供應品采購管理制度，明確了各部門各層級相應的主導和審批管理權限，從提出申購需求到采購實施到驗收支付，每個環節均由主導人、審批人（或小組或機構）、監督人（或機構）組成，其中審批人均為該環節承擔科室的分管院領導或院級辦公會議。制度明確了以金額劃分的試劑耗材采購分級審批管理機制。單筆或批量采購金額在0.5萬元以下者由分管該實驗科室的院領導和分管后勤中心的院領導負責審批；單筆或批量采購金額在0.5-1萬元（含1萬元）之間時，由分管該實驗科室的院領導和分管后勤中心的院領導審核，院主要領導審批；單筆或批量采購金額在1-5萬元（含5萬元）之間時，由分管該實驗科室的院領導和分管后勤中心的院領導審核，院長辦公會研究決定；單筆或批量采購超過5萬元，由分管該實驗科室的院領導和分管后勤中心的院領導審核，提請院務會研究決定。按照金額劃分，具體的采購方式規定為：單價或批量采購在10萬元以下（含10萬元），以詢價的方式實施采購；10萬元—30萬元（不含30萬元），以競爭性磋商或競爭性談判的方式實施采購；30萬元以上（含30萬元），委托招標代理公司組織實施采購。10萬元以上的采購項目須在院門戶網站公告滿3個工作日，公告內容應包括：項目名稱，經費預算，資格要求，采購方式（競爭性談判、競爭性磋商、詢價）等，如采用單一來源采購須聲明原因，擬定的唯一供應商名稱、地址。參與響應的合格供應商不得少于3家，采購小組（或競爭性談判、磋商小組）成員應包括后勤中心、紀檢、使用部門人員，成交公告在上述網站公示1個工作日以上。

（二）預算管理

科學、準確的采購預算是提高試劑耗材采購管理成效的基礎性工作。為增強采購工作整體的計劃性，兼顧實際需求的時效性、不確定性，我院后勤保障服務中心在年初時對上一年度所有采購支出分類分科室分供應商進行統計匯總，對數據進行分析，結合年度任務具體內容生成分析報告，再對照上上年度的匯總結果，找出上年度采購額、采購量的變動原因，分析判斷其合理性，針對不合理的采購或使用、管理行為提出建議和改進措施。在編報年度試劑耗材采購預算時，要結合下年度工作任務計劃情況，在上年度和本年度開支基礎上有根據地進行推算，參照《財政部關于印發〈政府采購品目分類目錄〉的通知》《陜西省省級政府集中采購目錄及限額標準》，對上報的需求數據進行梳理、分類、統計各品目試劑耗材的年度需求量，同品目試劑耗材的年度采購量達到限額或公開招標數額標準的，則依法依規按照政府采購的相關規定組織采購。

（三）OA系統設計

1.審批流程

2.流程說明

三、結語

實驗用品及耗材的采購需要綜合考慮多種因素，是一種規范化、標準化及程序化的不斷探索和優化的過程，向管理要效益，從管理出規范，形成良性運轉模式會對我院檢驗技術及科研水平產生極大促進作用，為食品藥品檢驗工作順利開展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]賀燕，楊滔，彭詩富.食品微生物實驗室試劑耗材的質量控制[J].食品與機械，2016（8）：67-70.

[2]譚斌，黃建安.研究型實驗室耗材采購與管理的思考[J].實驗室研究與探索，2008，27（3）：154-156.

[3]陳潤生.對常用耗材供應商資質管理的思考[J]. 中國醫學裝備，2012（1）：54-56.