機關電子檔案規范化管理的難題與對策

王會麗

（中央農業廣播電視學校石家莊市井陘礦區分校，河北 井陘礦 050100）

電子檔案的出現，能夠更好的服務于人民。電子檔案能夠被計算機識別并處理，電子檔案的出現，打破了傳統檔案的弊端，在一定程度上節約了空間與時間的占比。通過計算機編輯文字，從而構成電子檔案的形態。而目前，電子檔案在管理過程中還存在一系列的問題，如何能夠規范電子檔案的管理，已經成為當下需要解決的問題之一。只有規范電子檔案的管理，才可以提升機關的工作效率，為以后電子檔案的發展奠定了基礎。一般情況下，電子檔案需要經過最終審批工作才可定稿。電子檔案的形成過程較為復雜，其中包括：文件整理、歸檔、檢測、說明、存儲、備份、保存、貼簽等。對于歸檔的電子檔案時間、版本、數據、格式等也有要求，進一步提高電子檔案的管理質量。在歸檔過程中，如有相同其它載體的文件，應做好內容上的說明，從而規范電子檔案的管理工作。

1 機關電子檔案規范化管理的問題

1.1 對電子檔案的管理不夠重視

電子檔案來源于電子文件，在工作過程中一定要做好收集與整理。而有部分工作人員在管理過程中，不懂得與時俱進，還是認可傳統的管理辦法，對電子檔案沒有全面的認識，導致在管理工作中，工作態度過于消極。對于這些電子文件，沒有人重視，也就沒人過問，沒人收集，使其自生自滅。

1.2 復合型檔案缺乏管理人才

在這個數據時代，管理人員應熟悉計算機的應用，這也是做好檔案管理工作的重要條件。一部分機關管理人員，知識結構過于傳統，早已熟悉傳統檔案的管理方式，對于現代的信息技術，處于排斥階段，不懂如何應用，因此，就無法保障檔案的管理工作。由此可知，一個既清楚檔案又明白信息技術的人才，對于現代的檔案管理是多么重要。

1.3 責任不明確，管理缺位

機關人員在收集電子檔案的過程中，首先應在檔案收集部門形成電子檔案，其次在交給檔案的專職管理人員。但是，在實際的檔案管理工作中，一些檔案的兼職人員不能做好自己的職業工作，對于檔案的收集、管理工作，多數都交給機關人員完成，這就導致檔案責任不明確等現象的發生。

1.4 存在丟失、損壞、泄密等安全隱患

電子檔案的存在需要依附于計算機，其中，信息與載體可以分開，那么，在利用過程中，如果稍不注意，就很可能丟失、損壞、泄密等。一些單位不注重網絡安全，缺乏相應的預防措施，對于電子檔案的管理，沒有防范意識，所以，會導致一些安全隱患的產生。例如：對于存儲檔案的計算機沒有密碼，無論是誰都可以閱覽，有的甚至還可以拷貝。

2 電子檔案規范化管理問題的解決對策

2.1 建立健全電子檔案的管理體系

為了使電子檔案的管理工作，更加規范性的開展，就需要有關部門建立健全檔案的管理體系。將網絡工作構建完整，明確每一個工作人員的工作職業，規范管理流程以及操作方法等。另外，還需要充分調動機關檔案管理人員的積極性，讓其發揮兼職檔案的根本作用。從而清楚了解電子檔案的管理要求，將責任明確到個人身上，進一步保障電子檔案管理的規范性，使管理過程更加科學合理。

2.2 積極培養電子檔案管理的復合型人才

電子檔案的出現，為檔案工作開辟了新的路徑，與此同時，也對電子檔案的管理人員有著更好的要求，使其掌握更多的知識技能。另外，還需注重人才的培養與選拔，加強人才對信息技術的學習，還可以通過優化年齡結構等方式，從而打造一支電子檔案管理復合型人才的隊伍。這不僅為電子檔案管理提供了人才保障，還為電子檔案管理提供了質量保障。

2.3 制度先行，加強管控

在進行電子檔案的管理過程中，應做好其保管工作。除此之外，還應做好數據的備份工作，并認真實施一些遷移策略。做好數據的定期檢查工作，合理管控存在的一些安全隱患，從而保障電子檔案的長期保存工作。從電子檔案的收集到利用工作，首先需要有完善的制度保障，從而實現保障安全隱患的目的。另外，在預防安全隱患的過程中，應做好科學防范工作，避免檔案的損壞、丟失等問題。還有一些利用外包方式進行檔案管理的單位，一定要遵循檔案規范法進行，加強對外包公司的監管力度，從而保障檔案信息的安全。

2.4 三位一體，增強安全防控能力

在進行電子檔案的管理過程中，應不斷完善電子檔案的設施，從而做到人防、物防、技防。這樣的三位一體工作，有助于對電子檔案更好的保護。另外，一些條件好的機關，可以根據檔案信息安全保護的要求，完善檔案信息的管理系統。從完善管理檔案的設備開始，再到其系統安全等，多方面進行安全管理，從而使電子檔案具有更強的安全防護能力。

3 結語

電子檔案的管理工作，對電子檔案工作的質量有著至關重要的作用。因此，應規范電子檔案的管理工作，充分考慮影響電子檔案的多種因素，并根據不同的問題，采取相應的解決措施。以實現電子檔案管理水平為目的，使電子檔案充分發揮自己利用價值，從而更好的為人民服務。