新時期檔案信息化建設的幾點思考

許建智 王艷艷

檔案工作走向現代化離不開檔案信息化支撐和引領，檔案信息化已成為實現檔案工作轉型升級的重要途徑，是一項具有全局性、戰略性的工作。江蘇省在實現檔案工作現代化過程中，如何抓住檔案信息化加快發展的黃金期，筆者結合實際工作，談幾點思考。

一、江蘇省檔案信息化發展現狀

1.檔案信息化工作穩步推進。江蘇省委、省政府高度重視檔案信息化建設，積極推動檔案工作融入經濟社會發展大局，為江蘇省檔案工作走在全國前列創造條件。2016年，將“推進數字檔案館建設”納入《江蘇省國民經濟和社會發展第十三個五年規劃綱要》。2017年，《關于貫徹落實<國家信息化發展戰略綱要>的實施意見》把“建設數字檔案館、數字檔案室一體化綜合管理工程”作為一項重要內容。同年3月，全省檔案信息化建設推進會在常州召開，明確了“十三五”期間全省檔案信息化建設的目標、任務與實現措施。同時，“啟動省數字檔案館建設項目，推動省級機關和市縣檔案信息化建設”“全面實施省數字檔案館建設”分別被列入省政府2017、2018年度十大主要任務百項重點工作。

2.檔案信息化建設初見成效。江蘇省各級檔案部門認真貫徹國家、省有關方針政策，堅持將檔案信息化建設擺在檔案事業發展的重要位置，加強組織領導，采取有效措施，大力推進檔案信息化建設。目前，全省檔案信息化標準規范體系初步形成，檔案數字信息資源建設總體進展順利，檔案利用開發和共享開放的程度不斷提高，初步實現了檔案管理以實體為重心向以信息為重心轉變。2018年，國家檔案局在江蘇省召開全國數字檔案室建設推進會，推廣江蘇省的做法和經驗。截至2019年底，江蘇省擁有國家示范數字檔案館4家，國家級數字檔案館6家，國家示范數字檔案室3家。南京市建鄴區檔案館成為全國唯一的“雙示范”數字檔案館。

3.檔案信息化建設存在的薄弱環節。江蘇省檔案信息化建設成效明顯，但總體來說與江蘇經濟文化大省的地位、與“全國領先、全面領先”目標、與各行各業不斷加速發展的信息化進程還不相適應。主要原因有：一是認識不到位，部分地區存在對檔案信息化建設理解不準確、制度不健全、管理不到位、上下不聯動等情況；二是區域發展不平衡，財政經費保障不足，蘇南地區投入較大，蘇中地區好于蘇北地區，“南強北弱”特征明顯；三是專業力量不足，人才匱乏現象較為常見，制約了檔案事業的發展。

二、檔案信息化建設認識誤區

近年來，全省檔案部門高度重視檔案信息化工作，落實新發展理念，積極創新轉型。但在實踐過程中，筆者發現，一些部門和單位對檔案信息化建設理解片面，局限于三個“一”，即“一掃了之”“一包了之”“一評了之”，不可避免地走了一些彎路。

1.檔案資源一掃了之。一些單位和人員認為檔案信息化就是數字化，將館（室）藏檔案全部數字化，檔案信息化建設就完成了。由于沒有真正理解檔案信息化建設的內涵，還常常錯誤地認為本單位是“數字化檔案室”“數字化檔案館”。實際上，從國家層面到江蘇省的相關文件，尚無“數字化檔案室”“數字化檔案館”說法，準確的說法應該是“數字檔案室”“數字檔案館”。因此，我們必須要明確檔案信息化不等同于檔案數字化，兩者為包含關系，檔案數字化是檔案信息化建設中的基礎性工作之一。檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，包含基礎設施建設、應用系統建設、信息資源建設、制度規范建設、安全保障體系建設等，各部門和單位要結合當地實際進行統籌規劃，有計劃、有步驟、有重點地分步實施。

2.檔案信息化工作一包了之。檔案信息化建設中，同樣還存在將全部建設任務交給中標單位，當甩手掌柜的現象，也就是我們說的“一包了之”。而這樣做存在較大風險。企業只是對技術擅長，并不懂檔案業務，沒有檔案人員主導從實際出發，提出需求、把關方案、監管建設，建設成果和預期的往往會大相徑庭。檔案信息化建設如果全部依賴公司，檔案事業發展的命脈就會掌握在他人手中，往往有需求時企業可能無法及時響應，或是提出一些不合理的要求。甚至有些企業面臨倒閉風險，那本單位的檔案工作就可能會癱瘓，嚴重影響檔案事業的發展。同時，我們還需認識到檔案信息化建設是由多方面內容組成的，尤其是檔案資源建設，它是檔案信息化建設核心，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志，而這些都非企業能做到的。因此，檔案信息化建設應該以建設單位為主，企業只是提供技術支撐。

