淺析采購合同全生命周期管理

徐汶成 孫磊 鄒德鵬

摘 要：采購合同對于企業(yè)而言是至關(guān)重要的內(nèi)容，采購合同管理，是指根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定開展的涉及采購合同的各種管理工作。所謂全生命周期，必然包含事物從孕育、出生、成長到死亡的全過程。采購合同的全生命周期管理具有系統(tǒng)管理思維，可以更全面的保障合同履約質(zhì)量，是企業(yè)可供選擇或參考的一種有效工作模式。

關(guān)鍵詞：采購合同;全生命周期;管理

引言：我們通常所謂的合同指的是企業(yè)從事民商事行為的書面憑證，直接影響到企業(yè)權(quán)利義務(wù)的承擔(dān)，決定了企業(yè)在其可控范圍內(nèi)能否有效保障其自身合法權(quán)益。合同管理作為企業(yè)的一項重要基礎(chǔ)管理工作，對企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展起著關(guān)鍵作用。通過使用全生命周期管理模式，可以讓采購合同實(shí)施動態(tài)化的管理，一旦發(fā)現(xiàn)了問題， 可以及時采取措施將問題解決， 還可以對于合同執(zhí)行過程中問題發(fā)展趨勢進(jìn)行有效的預(yù)測

1采購合同全生命周期管理意義

1.1加強(qiáng)了供應(yīng)商的管理工作

目前，需要進(jìn)一步加強(qiáng)供應(yīng)商的管理工作，其中供應(yīng)商管理工作主要包括供應(yīng)商履行合同的能力進(jìn)行評估，保證合同可以順利開展和實(shí)施。這就需要相關(guān)的工作人員能夠針對和供應(yīng)商有關(guān)相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位的分析，應(yīng)當(dāng)針對采購合同實(shí)施全生命周期的管理，獲得大量合同服務(wù)、質(zhì)量評價、合同金額以及合同數(shù)量等數(shù)據(jù)。

1.2促使企業(yè)合規(guī)控制風(fēng)險

從企業(yè)內(nèi)控角度來說是存在合規(guī)風(fēng)險的。特別是對于國有企業(yè)，采購、投資、國有資產(chǎn)處置等合同都需要經(jīng)過特定流程。比如采購類合同，必須經(jīng)過招標(biāo)、詢價或其他類型的采購程序，而對于一些電梯維保、物業(yè)保安等不能間斷的服務(wù)類項目，如果到期無法及時確認(rèn)服務(wù)商并簽訂合同，可能會影響企業(yè)日常經(jīng)營。如果為保證服務(wù)不斷檔，則勢必要倒簽、補(bǔ)簽合同，存在內(nèi)控合規(guī)風(fēng)險，甚至可能產(chǎn)生法律風(fēng)險。如果采取合同全生命周期管理，及時發(fā)現(xiàn)合同運(yùn)行中的風(fēng)險，提醒督促承辦部門按照流程辦理新合同簽訂，可有效提升企業(yè)合規(guī)運(yùn)營水平。

1.3為財務(wù)管理工作提供數(shù)據(jù)支持

涓涓細(xì)流，匯聚成海，積少成多，對于目前采購部門來講，每一合同每一筆付款進(jìn)行統(tǒng)計過程當(dāng)中，都需要對其進(jìn)行嚴(yán)格的管理和控制。例如，上月支出以及下月預(yù)付合同款等諸多內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)通過采用采購信息管理系統(tǒng)自動化呈現(xiàn)給財務(wù)部門將數(shù)據(jù)進(jìn)行分享，雖然所提供的采購數(shù)據(jù)相對不夠精確，但是也可以為采購管理工作提供良好參考依據(jù)。

2全生命周期管理的主要做法

2.1推廣使用合同范本。

中國銀聯(lián)采購部門與法律部門通過合作，編制了14類常用的采購合同范本，目前已有85%以上的集中采購合同使用合同范本。推廣合同范本，有助于非法律專業(yè)的采購人員規(guī)范地起草合同，保證合同質(zhì)量，防范操作風(fēng)險，也可免除合同律審等流程，提高采購工作的執(zhí)行效率。

2.2創(chuàng)新采購模式

隨著電子商務(wù)模式的發(fā)展，企業(yè)采購模式在不斷創(chuàng)新，已經(jīng)從傳統(tǒng)的招標(biāo)、競爭性談判、協(xié)議訂單，逐步發(fā)展到了線上商城采購，線上采購商城團(tuán)購等新采購模式使得后續(xù)每一個合同都可能對應(yīng)多個部門和幾十家分公司，這也為合同管理工作進(jìn)行不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新提供機(jī)會。

2.3積極組織合同談判與磋商。

合同范本是從整體上保證合同質(zhì)量，而合同談判與磋商能夠進(jìn)一步鞏固采購成果并管控風(fēng)險。采購部門通過組織重大或復(fù)雜采購項目的合同談判，明確需要關(guān)注的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、違約責(zé)任分配、權(quán)利義務(wù)界定等重要事項，防范了合同履約風(fēng)險。

