提高圖書招標采購效率和采購質量對策研究

劉常青

摘要：圖書采購效率是指從圖書采購招標到圖書進館上架流通所投入的精力和時間與所采購圖書數量和圖書到館速度之對比，圖書采購效益是指圖書采購所花費的資金與所采購圖書的數量和質量之對比。理想的圖書采購是二者兼顧，既能及時滿足讀者的需求，為讀者提供高質量、高契合度的圖書，又能使圖書采購經費發揮最大效益，保證館藏體系的系統性、完整性、延續性。

關鍵詞：圖書招標;采購質量;對策

1 提高圖書采購效率的對策

1.1 一招多年，節約時間精力

近年來，雖然招標程序有所簡化，但從申報預算到簽訂合同，一個流程下來仍需耗時一二個月。采訪人員應對各種申報審批手續，也需要花費大量的時間精力。圖書館采取一招多年的方式，能避免每年耗費大量的時間精力在重復工作上，不僅能減少采訪人員的工作量，提高圖書采訪工作的效率，還能節約與新的供應商磨合的時間和精力，促進圖書采編工作的順利開展。

1.2 供書服務周期跨年，采訪工作持續無間斷

圖書館的圖書采購經費一般在每年的三四月下達，到當年的六月，圖書才能上架流通。相關的財務制度要求，當年經費當年使用，若服務周期按年度，就容易造成供貨時間較短、圖書到館滯后、圖書更新不及時等問題，圖書館也不得不倉促完成當年的圖書采訪工作。服務周期跨年是解決這些問題的有效方法之一，如：一招二年，服務周期為2020年7月1日至2022年6月30日。2022年1月至6月是前后周期更替交叉的時間段，圖書館可在這個時間段開展下一個周期的招標工作和上一個周期的采購圖書工作，如此循環，既能保障采訪工作的連續性，又能保證圖書采購的延續性、及時性和新穎性。

1.3 供書先后順序按需而定

供應商一般按照圖書館的訂單先后順序搜集圖書、送貨到館、編目加工，即先下訂單先到貨。按先后順序供貨，到館的圖書并非讀者急需，而讀者急需的書卻遲遲未到，不僅打擊了讀者的閱讀積極性，還降低了圖書利用率。按需供貨是根據讀者的實際需求，科學合理地安排供書順序。采訪人員先把書目訂單發送到預約庫，優先導出被預約的圖書書目;供應商再單獨采購、打包、送貨、編目加工，不僅能及時滿足讀者的需求，還能充分發揮圖書的利用價值。

2 提高圖書采購效益的有效策略

2.1 一招多家，優勢互補

圖書館的圖書采購主要以勾選中標供應商提供的書目訂單為主，但供應商不可能與所有出版社都有合作，在供貨上各有特點和優勢。圖書館采取一招多家的方式，形成互補機制，不僅能保證書目的完整性及圖書的質量，還能利用不同供應商的優勢，分別采購特色圖書和專題圖書。多家供應商同時供貨還能加快圖書的到館速度，及時滿足讀者的閱讀需求。為了避免供應商多投多中，圖書館可在招標文件中做出詳細規定，如供應商僅能選擇一個中標合同供貨。

2.2 招資格標，形成競爭機制

為了獲得中標機會，部分供應商雖然在標書里許下各種承諾，完全響應圖書館的各種“高要求”，但在中標后往往態度不積極，不能及時滿足圖書館的需求。圖書館可采用資格標的方式，不確定合同金額，在合作過程中對供應商的綜合實力進行考量，如提供的圖書數量和質量、對訂單的響應速度、編目加工質量、發貨速度、到書率及售后服務等，并將此作為分配采購金額的依據。圖書館應掌握采購主動權，調動供應商的積極性，在供應商之間形成良性競爭機制。供應商為了爭取更多份額，必然會努力做好供書服務工作。

2.3 優化價格評分機制，避免低價中標

圖書招標價格分通常采用低價優先法計算，即滿足招標文件要求且投標價格最低的投標報價為評標基準價，其價格分為滿分。其他投標人的價格分按公式計算：投標報價得分=（評標基準價/投標報價）×100。為了中標，供應商往往會壓低報價，甚至給出低于市場成本價的不合理報價。為了避免此類情況的發生，筆者認為價格分采用平均值優先法計算更為合理，即以全部有效投標人的投標報價的平均值為評標基準價，價格分為滿分。投標人的價格分按公式計算：投標報價得分=（1-|（投標報價-評標基準價）/評標基準價|）×100。如果某兩個供應商的總分相同，投標報價低的供應商就會排在投標報價高的供應商前面。圖書館按照該評分標準，能有效避免低價競標，促使供應商理性報價、公平競爭，進而保證采購圖書的質量。

2.4 增設售后追責標識

圖書在上架流通后會出現一些問題，如掉頁、物理加工有誤及編目數據有誤等。由于圖書到館時間較長，圖書館已無法追溯這些有問題圖書的來源，只能花費更多的時間精力善后。因此，圖書館可在合同中設置售后追責這一條款，要求供應商對編目數據和圖書進行標識，如：在每條編目數據中加字段“801@CN@b圖書供應商首字母@c數據處理時間”及在每本書最后一頁加蓋公司印章，以降低圖書出現問題的概率，保證圖書質量。

2.5 掌握書目控制權和主動權

圖書采購實行政府招標后，書目主要來源于供應商。供應商提供的書目品種和質量決定了圖書館圖書采購的質量。圖書館若完全依賴供應商，就會處于被動地位，無法保證采購圖書的質量。例如，公共圖書館加強文獻資源建設的目的是為讀者提供優質的信息服務，助力一流社會建設。由于一些專業書的發行量少、利潤空間小，供應商出于利益驅動很少對這部分圖書進行書目推薦。由于部分高質量的專業書、大型工具書、科學專著和時效性強的圖書未進入供應商的供貨渠道，導致公共圖書館無法從供應商處直接獲取這些圖書，無法滿足讀者的需求。此外，供應商書目同質化的現象越來越嚴重，公共圖書館若單憑供應商提供的書目采購圖書，就會使館藏結構趨于雷同。因此，采訪人員不僅應主動與專業出版社和有些出版社溝通聯系，索取征訂目錄，還應根據不同類型讀者設置確定重點出版社，主動搜集讀者所需的、特色專業、新增專業、特色收藏相關的出版信息，重點采購這些方面的圖書，形成館藏特色。

3 結語

圖書館提高圖書采購效率和采購效益除采取以上對策外，還應轉變觀念、與時俱進，積極采用新的技術和手段，提升圖書采訪工作的質量。近年來，隨著互聯網技術、大數據技術、云計算技術在各行各業的廣泛運用，各種圖書采訪云平臺也應運而生。智能采選云平臺具有圖書信息齊全、檢索功能強大、選書方便快捷、大數據分析個性化推送、智能手機移動采選等功能，為公共圖書館提高圖書采購效率和采購效益提供了保障。

參考文獻

[1]顧健.高校圖書館中文圖書采購招標中的幾個問題[J].大學圖書館學報，2007（3）：15-20.

[2]中華人民共和國政府采購法[EB/OL].[2020-06-02]. http：//www. ccgp. gov. cn/zcfg/gjfg/201310/t20131029_3587339. htm.