加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理 有效促進(jìn)人力資源開發(fā)

趙焜雷

摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源開發(fā)與管理過程中不可或缺的關(guān)鍵一環(huán)，也是了解單位員工基本履歷，實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置的重要參考依據(jù)，因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，使人事檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮。本文筆者就對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，有效促進(jìn)人力資源開發(fā)進(jìn)行了分析和探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;人力資源開發(fā)

近些年，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不斷加快，在這一時(shí)代背景下，事業(yè)單位對(duì)人力資源開發(fā)以及人事檔案管理工作的重視度也逐漸提升，重點(diǎn)關(guān)注人才的流動(dòng)與利用狀況，通過科學(xué)有效的人事檔案管理工作，可為單位人力資源的合理開發(fā)提供參照。但是，從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理的整體水平并不高，還存在諸多細(xì)節(jié)問題，仍需在實(shí)踐中不斷改進(jìn)和優(yōu)化。

一、人事檔案管理與人力資源管理的概述

所謂人事檔案管理，指的就是對(duì)員工所開展的相關(guān)工作及其具體信息進(jìn)行詳盡記錄，包括對(duì)員工所在崗位的優(yōu)異表現(xiàn)、相關(guān)工作經(jīng)歷等進(jìn)行記錄，這一過程需要交給專業(yè)素質(zhì)較高的管理人員負(fù)責(zé)，人事檔案管理者需要對(duì)所有人員的具體信息進(jìn)行完整統(tǒng)計(jì)、匯總和保存。由于單位人員的流動(dòng)性較大，因此，人事檔案信息也始終處于流動(dòng)變化的過程中，每天都需要對(duì)大量的信息進(jìn)行記錄。人事檔案管理工作的主要特征就是資料信息的完整性、真實(shí)性要求較高，同時(shí)還要求確保文件的機(jī)密性。科學(xué)有效的人事檔案管理工作可為事業(yè)單位提供全面而準(zhǔn)確的人才檔案信息，從而為人才的合理開發(fā)與利用提供支撐和保障。人力資源管理指的就是采用科學(xué)的方法，依托一定的人力、物力，對(duì)人才進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)、合理調(diào)配。人力資源管理的主要作用就是充分發(fā)揮出個(gè)體的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的優(yōu)化安排，確保每個(gè)崗位都有最為合適的人才，進(jìn)而提高單位的整體工作效率，促進(jìn)組織發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。人力資源管理的重中之重就是人才的合理開發(fā)和利用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題

（一）管理人員綜合素質(zhì)偏低

當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)成功步入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)在為人事檔案管理人員帶來(lái)便利條件的同時(shí)也對(duì)其專業(yè)技術(shù)水平提出了更高的要求。電子化檔案管理已經(jīng)逐漸代替了傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就更需要具備較高信息技術(shù)素養(yǎng)與能力的專業(yè)人員來(lái)負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。但從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)很多事業(yè)單位的人事檔案管理人員都不具備熟練運(yùn)用信息技術(shù)的能力，對(duì)各類現(xiàn)代化管理軟件的學(xué)習(xí)也不夠到位，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作效率和質(zhì)量無(wú)法得到有效提升。

（二）信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

從整體上來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)管理方式階段，以人事檔案的查找為例，管理者需要按照查找者提供的具體信息，通過書本檢索的形式對(duì)案卷進(jìn)行逐一查找，最后再進(jìn)行人事檔案資料的調(diào)閱，這一過程涉及到的工作較為繁雜，需要耗費(fèi)較多的時(shí)間和精力，這就極大地降低了人事檔案管理效率。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，有效促進(jìn)人力資源開發(fā)的對(duì)策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案是員工個(gè)人信息的基本載體，也是事業(yè)單位的重要資源。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視人事檔案管理工作。現(xiàn)階段，許多事業(yè)單位負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員都并非專業(yè)的檔案管理人才，且這些人員外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也非常少，鑒于此，事業(yè)單位主管部門必須根據(jù)人事檔案管理工作的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，定期組織其參與各種學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動(dòng)，從而提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，使其熟練掌握人事檔案管理的現(xiàn)代化工作方法，能嚴(yán)格按照要求進(jìn)行檔案資料的收集、整理、保存和利用。

（二）強(qiáng)化人事檔案管理的信息化建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)注重更新和改進(jìn)檔案管理模式與方法，積極朝著信息化、數(shù)字化管理的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理一般是采用人工管理的模式，整個(gè)管理過程效率較低，且檔案的存放需要占據(jù)較大的空間，實(shí)用性不強(qiáng)。要改變這一現(xiàn)狀，單位的人力資源管理部門就必須在檔案管理信息化建設(shè)上投入更多的人力、物力和財(cái)力，積極學(xué)習(xí)和引入國(guó)外先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)。另外，還要注重對(duì)檔案材料收集的規(guī)范，結(jié)合檔案管理的基本要求，確保檔案資料收集的完整性，及時(shí)將人員的相關(guān)信息錄入到計(jì)算機(jī)之中，構(gòu)建一個(gè)完善的人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而最大化提升檔案管理的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。

（三）更新觀念，完善人事檔案管理制度

首先，事業(yè)單位要做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)了解與當(dāng)今時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)相符的人事檔案管理理念，在人力資源開發(fā)過程中嚴(yán)格樹立重視人事檔案管理的思想意識(shí)。其次，應(yīng)將人事檔案管理納入到事業(yè)單位的年度發(fā)展規(guī)劃之中，出臺(tái)切實(shí)可行的人事檔案管理人員培訓(xùn)制度，進(jìn)一步細(xì)化人事檔案管理的相關(guān)規(guī)范條例，確保所有管理人員都能明確人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)流程及其細(xì)則，并能嚴(yán)格將自身所負(fù)責(zé)的管理任務(wù)落到實(shí)處。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說，人事檔案的管理是至關(guān)重要的一項(xiàng)工作，只有做好此項(xiàng)工作，才能促進(jìn)單位人才的合理開發(fā)與利用。但目前大部分事業(yè)單位在人事檔案管理上都還存在管理人員綜合素質(zhì)偏低、信息化建設(shè)不到位等問題，需要進(jìn)一步提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，并加大在信息化建設(shè)上的投入，這樣才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理水平的有效提升，從而推動(dòng)單位人力資源的優(yōu)化開發(fā)。

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