新形勢下公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理探索研究

摘 要：公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理面臨內容多樣性，工作復雜性和手段信息化的特點。本文通過對新形勢下公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理的內涵及作用、基本要求與常見技術的分析，重點探討當前醫療衛生檔案管理存在的問題及優化策略，旨在為公共衛生突發事件應急決策提供信息保障，有效提升衛生機構醫療檔案管理水平。

關鍵詞：公共衛生;檔案管理;突發事件;醫療衛生

引言

2020年春節，一場突如其來的新冠狀病毒引發的肺炎疫情在全球范圍內爆發，進而演變成為一場公共衛生突發事件。在應對這場重大公共衛生突發事件過程中，有關醫療資源、防疫進程、衛生物資以及部分人員信息均需要納入醫療衛生檔案之中，進而為國家職能部門的公共衛生管理提供信息來源。根據國家衛生健康委公布的數據顯示，截至2020年6月22日，全國具有醫療衛生機構核酸檢測機構4804家，檢測技術人員2.85萬人，進行核酸檢測累計達到9041萬人/份，而對與之相關的文字、圖表等檔案載體信息量保存管理的繁雜程度可見一般。新冠疫情席卷全國之際，各地交通運輸組織、公共衛生部門、政府職能機構全力抗疫，對于這場公共衛生突發事件的相關醫療衛生信息與檔案需求量隨之提升，由此加大新形勢下公共衛生突發事件醫療衛生管理的難度。

一、醫療衛生檔案管理的內涵及其作用

1.醫療衛生檔案管理的內涵

2008年衛生部和國家檔案局印發的《衛生檔案管理暫行規定》將衛生檔案定義為各級衛生機構在工作中形成具有保存價值的各種形式和載體的文件材料。衛生檔案作為國家衛生管理的重要組成部分，在管理過程中需堅持遵循統一領導、分級管理的原則，即加強檔案歸檔、利用開放、管理機制、領導監督以及人員考核等管理體系的全面把控，將衛生檔案的完整性、安全性、精確性以及重要性突顯出來，從而確保國家對公共衛生的管理需要。當前，隨著信息技術的不斷發展，醫療衛生檔案管理趨向網絡化、單元化、人性化與大數據化發展，從而極大提升了檔案管理的質量與效率，為公共衛生突發事件提供有效支撐。

2.醫療衛生檔案管理的作用

在公共衛生突發事件產生背景之下，加強醫療衛生檔案管理具有以下三方面的作用：一是客觀真實的記錄事件，為公共衛生突發事件的應急處理提供信息來源。醫療衛生檔案是對突發事件的起源、發展、過程與結局等一系列具有保存價值的文字、圖表、聲音、圖像以及其他載體、形式的歷史記錄，通過對事件發生過程中相關信息的記錄與保管，能夠形成最原始的信息資料，為突發事件的后續走向以及應急處理提供可靠的分析來源。二是為公共衛生突發事件的應對提供經驗積累與戰略部署借鑒。醫療衛生檔案是對公共衛生突發事件的全面記錄，期間記錄了大量關于公共衛生事件的防控、應急以及管理措施，通過醫療衛生檔案管理，可以為公共衛生突發事件提供有效的信息來源與應對經驗，并有效提升衛生機構面臨相同突發事件時的應對水平，例如2003 年抗擊“非典”疫情的檔案資料可以為新冠狀病毒肺炎感染疫情的防控提供借鑒與參考。三是有效滿足社會檔案建設與文化共享的需求，從而提升公共衛生醫療建設水平。在現代社會的發展過程中，檔案管理是文化保存的重要手段，醫療衛生檔案作為醫療研究的重要記錄載體，是醫療事業發展以及公眾資源共享的主要途徑，通過醫療衛生檔案管理，可以有效完善醫療資源服務體系，充實醫療資源共享平臺數據，從而以更優質地服務于社會公共衛生交流與發展，為全人類醫療事業的發展與交流奠定堅實基礎。

