提升行政單位檔案管理人員素質推進檔案管理科學化

高壽松

【摘 ?要】論文以提升行政單位檔案管理人員素質，推進檔案管理科學化為討論方向，分析了提升行政單位檔案管理科學化、系統化以及標準化的重要性，結合了現階段行政單位檔案管理人員存在的突出問題，闡述了提升行政單位檔案管理人員素質的有效策略，實現檔案管理科學化、系統化。

【Abstract】Taking the improvement of quality of archives management personal in administrative units and promotion of scientific management of archives as the direction of discussion， this paper analyzes the importance of improving the scientific， systematic and standardized management of archives in administrative units， combines the outstanding problems existing in the archives management personnel of the administrative units at present， and expounds the effective strategies to improve the quality of the archives management personnel of the administrative units， so as to realize the scientific and systematic management of archives.

【關鍵詞】行政單位;檔案管理;人員素質;科學化;應用

【Keywords】administrative unit; archives management; personnel quality; scientificity; application

【中圖分類號】G271.6 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）11-0034-02

1 引言

加強行政單位檔案管理人員素質，推進檔案管理科學化、系統化以及標注化發展，迎合社會發展的同時，為行政單位工作有序開展奠定了良好的基礎。檔案管理科學化已然成為適應社會信息化、數字化發展的基本途徑，對提高行政單位檔案管理工作效率、社會服務具有深遠意義。

2 行政單位檔案管理科學化概述

現代化行政單位檔案管理的要求從傳統的單一性，逐漸演化為規范化、標準化以及信息化等要求。規范化管理是建立在健全檔案法治意識、強化依法治檔、深入貫徹執行《檔案法》以及國家相關檔案工作的法律、法規，使檔案工作逐步走上規范化、嚴謹化的重要軌道;標準化檔案管理在實際工作中，要求行政單位檔案同標準化部門對檔案管理的工作、方法、概念以及原則質量制定出科學、合理及統一的技術、標準制度，予以貫徹、執行、修訂全過程，使檔案管理工作逐漸規范化、統一化，以保證社會經濟效益、事業單位工作有序進行;信息化管理即在文件運作的過程中，依托計算機、通信網絡進行，具有方便、高效、直觀以及時效的特點，完善了傳統草稿與印稿、正本與副本的差異化，真正意義上地實現了文件與檔案的通習性。

3 行政單位檔案管理人員存在的問題

3.1 檔案管理人員缺乏責任意識、政治素養

行政單位檔案管理工作信息量較為龐雜，且任務繁重的同時，涉及廣度、深度不一，導致了檔案管理人員較容易出現消極、懈怠的工作態度，對檔案信息的管理工作缺乏嚴肅性、嚴謹性，導致了檔案中記錄信息缺乏準確性、完善性。行政單位檔案管理工作需要良好的政治素養，在實際工作中，管理人員缺乏對檔案信息政治性的了解，對檔案信息的保密意識較為薄弱，沒有嚴謹、嚴肅對待工作，對檔案工作科學化發展造成了一定的影響。

3.2 檔案管理人員缺乏專業性

現階段我國行政單位檔案管理崗位存在許多新上任的員工，沒有經過專業的檔案管理工作培訓，僅靠理論知識以及口口相傳進行工作交替，導致檔案人員缺乏專業性，在后續工作中出現亂丟、損壞檔案的行為，對行政單位人力、物力造成浪費的同時，減少了有效工作時間，為單位活動以及項目開展造成了一定影響的同時，不利于檔案科學化發展。

3.3 檔案管理人員缺乏服務性

行政單位檔案管理工作對管理人員的服務意識以及服務態度要求較高。但在實際工作中，管理人員在長期性煩瑣、枯燥的工作下，管理人員對信息整理、信息處理缺乏耐性，無法端正自身工作態度的同時，對上級領導下派的任務沒有積極完成的態度，甚至于個別人員出現了不良雜念，對行政單位檔案管理科學化發展造成一定的影響。

4 提升行政單位檔案管理人員素質的有效策略

4.1 強化檔案業務技能，推動檔案管理質量提升

堅持“打鐵還需自身硬”，從嚴從實加強檔案人員素質建設，提高人員檔案文化素養、先進技能以及信息意識等檔案管理科學化要求，推動檔案管理人員自身素質全面性發展，為行政單位全局工作打好基礎數據保障。

4.1.1 提高文化素養

檔案管理工作不僅是簡單的檔案存檔，其中涉及的知識多元化，且知識內容深度、廣度也存在差異。檔案資料分析、整理、歸檔等工作，多數業務都是文字打交道，因此，檔案管理人員必須具有高質量文化素養，并具備良好的組織文字材料、文字系統概況以及語言表達能力、寫作能力，進而保障企業單頁資料完整性、有效性、安全性。因此，有關部門應不斷提高檔案管理人員文學素養，鼓勵員工積極參與網課教育、在線教育等多元化教育學習，提高自身專業能力，為企業發展奠定良好的基礎。

