事業單位檔案管理信息化建設

劉海霞

摘?要：在信息技術快速進步當下，事業單位的檔案管理也必須逐步信息化，才能適應社會需求。當前，我國的檔案管理正在進行信息化研究，且獲得了一定的效果，利用信息手段能夠更好的對檔案進行分類整理，便于對其管理，提高工作效率，在以后的檔案管理中，需要更進一步推動信息化進程，完善相關措施，提高員工的能力，促進檔案管理工作的進一步提升。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

引言：

事業單位的檔案管理是十分重要的，其中可能涉及到很多關系到人民切身利益的檔案，需要更加完善保存檔案文件。事業單位要合理利用網絡技術，運用到實踐中，不斷完善檔案庫，及時更新數據，更好的為相關人員提供服務。在此過程中，也要把現代化手段和傳統方法結合，相互配合，共同發揮作用。

一、檔案管理信息化建設的必要性

檔案管理信息化，能夠形成檔案的電子數據庫，通過計算機，工作人員能夠方便快捷的查找數據，提高工作效率，提高檔案管理的效益。利用信息技術，可以形成電子檔案，更加便利，更加安全環保，更能夠適應當下快節奏的社會需求。采用信息化管理，使得檔案能夠更完整的保存下來，且能夠保存更久的時間，便于后續檔案資料的利用。通過信息化，工作人員對檔案進行整理和分類更加便捷，出錯概率也會降低。因此，事業單位要抓住時代的機遇，利用技術手段，推動檔案管理的信息化，推動高效辦公。

二、檔案管理信息化建設中的問題

事業單位已經逐步開始向現代化方向邁進，但是仍然有不足之處。

1.對檔案管理信息化的關注不夠

信息化建設是一個過程，對資金的需求量比較大，要得到各方的支持，也需要單位全體人員的共同努力，但是在事業單位中，很多人員沒有意識到其重要程度，對其重視程度比較低，因此在建設中，缺少相關的軟件等設備，影響了檔案管理的信息化。有一些事業單位已經建立了檔案的信息系統，但是系統不健全，更新速度慢，系統和日常工作的匹配度不高，專用性不強，沒有很好的發揮其功能。大部分事業單位還沒有實施檔案管理的信息化，這樣對于檔案管理的難度比較高，因為紙質的檔案受到外部環境的影響較大，比較容易受到損壞，對于檔案資料的查找也有諸多不便，同時這樣也會影響檔案更新，更新速度慢，檔案的優化管理也比較難。

2.檔案管理人員專業性不夠

事業單位的相關工作人員，普遍專業性不強，大部分工作人員都是非專業，不能熟練操作計算機系統，對互聯網知識掌握不熟練，大多人都認為這個崗位的工作簡單，對工作內容了解不夠透徹，但其實隨著社會發展，檔案管理工作的要求逐步細化，需要更加專業的人才才能勝任。大多事業單位不注重檔案管理崗位，缺乏專業的培訓，導致這個崗位的大部分員工，跟不上時代的需求，職業素質相對較差。且有些事業單位的相關制度不夠完善，使得相關人員在管理檔案時沒有相關制度約束，對其工作的監督不能有效進行。因此，為了推動檔案管理工作的進步，勢必要開展信息化，不斷深化改革。需要培養相關的專門人才，不斷提升相關員工素質，推動檔案管理工作的專業化。

3.缺乏檔案信息安全意識

事業單位的很多檔案都是機密，其中會有一些未公開資料，在信息化過程中尤其要注意安全問題。但是在實際工作中，這個問題沒有得到應有的關注，造成信息泄露，嚴重影響到了信息安全。有些檔案管理人員在有機密信息的計算機上瀏覽網頁，導致一些不法分子盜取機密信息，因此事業單位要加強相關人員的信息安全意識，保證資料的安全，對相關檔案進行嚴格的管理，對機密資料采取更為嚴密的管理措施。

三、檔案管理信息化建設的策略

1.提升對檔案管理信息化的重視

在事業單位中，領導者對信息化的重視程度對其進程影響較大，領導者重視的單位，信息化的阻力較小，進程較快。因此在事業單位中，領導者要與時俱進，認識到信息化的優勢，為其提供適宜的環境，不能被傳統觀念束縛，要通過先進的手段，更新管理方式，推動管理工作符合社會需求。要明確檔案管理工作在事業單位的地位，提高相關人員對崗位責任的認識，激發工作熱情，提升信息化建設的重要程度。

2.加快推動檔案管理信息化進程

每個事業單位都有自身特性，因此對檔案管理的具體要求也不一致。各個單位應當根據自身特點，制定合適的管理方案，同時根據國家要求推動信息化建設，形成規范的體系。要加強信息技術在工作中的運用，通過計算機互聯網等手段，推動檔案管理的電子化，形成無紙化的檔案管理，節省成本，節約空間。通過使用先進設備和技術，及時更新檔案內容，從而更加長久、完整的保存檔案資料。

3.提高檔案管理人員的素質

在檔案管理信息化中，要配備專業的人員，不能想當然的覺得是簡單的工作，而忽視對員工的培養。信息化是一項龐大的工程，需要了解網絡技術，能夠運用計算機的專業人才。事業單位要重視這方面的人才，加以培養，提升其工作素質，為信息化提供人才保障。首先要對人才進行道德素質培養，讓人才具備崗位所需要的一些素質和知識。其次要針對人才進行專業培訓，補充崗位所需的知識，提高相關員工的管理能力和對資料信息的處理能力。

4.完善檔案管理工作制度

事業單位對檔案管理方面的制度大多都不夠完備，導致相關員工執行事務時沒有相關條款提供參考，致使工作混亂，流程不清，發生失誤的概率增加。事業單位應當依據國家相關法律法規，根據本單位的具體情況，制定合理的檔案管理制度，讓檔案管理工作更加規范，使檔案管理工作有章可循。同時根據單位自身情況，不斷調整和更新制度，加強對內部人員的監督和管理，建立合理的監督體系。由于事業單位的檔案和其他單位不同，容易有一些保密信息，在信息化過程中，需要特別注意安全問題。建立監督體系可以加強對信息安全的保證，也可以讓工作人員意識到檔案資料安全的重要性，督促其認真工作，提高其工作熱情。同時要做好信息安全工作，確保能夠及時發現信息化過程中的不安全因素，及時解決發現的問題，加強內外部監督，推動信息化的安全有序進行。

5.提高檔案管理信息化網站的實用性

事業單位為了給需要服務的人員提供檔案信息，可以建立相關的網頁進行服務，通過網站為使用者提供檔案查找等服務。但是很多網站由于功能不全，更新不及時，導致形同虛設。事業單位應當對信息化網站加強管理，及時更新數據，開發更多功能，利用網絡資源更好的服務大眾，適應社會需求。提高網站的運作效率，讓更多服務能夠通過互聯網完成，推動工作人員網上辦公，更好的服務相關人員，減少不必要的手續和流程。

四、結語

綜上所述，事業單位要加強對檔案管理的信息化研究，推動其建設進程，將高科技設備和技術應用到實踐中去。不斷對員工開展專業化培訓，提升管理能力，提高對檔案管理信息化的重視，完善監督制度建設，保障檔案資料的安全，保證信息化的有序進行，不斷發掘更多有效手段推動其建設。

參考文獻

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