2.4將合同簽訂的把控關(guān)口向前移動

為了提高物資合同的簽訂準(zhǔn)確性，施工企業(yè)在新的制度中還取消了技術(shù)協(xié)議的簽訂工作，將合同簽訂的管理重點(diǎn)放在前期技術(shù)規(guī)范的審查上來，這樣直接對材料的質(zhì)量進(jìn)行把控，準(zhǔn)確地對材料的參數(shù)進(jìn)行要求，這樣就避免了在后期合同執(zhí)行的過程中發(fā)現(xiàn)參數(shù)不準(zhǔn)確造成合同變更等情況出現(xiàn)，造成造價的提高。對于一些重要的設(shè)備進(jìn)場，施工企業(yè)還制定了在簽訂合同的時候組織設(shè)計單位、項目部和供應(yīng)商等進(jìn)行現(xiàn)場檢查和資料交換的工作，這樣大大縮短了前期準(zhǔn)備的時間，提高了工作效率，確保了設(shè)備進(jìn)場時間的及時。

2.5控制承包合同的合法性與完備性

事人發(fā)包人和承包人的資格審查。他們應(yīng)具有發(fā)包和承包工程、簽訂合同的資質(zhì)和權(quán)能。如符合相應(yīng)資質(zhì)，或合法的代理人。承包合同的完備性包括相關(guān)的合同文件的完備性和合同條款的完備性。對于常規(guī)的工程，雙方比較信任，具有完備的規(guī)范和慣例，則合同條款可簡單一些，合同文件也可以少一些。合同雙方責(zé)任和權(quán)益及其關(guān)系分析合同應(yīng)公平合理地分配雙方的責(zé)任和權(quán)益，使它們達(dá)到總體平衡。

2.6強(qiáng)化合同的審查管理

第一，增強(qiáng)合同的法規(guī)性。強(qiáng)化合同法規(guī)性需要關(guān)注以下內(nèi)容：采購雙方是否具備合同簽訂、履行、執(zhí)行能力;合同內(nèi)容的制定是否符合國家法律規(guī)定;在合同制定中是否清楚地表達(dá)了合同簽署方的權(quán)責(zé)。第二，增強(qiáng)合同的嚴(yán)密性。在合同制定的時候需要嚴(yán)格審查各項條款內(nèi)容是否完善、權(quán)責(zé)關(guān)系是否明確。第三，增強(qiáng)合同的可行性。在合同制定的時候需要審查采購雙方是否具備履行合同的能力、基礎(chǔ)，并讓合同制定雙方明確合同失效所需要承擔(dān)的風(fēng)險。

2.7明確合同條件

①合同雙方的責(zé)任和權(quán)益是互為前提條件的。②在承包合同中要注意合同雙方責(zé)任和權(quán)力的制約關(guān)系。③業(yè)主和承包商的責(zé)任和權(quán)益應(yīng)具體、詳細(xì)，并注意其范圍的限定。④雙方權(quán)益的保護(hù)條款。一份完備的合同應(yīng)對雙方的權(quán)益都能形成保護(hù)，對雙方的行為都有制約，這樣才能保證項目的順利進(jìn)行。由于合同條款所定義的合同事件和合同問題具有一定的邏輯關(guān)系，使得合同條款之間有一定的內(nèi)在聯(lián)系，共同構(gòu)成一個有機(jī)的整體，即一份完整的合同。

2.8建立考核監(jiān)督機(jī)制

對于合同全生命周期管理而言，考核和監(jiān)督應(yīng)當(dāng)是覆蓋審查、簽訂、履行、歸檔全過程的。在制定考核標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)針對各環(huán)節(jié)的重要程度，分類分級設(shè)置考核標(biāo)準(zhǔn)，對于關(guān)鍵環(huán)節(jié)，比如合同履行信息是否及時上報、合同價款是否及時收付等問題，建立明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制，督促承辦部門履行合同管理職責(zé)。定期開展合同管理檢查，檢驗評價承辦部門的合同管理情況，通過評先樹優(yōu)、鞭策后進(jìn)，促進(jìn)整體水平的提升。

2.9明確驗收環(huán)節(jié)的爭議解決機(jī)制

驗收工作是政府采購合同履行的關(guān)鍵部分，也是容易產(chǎn)生糾紛的環(huán)節(jié)。供應(yīng)商追求利潤最大化，急于收到貨款，或者為低價競爭贏得采購合同，而到了履約環(huán)節(jié)，供應(yīng)商在供貨數(shù)量、質(zhì)量、配件、服務(wù)等方面易做出對自己有利的行為，采購人也有可能因為各種原因拖延驗收、苛刻驗收、放任驗收或串通驗收。這些都需要提前明確爭議解決機(jī)制來管控可能發(fā)生的矛盾。

結(jié)語

采購合同全生命周期管理，既可實(shí)現(xiàn)對合同的系統(tǒng)管理，保證履約質(zhì)量;又能通過對合同的動態(tài)管理及時解決問題;還可借助相關(guān)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同信息匯總，形成采購“小部門”在合同管理方面的“大數(shù)據(jù)”，如積累供應(yīng)商履約能力價的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、財務(wù)管理方面的數(shù)據(jù)，拓展采購部門和服務(wù)需求部門的深度，是企業(yè)可供參考選擇的更全面的保障合同履約質(zhì)量的一種有效模式。

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