淺談審計機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)舉措

羅曉芳

【摘? 要】近年來，隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展，科技水平的日益提高，各級黨委、政府對檔案管理工作的重視程度也日趨提高。南京市建鄴區(qū)從上自下各級領(lǐng)導(dǎo)均將檔案工作擺在突出地位，是全國率先獲得“全國示范數(shù)字檔案館”、集中式“全國示范數(shù)字檔案室”“雙示范”的地區(qū)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;現(xiàn)代化

引言

南京市建鄴區(qū)審計局以此為契機，不斷強化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，為審計機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)積累了諸多寶貴的經(jīng)驗，具備著綜合性的影響意義，以及廣泛性的參考借鑒價值。

1.審計機關(guān)檔案工作的特殊性

1.1專業(yè)性特點

在現(xiàn)代審計工作開展過程中，審計監(jiān)督工作環(huán)節(jié)的實施過程具備表現(xiàn)程度鮮明的特殊性質(zhì)。與此同時，審計監(jiān)督工作環(huán)節(jié)開展過程中涉及的各類記錄信息，以及相關(guān)工作情況都需要在審計檔案數(shù)據(jù)信息資料之中加以反映，由此可以知道，針對審計檔案數(shù)據(jù)信息資料開展的管理工作，具備著穩(wěn)定且鮮明的專業(yè)性特點。在具體推進的審計機關(guān)檔案管理工作過程中，針對各類檔案文件資料開展的歸檔工作環(huán)節(jié)、整理工作環(huán)節(jié)，以及針對審計文檔開展的制作環(huán)節(jié)，都需要嚴格遵照執(zhí)行相關(guān)性的工作程序，以及管理條例。

1.2聯(lián)系性特點

在審計監(jiān)督工作環(huán)節(jié)具體開展過程中，通常需要涉及的內(nèi)容可以被劃分處理成三個具體部分：（1）針對被審計對象的核實環(huán)節(jié)，以及確立環(huán)節(jié)，組建形成具體化的審計工作實踐小組;（2）告知被審計對象遵照執(zhí)行標準化程序完成審計監(jiān)督相關(guān)信息的總結(jié)歸納環(huán)節(jié)，形成明確且清晰的審計工作報告;（3）針對具體形成的審計工作報告文本展開審定工作環(huán)節(jié)。

上述三個部分共同構(gòu)成了具備綜合性和完整性特點的審計監(jiān)督工作體系，其具體涉及的三個組成部分均占據(jù)著不可或缺地位。

源于審計檔案數(shù)據(jù)信息資料的管理工作，與審計監(jiān)督工作的具體實施過程之間具備著“你中有我”與“我中有你”的基本關(guān)系結(jié)構(gòu)，因而審計檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作開展過程中涉及的各個環(huán)節(jié)，彼此之間存在著鮮明的相互聯(lián)系，以及相互影響關(guān)系，客觀上直觀彰顯了審計檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作開展過程中的聯(lián)系性特點。

1.3公正性特點

對經(jīng)濟業(yè)務(wù)具體運行過程展開的監(jiān)督，是審計監(jiān)督工作開展過程中需要履行的基本職責，作為現(xiàn)代政府行政體系之中包含的監(jiān)督性職能工作部門，公正性，以及客觀性，是其在日常業(yè)務(wù)運作過程中必須長期穩(wěn)定具備的基礎(chǔ)特性。在遵照執(zhí)行法定程序條件下，審計監(jiān)督工作環(huán)節(jié)推進過程中形成的結(jié)果，以及具體輸出的文件記錄資料，具備著穩(wěn)定且充分的，基于法律性層面之上的約束效力。

從上述分析可以知道，基于審計監(jiān)督工作環(huán)節(jié)具體獲取的審計工作結(jié)果信息具備著較為充分的法律約束效力，且其通常需要依賴相關(guān)性的法律法規(guī)條文來彰顯公正性和客觀性。與此同時，審計監(jiān)督工作在具體開展過程中，需要擇取和運用適當措施控制和保障具體涉及的相關(guān)文件資料，能夠在基本的內(nèi)容構(gòu)成方面，具備扎實且充分的真實性以及完整性，繼而支持實際開展的審計監(jiān)督工作具備充分的公平性和公正性。

2.審計檔案管理工作所占據(jù)的重要地位

針對審計檔案數(shù)據(jù)信息資料開展的管理干預(yù)工作，能夠全面準確真實反映揭示審計監(jiān)督工作的完整實施過程。審計檔案管理工作是確保審計工作開展過程中順利獲取良好質(zhì)量狀態(tài)的重要環(huán)節(jié)，是政府賦予審計工作職能部門的基本工作任務(wù)，是我國現(xiàn)代審計工作推進過程中不可或缺的任務(wù)組成部分。

