企業辦公行政一體化信息管理的創新實踐與思考

摘 要：現代企業發展的過程中除了要進行日常的辦公活動之外，還需要開展行政方面的事務。辦公和行政事務貫穿整個企業所開展的各項經營活動之中，為企業提升核心競爭力和高效管理提供了相應的基礎和支持。由于現代企業中辦公和行政方面所涉及到的事務領域眾多，行政、辦公兩種事務處理常常呈現出低效率、復雜化和細碎化的趨勢。因此就需要企業行政辦公進行一體化，并充分利用相應的信息技術加強管理的實際效果，保障整個企業辦公和行政事務的處理效率可以穩步提升。本文通過研究企業行政辦公一體化信息管理，提出創新企業辦公行政一體化信息管理的具體策略，促使企業在這個過程中不斷提升自己的核心競爭能力和處理行政辦公事務的高效性和有效性。

關鍵詞：企業;行政辦公一體化;信息管理;創新實踐

引言

針對企業進行辦公行政一體化信息管理是對傳統的行政辦公管理方式的重要變革環節，這對于企業提升自身的競爭力、加強自身處理辦公行政事務。為了能有效提高辦公行政一體化的進程，因此在這個過程中主要是采用信息技術的方式來構建相應的一體化信息管理平臺。該平臺的建設主要是以提高效率和服務水平為核心，并將信息化手段作為支撐，盡可能促使該管理平臺具備較高的反應速度、完善的流程以及能夠共享眾多的信息。最終保障企業的實際決策效率和管理效益得以穩步提升，帶來更高的水平和質量。這也是當下企業未來發展和管理改革創新的重點內容。

根據現當下的市場發展形式的需求，更多的企業已經開始根據自己的實際情況進行思考和創新實踐，盡可能將本企業之中的傳統業務和信息技術相結合，并把辦公行政管理中會涉及到的業務流程作為“橋梁”，將辦公行政之中的各個要素進行充分結合，例如：規章制度、崗位職責、業績考核、管理流程等，運用行政一體化信息管理來讓整個業務處理落實到具體化和有效化的流程之中，這也是本文研究的意義所在。

一、相關理論概述

（一）一體化管理應用理論

一體化管理指的是通過將兩種或兩種以上不同的事物采用高效化和有效化的措施，形成具有聯系性和關聯性的個體，進而發揮出協調、共進的作用，最終可以讓組織所設置的目標得以更高效率的完成。一體化管理與其他管理方式有著較大的區別，在管理更多的是將更多的管理流程和程序進行整合優化，促使其能夠呈現出相對完善、相對補充到管理體系。一體化管理體系的建立是根據企業未來的發展目標，采用控制論、系統論、信息論等多種觀點和方法，并借鑒具有先進性和科學性的質量管理辦法，構建出能夠符合企業未來發展需求和法制法規的管理辦法和途徑。在這個過程中企業的經濟、社會以及政治責任目標能夠呈現出相輔相成的狀態，企業內部的各個子系統都能得到全方位的溝通和關聯。

（二）企業辦公行政一體化信息管理

一體化中包括了信息、人力、過程以及設備等各個方面的集成。信息集成指的是通過運用多項技術促使信息所以在企業的內部實現交換和共享。在這個過程中首先要選擇和開發具有規范化和標準化的軟件工具和設計方法，解決在異構環境下信息集成的各項問題;另外則是要設計和規范信息數據庫;二是過程集成。主要是通過應用并行工程的方式方法來將產品開發的整個周期最新有效縮短，降低在這個過程中所需要進行修改的次數，進一步保證產品的質量穩步提升。其主要的關鍵內容是要針對產品設計開發進行建模和重新構建，促使整個工作環境與產品的數據管理得到協調;人的集成是當代企業在發展和管理的過程中最為關注的一部分，其中包含了在企業運作的過程中人發揮出來的重要價值和作用。人和系統二者相互影響，通過系統的幫助可以促使人最大的發揮出自身的主觀能動性;而設備集成主要是指企業中所有的設備都能保持在正常的狀態順利運行，有關于設備的養護、信息采集發送以及運行順序等都能處于企業的把控中。

