應付賬款的財務共享體系構建

王藝偉

[摘要]應付賬款服務作為財務共享服務中心的一項基礎性服務，其管理體系的正確構建對于公司財務共享服務中心的高效運營非常關鍵。基于此，立足于當前新常態市場經濟環境，基于公司財務管理相關理論，分析建立財務共享服務中心的一些可循方略與實現路徑。

[關鍵詞]應付賬款;財務共享體系;ERP;會計人員

[中圖分類號] F406.7

[文獻標識碼]A

基于應付賬款的財務共享服務體系，主要適用于大中規模的集團公司。對于這類具有一定規模的公司來說，無論是資本實力、還是在區域內的市場影響力，均相對較強。當公司實施財務共享服務后，旗下的各子公司的應付賬款業務會集中起來，所以便引出了一連串的問題。空間的變換、業務前端于財務處理脫節、會計檔案管理環境變遷，如此等等，使得公司集團面臨應付賬款管理模式層面上的巨大變革。在這種情形下，必然要求著公司內部相關應付賬款管理流程進行再造。這也是本文著重探究的核心點所在，基于集團公司應付賬款財務共享體系構建過程中出現的問題以及潛在的弊端，提出有針對性的建議對策。

1 構建應付賬款財務共享體系的結點

共享模式下的應付賬款管理，應當是以先進的電子信息系統為基礎，以數控管理平臺為載體，強化公司內各部門之間，尤其是各子公司之間的協作性。譬如，公司各職能部門通過計算機數據交換，即可實現對整個項目流程過程的集中管控。具體來看，從采購到付款，整個過程匯總的操作和監控，均是在一個大局域的可控環境內完成的。簡單一點來概括，它包括對供應商信息的輸入、交易過程的審核、賬款的記賬、監測、清賬、反饋等，這些都屬于日常管控和會計檔案管理工作。當然，在新市場環境下和公司各項現代化制度體系逐步確立的新局面下，財務共享服務模式也需要同步推進。然而，現實性的問題突出存在，必須要正視。

（1）財務處理與業務前端的分離導致信息傳遞不暢，職責界面不清。公司在實施財務共享服務之后，旗下的所有分公司會計工作人員全部集中到FSSC（財務共享中心）。也就是說，以往的所有應付賬款的日常管理工作，也全部集中在FSSC。在這種情形下，財務處理與業務前端發生脫節也就在所難免，最終造成共享中心人員不能很好地熟悉具體業務情況，降低了財務管理工作的協同性。

（2）會計檔案管理難度加大。具體來看，受到此類影響的一些應付賬款類會計檔案項目主要包括請購單、訂購單、發票、報銷單、工資費用分配表、應付賬款記賬憑證、應付賬款明細賬、供應商對賬單等。最大的影響就是風險控制問題，因為新的一套財務共享服務體系，旨在將集團公司各部門、各分公司之間的各項信息與運營工作高效地集合在一起，這就必須要充分借助信息技術。盡管通過電子化的數控管理，并且提高了檔案管理工作的便捷性，然而也產生了諸多會計檔案影像化管理、新內控防范點設置等新問題，這也預示著會計檔案管理工作的難道也會增加。

（3）共享中心服務效率低，應付賬款管理系統支撐能力不足。首先，在財務共享服務體系運行下，總體的效率是比較低的，并且嚴重限制了員工職業發展。在這種局面下，無論是技術層面、制度層面、人力管理層面，均存有障礙。集團公司業務規模的擴大，財務項目管理的復雜性，使得各部門和分公司分工高度細化。其次，管理系統缺失支撐力，在業務處理過程中，局部信息的共享性比較差。簡單一點講，就是缺失一套完備的影像系統和銀行公司互聯系統。

2構建應付賬款財務共享體系的流通

集團公司構建應付賬款財務共享服務體系的流通管理環節，需要嚴密遵從以下操作步驟：第一，公司業務部門審核環節;第二，公司采購部門編制訂單;第三，采購部門將訂購單信息傳輸給供應商;第四，倉庫驗收商品;第五，財務部門單據處理;第六，系統服務中心控制。

（l）公司業務部門請購商品和勞務。關于這一環節，業務部門應嚴密依據著公司現實發展情況，以及生產和經營需要，對列入存貨清單的各類項目填寫請購單。需要特別注意的是，此環節必須要嚴格審核批準，這一點是業務部門負責人需要重點強化的，尤其是支出預算的主管工作人員，對請購商品貨單嚴格審核。對于發現的問題，及時向上級主管部門或直屬領導反饋。

（2）公司采購部門編制訂購單。待業務部門將請購商品和勞務等項目審核批準之后，采購部門確定無誤，即可編制訂購單。采購部門相關工作人員將收到的請購單，按照標準先分類，然后即可編制訂購單。將編制好的訂購單發給與公司建立合作關系的供應商公司。當然，假若是新供應商，則在發出訂購單前需對其再次審核，全面了解供應商信息之后，將供應商的各項信息錄入ERP系統，準備生成訂單，然后傳輸給公司財務部門。

（3）供應商收到訂購信息。采購部將最終編制出來的本期訂單信息發送給供應商，供應商通過ERP系統獲取到了訂購信息，確認后即可發出商品并提供相應的勞務。采購與配貨環節完成之后，供應商會將發票信息重新返發給采購部門，將具體的信息輸入到系統內，然后即可寄往FSSC應付賬款服務中心。