4.1.2 加強信息意識

信息化背景下，檔案電子化管理是行政檔案管理發展的必然趨勢。加強檔案管理人員信息能力、信息意識是保障行政單位檔案管理科學化的關鍵因素。領導人員應組織檔案管理人員定期參與信息化技術培養，引入多種信息化檔案電子管理的技能加以學習，鼓勵員工積極關注社會前沿咨詢，了解信息化檔案管理最新動向，促使檔案管理人員信息能力不斷提升，對推動行政單位檔案管理科學化具有一定現實意義。

4.2 優化管理機制，踐行柔化管理

領導部門應對檔案管理人員的管理機制建設給予高度重視，結合行政單位自身情況，在現有的管理機制上實施重組與完善，細化、合理化管理制度，為檔案管理人員創設良好的工作環境的同時，也讓檔案管理隊伍的建設得到了持續性的發展，促進了檔案管理人員的素質提升，推動了行政單位檔案管理科學化變革。首先，行政單位應根據自身發展需求，對具體的管理機制實施明確，合理分配職能，細化各項職責，將檔案管理責任落實到每一個檔案管理人員，加強檔案管理人員的工作態度，調動人員積極性。其次，踐行柔性化管理制度，針對檔案管理人員個人職業發展規劃、個人需求、個人能力等綜合方面對管理機制進行動態化調整，加強管理人員文化認可，打造高質量檔案管理人員建設模式，促使檔案管理質量得以全面提升。

4.2.1 完善檔案管理人員培訓機制

檔案管理人員應具備自身學習精神，不斷豐富自身知識儲備，夯實管理技能，保障自身專業發展得到穩定。但現階段我國行政單位對檔案管理人員建設方面缺乏重視，導致對檔案管理人員工作管理的理念、管理措施落伍，限制其專業性發展的同時，對行政單位自身發展造成一定的影響。鑒于此，應加大人員培訓體系，優化人員招聘方案，采取整體推進策略，全面強化人員培養體系建設。

4.2.2 優化檔案管理人員招聘方案

行政單位結合單位實際情況，對需求的人數加以確定，結合工作內容，制定相應機制，嚴格、嚴謹進行篩選。結合檔案管理人員要求，對招聘方案實施全面優化，從職業認知、管理技能、信息化素養、政治素養等多個層次考慮，進而保障人員招聘有效性，促進行政單位檔案管理人員隊伍建設發展性。

4.2.3 完善檔案管理人員培訓體系

行政單位應根據崗位職能需求，針對檔案管理人員的培訓活動加強資金投入力度，以此確保各項培訓活動有序開展。加強培訓宣傳力度，提高人員積極性。強化培訓活動有效性，廣泛采納、借鑒先進的管理培訓方案，設定有關培訓內容，結合國家對檔案管理提出的有關規定，通過講座、會議等形式實施全方位滲透，促使檔案管理人員自身業務能力、業務素養以及綜合素質得到規范化、標準化提升。此外，信息化時代下，檔案管理與信息技術的結合日臻完善，加強現代化檔案管理體系，明確檔案管理功能，利用科學、合理的信息化能力培訓、滲透，提高檔案管理人員信息化執行能力的同時，推進了行政單位檔案管理科學化發展。信息化培訓中，在強化人員信息化操作的基礎上，提高檔案管理人員信息安全意識，明確安全信息化檔案管理機制，加強檔案管理人員信息化操作規范性，做好檔案信息備份、安全管理等有關措施，保障檔案信息安全性。

4.2.4 強化檔案管理人員政治素養

檔案管理工作政治性較強，部分文件具有保密性、嚴謹性，在強化檔案管理人員業務素養的基礎上，應對管理人員的政治素養進一步提升。秉承為人民服務的精神貫徹，積極推動人員政治思想，嚴格遵守檔案管理工作的法律法規，將各項工作責任落到實處，確保了檔案工作保持正確政治方向。培養管理人員職業道德，貫徹宣傳敬業愛崗、作風扎實的工作態度。

5 結語

綜上所述，行政單位檔案管理科學化，是現階段我國信息化時代發展下應運而生的重要檔案管理概念，既是一種意識、一種理念，同樣還是一種態度、一種文化。提高檔案管理人員形態意識，加強檔案管理人員思想理念，將科學化檔案管理態度、思想貫穿于檔案管理實踐中，強化檔案管理人員積極性、自主性以及規范性的同時，提高了檔案管理工作效率，對行政單位檔案管理科學化發展起到了推進作用。

【參考文獻】

【1】黃震蓉，袁方，陳麗慧，等.加強事業單位檔案管理專業人才培養的思考[J].人才資源開發，2020（09）：18-20.