企業辦公行政一體化信息管理的出現是由于企業為了提升自身的管理水平，并盡可能將管理的各項職能和效率充分發揮出來。在這個過程中，企業辦公行政一體化信息管理是將企業看作是一個具有關聯的整體，可以幫助企業將內部管理和控制的有效性大大提升，保證企業之間的各個部門和相關機制中的信息流動效率和暢通度也能提高，進一步將管理人員參與到管理的時間減少。例如：在企業辦公行政一體化信息管理中，可以采用統一化的體系來控制企業的各項業務活動，促使企業的所有規章、流程、制度都能達到制度化和規范化的目的。還能提高整個企業運轉和工作的實際效率。

二、構建企業辦公行政一體化信息管理的價值

（一）促使辦公行政業務的開展更加便利

伴隨著時代和信息技術的快速進步，促使各個行業的發展都與信息技術和電子化工具常聯系。現代企業應當根據自身的實際需求建立和開發符合自己未來發展趨勢的辦公行政一體化信息管理工具。通過建立該工具可以將辦公和行政方面的所有流程和相關的手續都集中在同一個管理平臺或工具之中，而且這個工具的使用并不會受到國內外不同地域之間的時差限制，只要登錄進一體化信息管理平臺或者是相關工具就可以自行查詢和提交相應的材料，等待工作人員對其進行審批和回復。而且通過該平臺或工具盡可能讓上級領導對員工的各項信息和狀態即時了解，而且任務和工作信息的安排也能在短時間內完成。

（二）提高服務質量、節省工作時間

通過采用統一規劃、統一流程的信息管理系統或工具可以保障相關的辦公行政工作業務得以順利的開展。降低紙質文件傳遞的時間，減少工作人員所需要耗費在收集材料和審批材料上的時間;此外還能提升辦公行政的服務工作質量，運用企業辦公行政一體化信息管理系統或工具，保障能夠發信息在最短的時間內傳達給不同層次和不同部門的員工，減少由于遞交文件而導致的中間環節錯誤，進一步提升效率。

企業在使用辦公行政一體化信息管理系統后，成功解決了細碎化、繁瑣化以及多元化的工作任務，促使辦公行政工作能將涉及到的工作業務進行很好的處理，統一化的授權和代辦，將辦公行政與日常業務成功相結合，促使辦公行政的領域不斷拓展，相對較好的將管理工作痕跡進行有效化和合理化的保留，對數據的分析成果和實際的效果也大大提升。

（三）實現企業內部業務流程的貫通性

通過創新企業辦公行政一體化信息管理可以有效的整合企業內部的管理資源，同時也展現出較強的集成思想，促使各個平臺和各個部門之間的信息得以實現共享，各部門之間的協調性和友好性也大大上升;此外整個業務流程的優化，各部門在開展業務的過程中其具體流程都體現在這些信息系統和表單上，盡可能彌補了等下現在企業存在的監督和考核手段不足的情況;三是工作職責方面更加明確，嚴格遵守分級授權制度。每個員工都可以按照自己的賬號和密碼登錄系統，而后臺的管理人員則可以按照員工的實際崗位和具體的管理范圍來給予這些賬號授權，若是員工自身的崗位出現變動，就可以改變這些賬號的授權級別;四是體現了內控思想，在企業內部實現了閉環管理方式。現代企業在進行管理的過程中強調了要求進行內部控制，并將其落實到企業的執行、決策以及監督的每一個環節之中。因此通過構建企業辦公行政一體化信息管理系統可以保證現在企業內部得以形成質量較高且在持續優化的運營方式和模式。總的來說將管理與業務信息溝通流暢度大大提升。在現代企業中的組織機構一般是由多個部門組成的，除了一般的業務部門之外，還包括了管理部門，而運用行政辦公一體化信息管理系統則可以有效幫助解決存在的企業內部部門存在的聯系性不強的多項問題，將企業內部的信息和重點安排進行及時的公布，最終可以讓員工在規定的時間范圍之內完成相關的任務，還能積累和充分利用有關系統之中的相應信息。

