基層法院數字檔案室檔案利用特點

羅正勇 張星

自2010年以來，全國各地都在積極推進數字檔案室建設工作，許多機關部門享受了數字檔案室建設所帶來的便利。近幾年，人民法院系統也在有序開展檔案信息化建設，在這過程中一大批基層法院先后建成數字檔案室，其檔案利用模式發生了巨大的改變，檔案工作服務司法工作的作用日益顯現。

我們一致認為，基層中級人民法院建設的數字檔案室檔案的利用管理具有以下幾個獨有的基本特點和主要功能。

一、利用資源數字化

數字檔案室可以以統一的各種數字信息記錄形式來處理和存儲各種的信息，其中主要包括了文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了信息存儲的空間，改進了檔案組織的形式。可以說信息和記錄存儲形式的統一和數字化，是我們利用數字檔案室管理檔案的一個基本特征。

二、利用實體虛擬化

通過對于各種紙質影像檔案、縮微后的膠片、照片、錄音、錄像等的各種需要數字化的資料加工或信息轉換，實現了對檔案的虛擬實體和非虛擬和信息數字化，使之與此同時它還能夠與其他的檔案數字化和檔案應用信息管理資源一并有效地結合進行檔案管理和使用規范。

三、利用管理系統化

數字檔案室已經能夠將許多傳統的數字檔案業務流程、標準規范系統固化起來在數字信息檔案室系統應用在該系統中，實現了所有數字信息檔案室的業務資源信息共享和實現系統性、規范化的業務管理。

四、信息傳遞網絡化

數字網絡檔案室需要很好地依托數字網絡而獨立存在，它們也可以通過不同網絡類型的網絡實現電子檔案的收集、管理、存儲和利用，訪問者無須親自"登門造訪"，就可以傳遞和利用所需的信息，從而加快電子檔案信息資源的交流和反饋的速度。

五、利用知識化

數字檔案室將一個單位或組織內的文書、照片、錄音、錄像等各類信息的載體與各類信息的來源在知識系統各個單元的信息基礎上有機地組織并連接起來，以一種動態信息分布的方式為信息利用者提供信息服務，從而使利用者實現由信息檔案的提供向知識的信息提供方式轉變。

綜上所述，對于基層的人民法院而言，一旦基本完成了數字信息化檔案室的建設，既可以有效匯聚散亂在各業務庭室、個人手中的大量檔案信息化資源，同時也有利于使得其檔案信息化利用的管理模式已經發生了根本性的轉變，檔案數字信息化的建設也將進一步邁入高水平的步伐。