3.數字檔案館（室）一評了之。2012年，江蘇省檔案局開展數字檔案館（室）等級評估。2014年，國家檔案局開展數字檔案館系統測試。2016年，國家檔案局開展數字檔案室建設評價。這些測評為檔案信息化建設指引了方向，使數字檔案館（室）的建設更科學、安全和高效。但在實際操作中，一些單位與測評的宗旨相悖，為評而評，不可避免地出現了一些敷衍了事、應付任務的現象。例如：臨時制定甚至直接抄襲一些制度，實際上并沒有真正執行；臨時借用其他單位基礎設施；對一些質量不過關的數據想辦法規避；需要日志、效果評價和點擊量的，安排專人臨時突擊。測評通過后，被測評單位覺得大功告成，可以松口氣了，檔案信息化建設也就步伐緩慢甚至止步不前。由于走入“一評了之”的誤區，建設目的不明確，檔案信息化建設效果往往大打折扣，不能很好地推動檔案事業發展。檔案信息化建設是一個長期的過程，一方面要很好地維護檔案信息化建設成果，使其發揮應有的價值。另一方面，信息技術不斷進步和發展，人民的需求也在不斷變化，檔案信息化建設需要不斷跟進。

三、如何推動新時期檔案信息化工作

目前，江蘇省檔案信息化建設正面臨國際層面的迅猛發展和國內你追我趕的緊迫局面，我們要保持清醒的頭腦，總結經驗、吸取教訓，重新認識檔案信息化工作，切實加快信息化和檔案工作的融合，推動檔案事業高質量發展。筆者認為應重視以下三方面。

1.重新認識檔案信息化建設。隨著時代的發展，信息技術的不斷更新，檔案管理對象從紙質檔案向電子檔案轉變，管理方式從手工管理向信息化管理轉變，管理內容從實體管理向內容管理轉變，利用方式從來館查閱向網絡利用轉變[1]。我們要適應轉變，與時俱進、順勢而為，創新管理模式，助力檔案工作轉型升級。

（1）強化電子檔案（文件）管理的重要性認識。新修訂的《中華人民共和國檔案法》已明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。在信息處理方式變革引發電子文件數量爆炸式增長的大背景下，單軌制歸檔迫在眉睫。然而檔案部門還在要求雙套制歸檔，要求電子檔案轉為紙質檔案移交接收，檔案事業的發展明顯與經濟社會發展水平不相適應。我們必須轉變觀念，改變認識，將電子檔案（文件）的管理作為檔案信息化建設的主要任務，建立符合規范要求的檔案館（室）系統，建立相關規章制度，以信息管理為主，輔助實體管理，推動電子檔案管理從雙套制向單套制轉變，開拓檔案工作新局面。

（2）強化檔案庫變為思想庫的認識。檔案信息資源是寶藏，不僅記錄歷史，還承擔著存史資政、服務社會的重任，如何充分挖掘檔案，使其成為各行各業、老百姓能夠有效利用的“活資源”，是檔案信息化建設成果的價值體現。電子檔案和檔案數字化是思想庫的兩個基礎。電子檔案是我們當前和今后一段時間檔案信息化建設的重點。數字化方面，江蘇省檔案數字化率一直走在全國前列，但需要關注的是，數字化的同時應對文件進行高質量的OCR識別，將紙質檔案由圖片變為可挖掘的文字，為提供更深層次的應用打牢基石。檔案庫變為思想庫，更為重要的是要利用先進的信息技術對檔案進行挖掘整合，基于智慧的分析預判，變被動利用為主動推送，拓展深度和廣度，讓利用檔案成為人們潛意識的慣性思維，從而充分發揮檔案的決策支持作用和為民服務的價值。

2.扎實推進檔案信息化工作。新時期檔案信息化建設重點要解決好“四化一庫”的問題，即局館管理信息化、行政監管網絡化、檔案管理智能化、檔案服務全面化以及建立核心數據庫（資源總庫）。

（1）局館管理信息化。檔案部門應將信息化建設與單位的變革管理“同策劃、同部署、同推進”，規范工作方法，提升工作質量，提高工作效率，在各方面為檔案工作人員和檔案用戶提供便利。重點要優化人力和物力資源的配置，有效降低運行成本，實現消防系統、溫濕度控制系統、照明系統的自動調節，安防系統、門禁系統等自動控制，通過健全信息化管理體系全面提高內部管理水平。

（2）行政監管網絡化。目前檔案行政監管多采取人工方式，備案表、報表、安全檢查記錄也是以紙質形式為主，監管信息零散，效率低，監管效果不盡理想。信息時代，我們必須應用信息化手段改變檔案行政監管模式，通過網絡實時、動態地對檔案業務數據進行采集、關聯分析、即時統計，規范檔案業務，實現“實時、無縫式”監管。同時為檔案年檢、重點工程備案等各類行政許可、行政處罰，規范化建設驗收、業務指導等提供及時、準確、詳盡的決策依據，全面促進和提高檔案管理與服務的綜合水平，促使監管工作由被動向主動、由靜態向動態、由粗放向精細轉變。