三、 企業辦公行政一體化信息管理系統創新實踐

現代企業在發展的過程中辦公行政管理除了涉及到日常的公文、會議以及相關事務處理之外，還應當具備管理企業、企業經營活動、預測未來發展共享信息以及優化各項業務流程。總的來說企業辦公行政一體化信息管理架構應當包括監察、公文制度管理、績效考核、會議管理、后勤事務處理等多個方面的功能，同時還要保證該系統的實用性和可操作性較強。

（一）企業辦公行政一體化信息管理基礎網絡結構

1.經營檢測

這部分內容中包含了對于市場變動和未來發展趨勢的監測、企業的生產和銷售檢測以及企業任務完成情況監測。當下現代企業主要是為了能夠獲得較多的利益，同時適應市場的發展趨勢，因此就需要關注本企業在市場之中所需要耗費的各項成本、本公司產品在市場上的價格走勢以及利潤等多項指標。這些指標都是由企業辦公行政一體化信息管理系統進行監測，并收集相應的數據，盡可能將這部分內容歸納和整合到“經營監測”這一板塊之中，并形成具體化和固定化的模板和圖表，盡可能為企業的未來發展和決策提供一定的理論和數據依據。

2.制度管理系統

該系統中也體現了集成化的思想，該系統主要包含了制度化的擬定稿件、審核文件、發布、建立健全數據庫、修訂文件內容以及廢止不恰當的制度，體現了全生命周期在線管理的先進模式。同時在此基礎上通過應用業務流程節點和制度條款相結合，促使制度和業務辦理能夠實現無紙化的操作。現代企業還應當將制度管理系統與領導層面的系統進行連接，上級所發布的各項任務和最新修訂的制度不能夠通過該系統向下進行傳達，同時還要收集有關該企業所處行業的最新標準和制度，并有專業的工作人員進行解讀，使得這些制度能夠在最短時間內得到更新，保持最新和最準確的狀態。

3.公文管理系統

公文指的是涉及到企業各項制度、行政措施以及國家所頒布的政令政策等，而公文管理系統則是承接和布置這些制度和政策的最重要載體，其主要的原則是以規范性、準確性以及及時性為主。在企業辦公行政一體化等信息管理系統中公文管理系統的主要特征是：首先是具備規范化和固定化的流程和模板，同時還要運用“無紙化”等方式方法將相關的公文審批和發放等事務進行完成;其次是檔案系統與公文管理系統中的信息實現了高效化和互動化的共享方式，不同級別的工作人員能夠在隨時隨地查到在自己權限范圍內的相關信息和內容;最后是體現出“電子辦公室”有一個理念，在隨時隨地接受和分派任務，待辦事務則是可以得到實時的提醒，而且可以利用移動辦公系統或者是VPN來在不同的地點進行辦公，提高辦公的實際效率和成果。

4.督查督辦系統

督查督辦系統主要的功能是針對企業發布的各項決策、開展了業務和全局性的工作進行有效監督和督促，充分體現了布置與落實相結合的執行理念和文化態度。辦公形成一體化的督查督辦系統首先體現了督辦重點化和督查層次化。針對領導所布置的重點任務、年度工作的要點和重要會議以及所涉及到的難點業務和熱點事項都屬于督查的重要的內容和范圍，同時督查也應當定期進行督查;若是出現逾期未完成的各種事項和業務則轉變為重點督辦的事項，通過下發一些通知單來督促這些事務要在規定的時間內完成;其次是實現在線監測和過程管控。企業中所有的業務和各項工作都需要在督查督辦系統中形成電子督辦流程和業務單，能夠促使業務的辦理情況更加清晰明了，根據授權等級不同可以查詢到不同的信息，并根據實質性的工作要求來對該業務進行批示和調整。每個月都會形成具體化和有效的電子督查分析報告;最后則是實行閉環管理和促使流程貫通。要積極在公文系統中形成會議系統記錄，而且要針對重點工作中直接進行立項。最終的督查督辦結果要成為考核評價標準之一，上傳到考核系統之中實現精準考核。

（二）企業辦公行政一體化信息管理系統功能細分

企業辦公行政一體化信息管理系統需要根據企業的實際需求和辦公行政業務流程進行設計，這樣才能同時滿足行政和辦公的共同需求，以此來實現具有暢通化和有效化的信息流，保障企業的各項事務得以順利的開展。