二、公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理的基本要求與常見技術

1.公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理的基本要求

新形勢下，公共衛生安全作為人類生存的保障，對其相關檔案資料的管理應該堅持以下要點：一是保證歸檔的及時性。衛生機構在檔案的收集過程中，根據組織部門全部檔案的形成情況及其規律和特點，確保資料管理工作的及時有序進行，主要包括針對醫療事件業務規范、技術標準以及進度跟進等相關材料的及時收集與整理，避免過程性資料檔案丟失。同時立足于實際需要與管理機制，編制科學的檔案分類方案，采用文件處理立件制度。二是重視管理的全面性。衛生機構在檔案管理中，需要尊重客觀事實，按照公共衛生突發事件的實際情況進行資料的整理，并根據檔案管理條件，對分類檔案進行合適合規的存儲與記錄，根據醫療衛生檔案的內容定制其公開利用與保密的范圍，加強信息資源的開發，完善檔案防災的預案，重視檔案庫房的建設，及時增進電子檔案數據庫的安全防范。三是提升檔案的服務性。針對公共衛生突發事件的醫療檔案管理，應該嚴格落實服務理念，最大化發揮檔案管理的作用。因此，充分利用信息化帶來的技術便利，提高醫療檔案的開發利用及服務水平，嚴格遵循檔案編碼、目錄編制規范，滿足社會公眾與相關部門方便快捷地查詢檔案的需求，同時開展醫療衛生檔案的利用服務與宣傳工作，建立健全檔案的借閱利用登記制度。

2.公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理的常用技術

醫療衛生檔案以紙質檔案和電子檔案為主要形式，由于公共衛生突發事件醫療衛生相關的文件及資料數量龐大，并且種類繁多，因此在管理中隨著信息化的不斷發展，形成了以數字化網絡技術、數據庫管理技術和大數據信息技術為主的技術手段。數字化網絡技術針對的主要是醫療衛生電子檔案，例如視頻音頻以及電子文檔等，借助數字化網絡技術的方式，幫醫療衛生機構從傳統的紙質檔案管理工作中抽身出來，有效減少日常檔案資料管理的工作量，對于資料管理工作整體效率的提升效果顯著。數據庫管理技術可以對冗繁的檔案資料進行數據加工以及歸類存放，幫助使用者對資料進行有效的挖掘以及分析，例如廣東省醫療衛生機構管理信息系統，這一系統將電子健康檔案、電子病例、檔案信息相結合，實現了國家平臺與地市平臺的互聯互通，方便醫療衛生檔案的信息收集與數據整理。大數據信息技術則主要圍繞醫療信息檔案的分析、處理以及儲存展開，通過大數據分析，不僅便于檔案的整理，同時有利于日后檔案的查詢和使用。例如依靠大數據信息技術對新冠疫情下地區患者、流動情況、增長數量、防控情況的分析，得到助力于疫情防控措施開展的綜合信息。

三、公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理存在問題

1.管理意識不夠強烈

管理工作的落實需要思想意識的指導，醫療衛生檔案管理工作一方面受到檔案資料內容與整理的影響，呈現出繁瑣復雜的特點，另一方面歸檔存放規范嚴格，不容有失，進而表現出嚴謹僵硬的表象。加之公共衛生突發事件并非經常發生，從而導致部分人員在思想上的懈怠與懶散。尤其是在部分看似不重要的檔案文件上，主觀先入為主的樹立了以后不會查檔或使用的思想，從而造成亂分瞎放的行為現象，最后導致后續查檔調檔困難。而且醫療衛生檔案管理工作在衛生機構中屬于可有可無的部門，僅有部分機構設置了專職人員或職能科室進行管理，加之職責不清、人員混用現象的存在，導致這一宏觀環境之下，機構管理人員的管理意識以及工作積極性受到打擊，進而降低了對醫療衛生檔案管理的整體效果。

2.管理過程存在短板

一般而言，公共衛生突發事件的影響范圍廣、發展速度快、破壞性質強，這一特殊情況一定程度上造成醫療衛生檔案管理上的猝不及防，形成了管理手段上的短板。當前醫療衛生檔案的形成處于新舊交替的時段，即電子檔案與紙質檔案混搭局面，因此總體而言，醫療衛生檔案管理較多的使用傳統的管理方式，人工編碼分類、歸檔存檔、利用開放的工作量大，整理管理不易，使得管理手段與方法存在缺陷，極大的影響到醫療衛生檔案管理的整體質量。與此同時，受到其它因素的影響，例如公共衛生突發事件的突發性與危害性影響，加大了醫療衛生檔案內容的多樣性與管理工作的復雜性，進一步提升了公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理工作的難度，使得管理過程中的方式方法在主觀上呈現滯后性。