（3）檔案管理智能化。智慧檔案館（室）是今后一段時期檔案信息化建設的方向。中央檔案館原館長、國家檔案局原局長楊冬權指出，智慧檔案館的內容包括檔案信息、檔案實體、檔案環境、檔案人流以及其他方面智能化管理。[2]檔案管理的智能化也可以理解為“會感知的檔案、有生命的檔案、能定位的檔案、保安全的檔案、可節能的檔案……”以全面透徹的感知、高效協同的互聯、智能融合的應用以及以人為本的可持續創新為主要建設內容，對數字檔案信息進行智能管理、安全保存，提供主動服務。

（4）檔案服務全面化。高效的服務檔案用戶是檔案信息化發展的不斷追求。一是要通過大數據和數據挖掘技術分析用戶的需求，構建一個有豐富資源基礎，具有分析、處理、管理和決策能力的智慧服務系統。二是要基于互聯網、政務網、局域網對單位內部、黨政機關、社會公眾各個層面提供檔案服務，在受眾上更廣泛，時間上更靈活，方式上更便捷。同時，還可以運用各種新媒體開展信息服務，為利用者提供豐富多彩的新體驗，構成檔案服務的新形態。

（5）建好核心數據庫（資源總庫）。電子檔案長期保存是檔案信息化建設的核心要義，也是與其他行業信息化建設最本質的區別。2010年，江蘇地方標準《數字檔案館建設規程》中最早提出了“檔案核心數據庫”概念。2012年，國家檔案局在《數字檔案館系統測試辦法》中提出了“數字檔案資源總庫”的概念，再次強調建立核心數據庫（資源總庫）重要性。核心數據庫可以理解為以可靠的、科學合理的方式長期保存電子形態的檔案及相關數據的專用數據庫。它致力于解決數據與特定平臺、數據庫管理系統、應用系統的依賴性，使電子檔案保存時間遠遠長于產生這些檔案的源系統（軟件和硬件環境）的生命周期，長于我們有把握能夠預期的技術變化周期，在幾十、幾百、幾千年后電子檔案仍真實完整安全地存在并可利用。

3.切實抓好檔案信息化安全新命題。安全一直是檔案工作的生命線。近年來，國家檔案局多次召開安全專項會議，先后印發《關于進一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》《關于深入開展檔案安全風險隱患排查整治工作的通知》，對新形勢下抓好檔案安全工作作出了一系列部署和要求。在實體安全和信息安全同時成為關注焦點的今天，我們必須采用“預防為主，防治結合”的形式，切實提升安全保障能力，牢守檔案安全底線。

（1）從管理上防范安全風險。安全保障，以人為本。防范意識的薄弱是造成安全隱患的巨大威脅。檔案信息化建設中，切不可忽視安全教育和專業技術能力培養，必須要筑牢全員思想防線，提升風險分析及預判能力，將安全風險防范貫穿于信息化建設的始終。與此同時，必須使各項工作制度化、規范化、程序化，確保檔案安全管理的每一個環節有章可循、有據可依，比如機房出入、運行操作、溫濕度控制等內容的機房管理制度，密鑰管理、風險評估、災難恢復、應急處置等內容的安全管理制度，軟硬件管理員、數據管理員、安全管理員、審計員職責等內容的人員管理制度等，都需要仔細地規劃和執行。

（2）從設備上防范安全風險。檔案安全管理離不開安全設備的支持和護航。一方面要加強安全設備的建設，包括防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計、UPS等，需要投入購買的必須投入，絕不能有僥幸心理。另一方面要維護設備的安全運行，對服務器、存儲設備、網絡設備、監控設備等要進行實時監控，及時維修或更換潛在的故障設備。同時要關注機房環境指標，如保持恒溫、恒濕、防雷、防水、防火、防鼠、防磁、防靜電等。有條件的，可以建設屏蔽機房等。

（3）從技術上防范安全風險。檔案信息化建設中安全防范與傳統方式最為不同的是可應用先進的技術支撐，建立一個堅不可摧的堡壘，以適應安全領域面臨的新問題新挑戰，確保數據不丟失，信息不泄露。一是應用物聯網技術，對實體檔案的“生命特征”和動態情況進行全面監測，對開關門、出入人、開合架、取還檔、溫濕度等參數進行自動采集、關聯分析，為實體檔案安全保駕護航。二是通過恰當地應用信息安全技術，如CA、時間戳、電子簽名、四性檢測、封包、三員管理等為檔案信息安全提供保障。三是結合安全域劃分實施邊界控制管理，合理開展在互聯網、政務網、局域網的各項應用，局域網與因特網、政務網實施物理隔離。

注釋與參考文獻

[1]新華社.國家檔案局：今年啟動全國檔案查詢利用服務平臺建設[EB/ OL].[2020-10-20].http：//www.gov.cn/xinwen/2019-03/29/content-5378202.htm.

[2]楊冬權.智慧檔案館（室）——我國檔案館（室）建設的新方向[J].中國檔案，2020（11）：68-74.