1.員工信息管理

這部分主要是針對員工的個人信息和相關數據進行管理，包括員工的個人基本信息、對員工個人信息進行維護和更新以及員工在企業中的日常工作安排和休假等進行及時記錄和更新、員工的日常公司管理等諸多內容。而且應當將員工的工時和休假管理進行結合，確保員工可以在短時間內或在日常生活中得以及時查詢和應用這些信息。

2.辦公行政事務管理

一體化系統中主要是將辦公和行政中的各個管理工具進行集中，包含了企業規章制度、行政審批、預定會議、辦公用品管理、決策傳達、政策通知以及信件管理等多種辦公行政事務。在這些管理功能中員工所能夠操作的功能有所不同，基本上員工可以操作企業通知、規章制度以及辦公用品等功能，對于員工比較常用的下載和查閱功能也對員工進行開放;員工可以選擇相對來說比較合適的地點、時間以及內容提前預定會議室，并合理的使用公司范圍之內的資源，可以提前預訂或取消;員工還可以隨時查閱企業內部的不同安排，并根據這些安排來調整自身的計劃和工作任務;員工還可以登錄相應的平臺查閱與自己相關的郵件或者是其他工作任務信息。

3.差旅管理

這部分管理主要是將機票預訂、差旅申請以及酒店預訂等多個部分的功能進行整合，形成具有多樣化且互相關聯的辦公管理工具。當企業員工需要進行異地出差時，會涉及到有關酒店和機票方面的預訂，在這時則可以將差旅申請上傳系統，并要求一體化辦公行政系統進行審批。

4.財務報銷管理

一體化行政辦公系統應當還包括財務報銷管理，通過該部分的功能可以將員工所提交的需要進行財務報銷的內容進行統一化的記錄和處理。站在員工的角度上來看，通過應用系統自動生成的格式化的單據格式填寫，盡可能避免由于手動填寫而導致出現的筆誤情況，減少出現錯誤，而且系統可以對從填寫的內容進行智能化的審查;另外在項目管理方面，該系統的存在可以整合相應的數據，進一步為監管項目的開展的數據進行合理分析，對于公司的財務狀況和具體營運情況可以更加有效的掌握，并在此基礎上作出具有適當性和合理性的方針政策，還可以將原始的數據電子歸檔的方式，作為企業的發展過程中的永久性資料儲存在企業的系統之中。

5.文檔管理

將企業內部所經常使用的不同文檔進行統一化的處理和儲存，員工可以根據自己的權限來登錄賬號并對其進行隨時調取文件和資料;行政工作人員還需要將文檔版本進行更新，通過運用這樣的方式來保證員工可以使用最新的版本來進行文檔應用;而文檔管理還可以進行在線共享協作的方式，促使文檔運用更加高效化和有效化;另外還要對具有較高重要價值和敏感的文件設置相應的權限，避免出現重要信息泄露的情況。

6.綜合信息查詢

行政等工作人員需要對公司日常的各項綜合信息進行及時更新，而且還要注意員工在日常工作中經常使用但是會有所忽略的內容一定要重點強調，員工可以通過登錄一體化辦公行政信息管理系統來獲取所有想要查詢的信息內容。

四、行政辦公一體化信息管理實行方案

（一）實行策略

在企業中開展行政辦公一體化信息管理則需要分為不同的階段來進行開展，系統的構建和設計由第三方供應商按照我們企業的實際需求和構建方案進行完成，并在企業內部設置相應的IT部門來對這些系統進行安裝和調試，總的來說主要分為三個步驟推動。首先應當在企業的人事部和行政部中推動和試運行行政辦公一體化信息管理系統，時間持續了一個月左右;其次應當向整個企業的所有部門中都安裝該系統，并對企業領導和相應的行政助理重點培訓，并逐步推廣到每一個員工上;最后總是要對整個企業進行調試和安裝系統操作平臺，并派遣相應的工程師解決相應的安裝和培訓問題。還有對傳統的管理方式和方法進行淘汰和關閉。通過應用這樣的方式極大的減少了企業在推廣系統過程中所需要承擔的各項壓力，還能保障企業在開展工作的過程中不受到更新系統的影響。