3.審計檔案管理工作所發(fā)揮的作用

在各級審計職能機關(guān)參與推進的審計工作實踐過程中，審計監(jiān)督是占據(jù)主要地位的工作實踐方向，審計機關(guān)在日常工作過程中需要完成的重點任務(wù)，在于針對各類經(jīng)濟活動參與主體開展的違法違規(guī)行為加以查處，而這些工作環(huán)節(jié)開展過程中形成的相關(guān)紙質(zhì)資料，以及紙質(zhì)文件都必須被歸檔納入審計檔案資料之中。在確有需要條件下，上述紙質(zhì)文檔資料將會成為具備充分說服力的證據(jù)，能夠為各級政府附屬的審計工作職能部門提供具備充分說服力的情報，以及佐證資料，支持和確保審計工作職能部門實現(xiàn)對特定案件真實案情的全面準確認識理解。

除此之外，借由對審計業(yè)務(wù)活動開展過程中涉及的各類紙質(zhì)性檔案記錄資料展開解讀分析，能支持實現(xiàn)針對本層級審計工作機關(guān)工作狀態(tài)和政策發(fā)展水平的，具備公共性，以及客觀性的反映評價。

針對審計檔案數(shù)據(jù)信息資料中包含的文檔展開處理，不但能支持審計工作參與人員全面準確認識理解審計工作開展過程中需要遵循的基本規(guī)律，還能支持改善提升審計工作開展過程中的整體效率。與此同時，相關(guān)文檔資料還是各級政府審計工作職能部門，以及科研性工作機構(gòu)在開展相關(guān)研究工作過程中可供運用的基本素材，具備廣泛的參考價值。

4.檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作實踐經(jīng)驗

（1）強化收集，做好基礎(chǔ)工作。檔案收集是管理工作的基礎(chǔ)。南京市建鄴區(qū)審計局每年都安排專人全面收集年度應(yīng)歸檔的各類文件、會議記錄、大事記、工作計劃、總結(jié)、報表、照片等工作中形成的應(yīng)歸檔的相關(guān)資料，同時還根據(jù)時代的發(fā)展，及時收集音頻、視頻等新型電子檔案資料原始素材，確保檔案的完整性。

（2）規(guī)范整理，嚴把案卷質(zhì)量。南京市建鄴區(qū)審計局嚴格按照國家檔案局8號令、13號令，江蘇省省審計廳《江蘇省審計機關(guān)審計文件材料立卷歸檔操作規(guī)程》、南京市審計局《南京市審計機關(guān)檔案考核辦法》以及《南京市建鄴區(qū)審計局文件材料歸檔范圍和保管期限表》等文件要求，明確各業(yè)務(wù)科室兼職檔案員按照審計檔案整理程序，各科室按項目整理好后移交審計檔案至辦公室，檔案員做好登記，對卷內(nèi)目錄規(guī)范性進行審核，不合格的予以退回，其次業(yè)務(wù)科室分管領(lǐng)導(dǎo)及項目主審負責人嚴格把關(guān)，認真檢查卷內(nèi)每份材料的內(nèi)容、文書格式、排放順序、完整程度等是否符合要求，確保審計項目案卷的質(zhì)量，使審計業(yè)務(wù)檔案全面、完整、真實的反映項目審計過程和結(jié)果。

（3）深化利用，積極提供服務(wù)。南京市建鄴區(qū)審計局依托“智慧建鄴”綜合管理系統(tǒng)，開展檔案信息化建設(shè)工作：對于OA系統(tǒng)中的收發(fā)文實現(xiàn)電子公文的在線流轉(zhuǎn)，強化電子檔案元數(shù)據(jù)的收集工作;對于歸檔的紙質(zhì)檔案，及時安排專人進行數(shù)字化并將成果上傳至檔案管理系統(tǒng)中。對于數(shù)字檔案信息資源，區(qū)審計局先后編制了各種電子編研，打造了獨具特色的檔案實體展廳、網(wǎng)上陳列館，主動為了領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為宣傳單位各項工作提供幫助。

5.結(jié)語

在信息經(jīng)濟背景下，各級審計機關(guān)的檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，但也迎來了前所未有的發(fā)展機遇期。審計機關(guān)必須從檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)著手，充分認識檔案信息服務(wù)的重要性，要與時俱進，不斷創(chuàng)新，加強前沿理論知識的學習，不斷提高自身的檔案信息化建設(shè)與服務(wù)水平，以檔案工作的發(fā)展提升審計業(yè)務(wù)工作，努力為地區(qū)的高質(zhì)量發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

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