3.執行規范不夠具體

國家雖然專門出臺了醫療衛生檔案管理工作的整體規范，但對于具體的歸檔內容、程序、手段、模式并示未作細化，導致公共衛生突發事件的醫療衛生檔案管理執行規范不夠標準。具體而言表現在以下兩個方面：一是在醫療衛生檔案內容收納不全面和歸檔整理不及時，如會計材料、圖表內容、統計路徑乃至格式標準上五花八門，及時性與規范性無法適應檔案管理的基本要求;二是基本配套設施與信息技術運用不夠規范，表現在檔案庫房、檔案室的建設以及數據庫的搭建開發。一些衛生機構沒有設置專門的檔案庫房，檔案掃描備份設備陳舊，信息輸入系統與管理系統建設滯后，達不到新形勢下對醫療衛生檔案管理的硬件配備規范要求，從而在整體上影響到管理工作的執行與落實。

四、公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理優化策略

1.強化思想，提高檔案管理的重要性認識

新形勢下公共衛生突發事件在信息收集以及檔案形成上更具信息化特點，針對醫療衛生檔案管理存在的思想問題，重點要提高對檔案管理的重要性認識。以當前新冠狀病毒肺炎感染疫情為例，其中的檔案內容涉及流行病學、病毒學、臨床管理、公共衛生等多方面的醫學學科，疫情防控更是涉及到人口、交通、年齡以及地區等方方面面。在檔案管理過程中，在思想上樹立系統全面的管理意識，收齊管好公共衛生突發事件疫情防控檔案，對于加強公共衛生防疫研究和健全國家應急管理體系，服務社會治理體系和治理能力現代化建設、維護全人類公共衛生安全等都有著重要的作用。同時客觀評價醫療衛生檔案管理工作的性質，對檔案歸檔、分析與開放有一個科學的認知，嚴于律己，樹立科學的發展觀與嚴謹的工作態度，總結檔案管理的工作經驗，優化檔案管理的工作程序，從而不斷提升主觀認知水平，加強思想建設，最終優化公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理。

2.優化過程，注重檔案管理的模式化構建

優化醫療衛生檔案管理是有效發揮公共衛生突發事件信息記錄作用的基礎，在模式化構建中，首先注重管理方式的優化，利用信息技術與大數據技術，加強對紙質檔案的信息化轉換，利用大數據分析醫療衛生檔案的重要性與真實性，同時立足于醫療衛生檔案管理的基本要求進行體系化與模式化的管理程序構建。其次在宏觀層面上，利用檔案資料總結歷史經驗，深入研究如何強化公共衛生法治保障、改革完善疾病預防控制體系與重大疫情防控救治體系、健全重大疾病醫療保險和救助制度、健全統一的應急物資保障體系等重大問題，制定疫情防控策略。再次加強機構與部門、國家與地市之間的配合，實現檔案信息互聯互通，提高檔案整理的整體性建設，從而發揮規模效應。檔案管理的互通有無可以有效實現對公共衛生突發事件的宏觀監控，從而為應急處理提供信息參考，加強模式化構建則大大提高了檔案信息使用的效率，遏制公共衛生突發事件的發展。

3.深化落實，加強檔案管理的規范化建設

新形勢下公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理的規范化建設可以從以下兩個方面入手：一是完善頂層設計，在原有的《衛生檔案管理暫行規定》基礎上完善規范條例，加強醫療衛生歸檔內容、程序、手段、模式的細化工作，對公共衛生突發事件的醫療衛生檔案管理執行樹立規范樣式，為檔案管理提供參考模板。二是充分利用字化網絡技術、數據庫管理技術和大數據信息技術，加強醫療衛生檔案管理的信息化建設，依托信息技術提升檔案管理的工作效率與規范程度，推進“互聯網+醫療”，活化檔案利用服務。三是通過對疫情防控檔案的梳理、研究，利用數字化手段整合公共衛生突發事件應急方案，形成公共衛生突發事件防控流程規范、操作手冊、各環節協同作戰機制及應急預案，實現集中管理、統一調撥、平時服務、災時應急、采儲結合、節約高效的目標，確保應急物資保障有序有力，助力完善重大疫情防控救治體系和應急醫療救助機制。

五、結語

綜上所述，新形勢下公共衛生突發事件在現代快節奏的經濟文化交流與人口流動下極具危害性，優化醫療衛生檔案管理是助力公共衛生突發事件應急處理的重要手段。當前公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理存在管理意識不夠強烈、管理過程存在短板和執行規范不夠具體等問題，因此要強化思想、優化過程和深化落實，不斷提高檔案管理的重要性認識，注重檔案管理的模式化構建，加強檔案管理的規范化建設。

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（作者單位：珠海市金灣區衛生健康局）