（二）執行流程

1.開發階段

要在企業內部開發辦公行政一體化信息管理系統。該系統的開發應當由行政辦公部門和IT部門共同完成，根據企業的發展需求和業務流程進行充分的調查，以此來為后續進行辦公行政流程優化打好基礎。之后便可以開展軟件開發。針對所出現的各項問題及時給開發人員進行反饋，最終可以促使開發出來的系統符合辦公行政一體化信息管理的需求;

2.系統的安裝運行

首先應當在企業中的人事部和行政部將辦公行政一體化信息管理系統進行運行，同時還要對這些行政工作人員和辦公人員進行培訓，主要包括了各項功能和工具的操作方法和使用技巧，在出現問題之后應當處理和解決的辦法。而且通過這段時間的試運行可以為該系統中存在的不足和缺陷之處凸顯并得到解決，員工可以對該系統的缺漏提出具體的意見，相關的開發人員都可以根據以前進行調整和改進;其次是要把具有成熟性的系統推廣到所有的部門都安裝新的系統平臺，并對員工開展培訓，促使員工可以建立起辦公行政一體化和信息化的理念，盡可能了解到在條件下辦公行政一體化的具體工作特征以及如何對系統進行展開操作;最后則是要按照不同的階段來陸續關閉過去的辦公行政服務。對系統進行后續跟蹤和負責，進一步對該系統按照企業的需求發展跟新。

結語

現代企業在發展過程中對于管理問題極為重視，希望能解決存在的閉環難和管控難的諸多問題，這是企業在進行管理過程中最需要解決的問題之一。企業在應用辦公行政一體化信息管理系統是將業務進行集成化，促使企業所使用的系統形成集成性、實時性以及網絡化相結合的發展模態，并利用該系統有效幫助每一個員工形成業務上的清單和模塊，進一步實現結果與過程上的一體化和統一化。由此可見，辦公行政一體化信息管理系統的存在成功幫助了企業和員工的各項需求都被有效滿足。但是在實行的過程中要注意對員工的情緒進行及時疏導，部分員工會由于系統在應用的過程中由于使用操作不流暢而導致出現抵觸和反感情緒，因此需要對員工及時開展培訓，并讓員工形成良好的習慣;此外還應當加強對系統安全性的保障，從員工的授權管理和系統穩定兩個方面入手，盡可能將系統的穩定性和安全性得以較好的保障。

參考文獻：

[1]羅業，竇海霞，杜彤云.大型國有企業一體化協同辦公平臺建設及應用[J].網信軍民融合，2020（06）：51-55.

[2]李新華，錢軍，馬志明，陳靜，孫燦.政務協同辦公一體化平臺建設[J].電子技術與軟件工程，2020（07）：176-178.

[3]閆雪飛.電力企業辦公行政一體化信息管理的創新實踐與思考[J].企業管理，2018（S1）：284-285.

[4]謝曉英，張琦，周欣萌，王欣.城市景觀水系及濱水空間一體化——以北京城市副中心行政辦公區豐字溝河道景觀設計為例[J].城鄉建設，2018（01）：40-43.

[5]郭彩虹.淺析企業行政辦公一體化的建設[J].科技創新與生產力，2015（11）：37-38+41.

[6]江歆皓.一體化辦公系統文檔安全及數據存儲安全管理[J].信息與電腦（理論版），2014（22）：155-156.

[7]萬俊.基于混合架構的移動一體化平臺的研究與設計[J].信息技術與標準化，2014（07）：44-46.

[8]陳澤徐.企業網上辦公一體化的實現[J].價值工程，2014，33（15）：213-214.

[9]胡立全，于光星.一體化協同辦公系統建設研究與實踐[J].能源與節能，2013（11）：54-56+97.

[10]陳靜.電子政務應用之一體化協同辦公OA系統架構初探[J].內蒙古科技與經濟，2011（12）：48-49.

[11]孫書.政務一體化協同辦公平臺關鍵技術研究與實現[J].辦公自動化，2010（06）：20-23.

[12]曾淑珍.辦公自動化環境下的文檔一體化管理初探[J].陜西檔案，2009（01）：31-32.

作者簡介：

劉曉軍（1978.01.17-）男，漢族，山西靜樂縣人，主要研究：信息管理，信息技術方向。