簡述人口與計劃生育檔案規(guī)范化管理途徑

文/雷曉云（河北省晉州市婦幼保健院計劃生育服務(wù)中心）

人口與計劃生育工作一直是我國人口學(xué)關(guān)注的重點。我國開展對人口與計劃生育工作的研究已經(jīng)持續(xù)了三十多年，在這期間，人口與計劃生育工作環(huán)節(jié)越發(fā)完善，各個流程之間的銜接也更加得當(dāng)，推動了我國社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。

一、人口與計劃生育檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理人員流動性大，綜合素質(zhì)不高

我國人口與計劃生育檔案管理人員流動性較大，綜合素質(zhì)普遍不高，對檔案規(guī)范化管理來說是一大阻礙。參與人口與計劃生育檔案管理的人員沒有意識到自身工作的重要性，工作人員責(zé)任劃定不明確，很多都是計生干部兼職或者掛職，人員變動較大，人浮于事的情況較為多見。一旦人員流動檔案交接不完全，容易出現(xiàn)檔案資料丟失等問題。

（二）檔案管理缺少科學(xué)性

現(xiàn)階段我國人口與計劃生育檔案管理不夠科學(xué)是普遍存在的問題。多數(shù)地方的人口與計劃生育檔案管理依然是紙質(zhì)管理模式。長期封閉式管理下檔案資料較多，內(nèi)容較為復(fù)雜，缺失科學(xué)性管理方法，直接降低了檔案管理效率。此外，人口與計劃生育檔案管理制度不完善，沒有設(shè)定統(tǒng)一性的管理要求，檔案管理和監(jiān)督形式化主義較為嚴(yán)重，難以凸顯出檔案管理工作的實效性[1-2]。

二、加強(qiáng)對人口與計劃生育方案規(guī)范化管理的措施分析

（一）明確人口與計劃生育檔案管理內(nèi)容

參與人口與計劃生育檔案管理的工作人員需要全面熟悉自身工作內(nèi)容。各地區(qū)人口與計劃生育工作主要包括的檔案資料有人口與計劃生育目標(biāo)管理責(zé)任書、考核材料、新聞報道、人口與計劃生育工作會議材料、計劃生育隊伍建設(shè)材料、獨生子女父母光榮證、計劃生育協(xié)會建設(shè)、生育關(guān)懷以及科學(xué)育兒等各方面的內(nèi)容。各級政府單位需要確保人口與計劃生育檔案資料的安全性，以此開展好檔案資料的收集和整理工作。

（二）制定并完善人口與計劃生育檔案管理制度

完善的人口與計劃生育檔案管理制度可提高檔案利用率。在管理制度的約束下人口與計劃生育檔案管理人員可以按照相關(guān)流程辦事，極大提高了檔案管理的規(guī)范化水平。人口與計劃生育工作中形成的檔案資料，檔案管理人員需要將其進(jìn)行分類，將相似或者相近的檔案資料整理在一起，分門別類進(jìn)行保管。再者檔案管理人員還需要有序排列好文件盒材料，排列期間要參考時間、事件、問題、級別以及責(zé)任人等各項因素。資料立檔之后需要將檔案編目編寫好，并設(shè)置相應(yīng)的封面。工作人員要定期更新人口與計劃生育檔案資料，做好定期的刪除、清理和移交工作，確保檔案資料的真實性和完整性。

（三）詳細(xì)普查案卷

計生檔案清查間隔時間較長，檔案資料保管存在諸多不完善，期間很多檔案存在多次重復(fù)、考察價值不高的問題。因此人口與計劃生育檔案管理人員需要借助計算機(jī)定期清除并刪除沒有利用價值的檔案資料，避免重復(fù)檔案和利用率不高的檔案出現(xiàn)，由此提高檔案管理的規(guī)范性。分類管理案卷，促使案卷管理更加合理化，在重組案卷時需要將關(guān)聯(lián)性文件資料組合在一起，方便后續(xù)的查找和利用，提高檔案管理工作效率。檔案管理人員需要對計生檔案文件名稱嚴(yán)格審查，杜絕文件名一樣的情況出現(xiàn)，以便影響后續(xù)檔案檢索效率和準(zhǔn)確度，進(jìn)一步提高我國人口和計劃生育檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

（四）借助現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

規(guī)范化落實人口與計劃生育檔案管理離不開現(xiàn)代化的信息設(shè)備。我國人口與計劃生育主管部門需要積極引進(jìn)數(shù)字化和信息化技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理模式。工作人員借助計算機(jī)技術(shù)處理人口與計劃生育檔案資料工作效率會明顯提高。人口與計劃生育主管部門可以根據(jù)檔案資料的價值大小、開放程度以及利用率等進(jìn)行排序，選出優(yōu)先整理并錄入的檔案資料，將檔案資料分門別類錄入到數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)中，由此不斷提高我國人口與計劃生育檔案管理的信息化水平。

（五）努力提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

參與人口與計劃生育檔案管理的人員需要具備較好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，將檔案管理理論知識具體落實到人口與計劃生育檔案管理實處，構(gòu)建起理論與實踐之間的聯(lián)系。人口與計劃生育主管部門要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)，積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，普及對檔案管理人員的信息化教育，確保每位檔案管理人員熟練操作現(xiàn)代化辦公軟件和辦公設(shè)備。同時要組織人口與計劃生育檔案管理人員參加專業(yè)技能考試，確保工作人員具備上崗資格[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，我國人口學(xué)一直關(guān)注的焦點問題之一就是人口與計劃生育工作。以上就是本文對人口與計劃生育檔案規(guī)范化管理有關(guān)內(nèi)容的分析，希望對該層面研究有一定幫助。