（4）倉庫驗收商品。對于這一環節，屬于整個應付賬款財務共享服務流程的核心一環，即驗收商品。通常情況下，公司總部或者各子公司，需要選派專人來對供應商發運過來的商品進行驗收。具體操作上，對比最初所發出的訂購信息，將各項信息羅列出來一一對照，嚴密檢查是否完全相符。

（5）采購貨款單據處理。公司總部需要進一步強化FSSC的數控管理效能，各子公司的財務部需要將當期各應付賬款信息在規定的付款期內，發送到FSSC。需要特別注意的是，需要將各應付業務按照貨款信息來分類并歸檔，通過影像系統掃描下傳輸過來。此環節的控制，最需要改進的就是技術層面的管控，因此，過程中需要進行條形碼的識別與控制。

（6）基于FSSC的應付賬款財務共享服務中心。在這一環節，FSSC需要將先前接收到的各子公司財務部門編制的相關單據，進行基礎記賬服務。具體包括，對各應付賬款業務類的發票、采購訂單、收貨情況等，進行三方審核。待審核通過之后，即可通過中心服務系統平臺將付款指令傳輸至公司的網上銀行賬戶。操作之后，就可以通過銀行公司互聯系統來完成最終的貨款支付。

3構建應付賬款財務共享體系的具體策略

3.1 清晰界定應付賬款業務前端人員與FSSC人員的工作職責

對于應付賬款業務前端人員和FSSC人員的工作職責，在管理工作過程中，各人員角色需要堅持兩項基本原則，第一是及時性、第二是協同性。對于這一點，主要還是源于整個應付賬款業務開展的復雜性，單以應付賬款管理工作內容來看，可分為會計記賬、會計清賬、函證對賬、業務清理等。在這其中，需要嚴格按照高標準進行的是會計記賬和會計清賬環節，即全權由FSSC負責。對于函證對賬與業務清理兩方面來說，應當由應付賬款對應等級經營單位的財務部門來負責，即集團公司旗下的各子公司財務部門。其強調和注重的就是各子公司、各業務部門相互間的協調配合。

3.2重構應付賬款會計檔案管理體系

首先，建議集團公司加強應付賬款檔案形成過程中的一些問題，立足于公司財務部門管理情況實際，著重圍繞著流程管理來進行。建議統一各子公司應付賬款業務單據的格式，比如，各子公司部的訂購單、銷售單、請購單等，以子公司為單位，強化各部門的職能管控。為了強化制度的保障力，可利用影響系統來對各單據進行傳遞，之后方可借助ERP系統來對供應商的治療做深度的分類整理。

其次，建議持續加強應付賬款檔案的風險控制。應付賬款檔案形成過程中各環節風險因素的發生同樣會增大。具體來看，在這種新局面下，各種應付賬款檔案在被服務單位和FSSC之間流轉，針對檔案的真實性、流轉過程中的丟失等問題，無時無刻不在要求著FSSC重新構建新的風險控制體系。基于此，對于終端環節一定要強化防范，即銀企互聯系統中需要設置相應的單據審核人員全縣，待審核通過后即可進行付款。

第三，整合應付賬款檔案基礎服務。關于這一層面，在新一輪的公司財務制度改革中，必須要賦予會計檔案基礎服務工作以新內涵。具體來看，可在先進的計算機信息系統的支持下，建立一個公司、銀行、稅務的大聯網。如此以來，便可高效實現應付類檔案數據信息在大局域網環境下共享。

3.3應付賬款管理支撐系統的推進建設

該系統運行體系的重構，需要重點把控三個子系統，即功能模塊。

第一，公司資源規劃系統（ ERP），①供應商工作平臺;②單據工作平臺;③付款工作平臺。也就是說，以上設置的三個任務工作平臺，基本涵蓋了整個業務操作流程的全過程。通過統一的工作管控平臺，對于供應商需要獲取到的信息以及反饋的各項信息，均可實時性的查詢。

第二，影像系統與銀企互聯系統及其功能設置。①影像采集;②影像傳輸;③數據接收。先來看第一點，影像采集的實現，對于這一點，可通過條形碼的識別和控制，將單據掃描成影像再傳遞至FSSC;再者就是影像傳輸功能的實現，具體可將掃描的影響單據上傳，如果在上傳過程中發現問題，立即退回重新掃描;最后是數據接收的實現，即將借助于FSSC將掃描呃呃城的影響資料接收歸檔。

第三，對于銀企互聯系統的設置與功能實現，以及運行過程中的制度體系保障。在具體操作中，財務共享服務中心的會計工作人員通過ERP系統的操作界面，將公司賬戶指令提交到銀行系統。帶銀行系統做出響應之后，便可對信息再一次進行安全性驗證。一旦驗證成功，系統自動或者會計人員手動將回復信息自動反饋回去。這樣一來可以很好的實現公司資金支付的效率性、實時性、安全性、合理性，基于問題解決改進的視角從問題因素源頭上強化了應付賬款支付各環節的數據信息處理。

4結語

集團公司基于內控制度與財務管理運營機制的合理化趨向，積極構建應付賬款的財務共享服務體系，所取得的效果集中表現為五點。第一，業務處理表單化;第二，業務財務一體化;第三，通過財務共享服務體系的構建，保障了共享內容的全面化;第四，通過財務共享服務體系的構建，加速信息系統集成化;第五，加速實現了多端應用系統的同步化。

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