農業科技項目中電子檔案管理的應用與思考

鐘琳

隨著現代農業科技創新與新思維、新技術、新成果、新產品的不斷涌現，農業產業升級與信息技術管理要求不斷提升與大數據的規模化應用，農業科技項目電子檔案管理與應用，在我國農業農村呈加速趨勢。由此，建設現代農業科研電子檔案管理系統，以保證更有效、及時、動態完整的收集管理傳輸與應用各類農業科研文本資料的檔案信息，實現農村科研檔案數字化、信息化管理尤為必要。

農業農村和農業科技發展在新形勢下，務實地做好電子檔案管理，更有效地服務于農業科研工作，值得進一步思考和探索。

1 農業科技項目應用電子文件檔案管理系統的實現意義和必要性

在農業與科技共同發展的大好形勢下，農業科技項目倍增，需要定期歸檔管理的科研材料呈現爆發式增長。由此，農業科技歸檔的檔案呈多元化、數量級增長態勢，檔案管理工作更需完善。農村科研檔案管理機制尚不健全，傳統管理系統已無法滿足科技創新時代檔案管理的需求。

電子檔案管理應用在現代農業科技生產中，為農業生產、科技創新提供了科學可靠的原始信息資源，并為現代農業科研項目提供了科學可靠的信息基礎服務依據。建立農業科研檔案電子管理模式，運用新的方法、新的思維，適應發展要求，以便更好的為現代化農業科技發展提供精準服務。

2 農業科技項目電子文件檔案管理系統的實現與完善

2.1 加速提升對農業科技項目電子文檔管理系統的功能認知

現代農業對信息和大數據的依賴越來越強，電子檔案作為數字化信息技術的產物，在實際應用中有別于其傳統的檔案管理，其功能作用主要體現在以下方面。

通信傳輸。通信傳輸功能是電子化檔案管理系統中重要的功能之一，即將電子檔案系統在不同地區的農業部門和科研單位之間點對點地進行數據交換。

復制功能。電子檔案的復制功能，有助于及時、準確地進行資料信息數據的傳遞，向需求單位和個人提供真實準確的資料數據以及科學報告等。

直接使用。電子檔案作為數字信息，服務于農業科技工作者，可以在文件檔案數據庫中直接、快速、便捷地查詢所需信息。

2.2 對農業科技項目電子檔案管理系統展開系統性的管理工作

確保信息資源的完整性和真實性。針對需要長期存儲的農業科技項目信息資源，能夠實現分類存儲管理、分類篩選查詢。確保了信息資源數據源文件的完整性和真實。

實現信息資源的分類管理與數據篩選。對于重點農業科研項目，電子文檔管理系統可以對農業科研項目進行項目分類，規范管理。農業科技人員可以根據研究項目需要，查詢篩選所需源文件和數據，實現系統保護功能。在電子文檔系統生命周期內，有效有序展開文檔管理工作，存儲科技項目管理規劃，確保每一個重點科研項目在實施環節中，存儲管理其原始的信息資源，為農業科技項目提供必要的長效管理檔案。對于需要長期應用與存儲的文件檔案信息，則要制定對應的管理措施與保護預案。

2.3 農業科技項目電子文檔管理系統應用的不足

應用農業科技項目電子文檔管理系統，依據電子文檔管理工作的特點，可以展開針對性的管理，能夠有效提升管理水平和管理效率。

管理軟件既是電子文檔相關管理制度、標準、方法的執行者，又是電子文件管理活動的承擔者，它是全程管理、前端控制和流程優化的根本保證。目前，農業科技項目中的電子軟件在電子檔案管理還有諸多需要加以完善的技術內涵。如電子文件管理，尚缺乏應用技術標準與管理規范，沒有規范統一的電子文檔管理流程、操作指南；文本檔案分類不很明確精準，查找繁瑣；檔案缺乏生命周期管理，其時效性、借閱效率差；電子檔案的元數據管理以及檔案保存的環境直接影響著檔案的安全性。在實際應用中，需要針對性地采取相應的防范措施，確保電子擋案管理系統應用的可靠性和安全性。

3 加強農業科技項目電子管理的人才建設

當前，農業農村尤其缺乏專職農業科技項目管理人員，農業科技項目管理工作滯后，嚴重影響農業科技檔案的歸檔效率以及相關服務質量，無法有效提升檔案利用價值。

在工作實踐中，筆者認為檔案人才隊伍建設落后是制約電子檔案管理系統加快提速應用的主要因素之一。管理人員配備不到位、人員身兼數職、頻繁流動，既懂檔案又懂信息技術的復合型人才緊缺等。文檔管理一直沿襲傳統方式，相關管理信息系統的低水平重復開發應用，限制了電子文檔歸檔和電子檔案管理的工作建設。我們不能簡單認為凡紙質檔案管理人員，都能適應管理電子檔案；也不能片面認為懂得計算機或者數字通信技術的工作人員，都可以管理電子檔案，農業科技項目電子文檔管理又有本身的特殊性。為了實現管理人員對農業科技項目的電子文件管理、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行有效管理，必須首先從隊伍建設抓起，應給予人才選拔以公平競爭的環境，以充分調動管理人員的主觀能動性和創造性。其次，在目前紙質文檔與電子文檔管理相互交接使用過程中，應當對現有從事農業科技項目電子文檔管理人員進行有關的電子檔案管理相關專業知識的培訓。

4 智慧農業將賦予農業科技電子檔案管理新動能

智慧農業在大數據的驅動之下，農業科研中的原始數據當應得到科學的歸檔和再次加以利用，并需對農業專業數據進行科學歸類，加強對原始數據的提煉和整合；強化對數據的及時補充和更新，提高信息的準確性；改變數據存儲模式，提高農業專業數據的處理效率；充分利用信息共享系統，降低信息傳遞成本，是大數據時代做好農業專業數據歸檔與利用的有效途徑。例如：農業無人機不僅可以使用熱能，通過多光譜和高光譜技術向農民告知土壤狀況，而且還可以檢測到雜草感染和病蟲害造成的農田土壤狀況。進而根據這些數據，農民就可以準確地選擇防治病蟲害的藥物。

根據現代農業市場的變化，可利用多種獨創的信息處理技術對農業市場海量的數據進行采集、整理、歸檔、分析、存儲、傳遞，為農業客戶提供信息服務。依托大數據技術廣泛推動農業發展，需要科技、涉農企業、大數據企業和農業生產經營主體多方合力，共同推進農業大數據的示范與推廣。要將大數據與農業科技更好的結合，應首先加強大數據的基礎設施建設。

電子檔案數據信息將成為農業決策的好參謀。在農業科技項目電子檔案管理系統中，要盡可能保存各類涉農業數據檔案的完整性，以供農資企業合理調配生產，并針對性的制定各區域各類品種的農資解決方案，為有關部門提供檔案資信支持，服務涉農企業、大數據企業，構建起以品種或以區域為中心的農業大數據平臺。歸集在農業上下游的農資銷售、農業生產、農產品流通中的各類數據以及與農業關聯的土地流轉、氣象、土壤、水文等多種數據，也能大規模積累相關數據。

在農業大數據環境下，農業科技項目電子檔案管理系統文件歸檔，將從電子文件擴展到專業數據，不僅是歸檔文件外延的擴張，更是對電子信息檔案價值認識的升級拓展。對于科研一線，在實踐中的數據管理，必須充分發揮農業科技電子檔案管理系統的功能，并展現其多重性，而智慧農業將賦予農業科技電子檔案管理以新動能。