信息化在物資采購中的應用探索

馬蓉

摘要：隨著我國進入信息技術新時代，信息系統已經廣泛應用在物資采購管理工作當中，但是仍存在一些弊端，對于企業物資采購成本和風險控制仍需要進一步改善。大數據、云計算、人工智能、物聯網等這些信息化的先進技術，開創了物資采購新的一種管理模式，數字化采購給企業降低成本的同時，可以有效提升采購效率，實現更快捷、更透明的可持續采購。

關鍵詞：信息化;大數據;數字化采購

伴隨著我國信息技術飛速進步和發展，如今已邁進了大數據時代，在給人們的日常生活與工作帶來了巨大的變革的同時，政府和企業也在加大對信息化的投入。

神東公司作為一流的示范企業，領跑世界煤炭行業，在集團公司統一部署下應用一體化集中管控系統（ERP），已經成功上線運行的模塊包括有人力資源、物資、設備和財務、項目等這些，在日常標準化辦公起著主導性作用。同時，還有很多非統建系統，如業務系統平臺、生產執行系統（cMES）、安全監測監控系統等在日常工作開展起著輔助性作用。

物資采購是保障公司設備、材料、備件供應，解決公司生產運營后顧之憂，是介于對外（供應商）與對內（使用單位）的橋梁，同時作為成本核算源頭單位，對有效控制和降低成本，為公司降本增效，提高經濟效益有著舉足輕重的意義。

物資采購管理中運用信息化，能夠擴大物資方面的信息收集范圍，通過在更大范圍內收集、整理和分析信息，進而把一些復雜的操作簡化，例如物資采購，管理和儲存等這些操作流程，使用信息化實現整個流程智能化，自動化和集中化，這樣企業在物資采購管理當中就可以縮減成本。而且通過運用信息化，企業就可以用網絡與供應商直接咨詢、洽談，完成采購和管理，以此更加便利地收集和交流物資采購信息，從而有效降低物資采購管理中的商談成本。由此可知，物資采購管理中應用信息化，有助于控制物資采購成本。

物資采購管理中應用信息化，可以有效控制物資采購管理整個過程，并加以有效整合，實時記錄、分析物資采購管理過程中的各種信息。一方面，可以隨時查閱相關過程記錄;另一方面，有助于預警物資采購管理中出現的一些問題，從而讓物資采購工作更加透明化和標準化，保證物資采購管理全過程處于被監督狀態，可以有效避免發生操作風險。

神東公司目前應用ERP系統，在物資采購流程規范和物資采購操作全過程記錄都有了很好的應用，物資采購嚴格按照標準作業流程操作，從采購計劃分包、采購方案管理、尋源和合同管理，一步一步開展工作，權責清晰，并有相應管理進行審核把關，同時，對每一步操作系統都是有跡可循，能做到事中事后控制監管。

然而，在某些方面當前的信息化還不能體現出優勢，如物資采購過程中采購效率或者時間效率不夠精細，物資采購信息不能及時跟蹤反饋和共享等，導致要進一步提高采購效率難度大，考核采購人員指標不夠精確，使用單位要及時獲取物資到貨信息沒渠道。

1 標準化采購流程精細化

在制定物資采購標準化作業流程時，要明確每一步操作節點的精確時間，并規范應用到信息系統。對于不及時操作或不在規定時間內完成的操作，系統會自動提示，或提前預警，以警促干提高效率，還能監督考核采購人員的工作情況，同時對制定物資采購周期有一定指導作用。

2 建立統一數據管理平臺

實現企業內部數據共享。物資采購管理這一工作不是只溝通供應商，和進行數據交換，還需要和企業內部各單位各部門保持密切聯系，保持數據共享，不僅能深入了解各單位物資需求情況，還能及時反映物資采購情況，便于更好地進行物資采購管理。建立統一數據平臺，實現企業內部統一數據類型、統一數據格式、統一數據接口，為企業大數據分析和應用奠定基礎。

3 實現數字化采購

供應商和商業用戶借助于大數據進行全方面分析，實現流程自動化，全新協作模型，使采購智能化大幅提升效率，同時采購成本也在大幅度降低，進而實現更透明和更快捷的可持續采購，既是數字化采購。通過人工智能（AI）和便捷的在線工具，方便所有采購人員實時獲取業態洞察與分析數據。通過更新、更智能的方式，利用數據模型，為企業的日常運營和決策提供更全面的支持，還能改變采購人員與供應商和其他第三方的互動方式，提供一個全新的協作平臺。

隨著我國科技信息飛速發展，大數據、云計算、物聯網、移動互聯網和人工智能等技術，越來越廣泛的應用在物資采購全業務當中，數字化采購即智慧采購讓物資采購工作更便捷、更優質、更智能。

3.1數字化采購核心要素之一：識別和創造價值

3.1.1 支出可視化工具

這一類工具擁有比較先進的分析功能，可以精準的分析支出數據，而且采購的結果自動生成，達成了智能化的數據清理以及分類。數據來源一旦增加，引入物資品類層級的基礎性關鍵績效指標（KPI），就可以深入豐富目前市場上已具備的方案功能，將可以在預算和利潤表當中，對支出和節省的情況有效的跟蹤。

3.1.2. 協作型數字化采購工具

這一類工具是平臺用于整合各采購職能，而具體細分的主要工具。品類戰略端到端平臺工具，可以為品類經理在采購的重要節點部分提供指導。在目前市場上，不少系統都可以支持采購的交易流程，但可以生成綜合性的品類策略卻為數不多。而在創建品類戰略端到端平臺工具之初的時候每一個環節，比如說：對需求的分析，對市場的分析，生成降本舉措和衡量措施實踐的成效等，自動提示與跨職能部門合作方召開相關里程碑會議，并把一切討論的意見保存、跟蹤，一直到每一個步驟都順利完成。

對一些復雜數據的分析能力，近來一直是持續提升的狀態，包括各數字平臺的功能，還有易操作性能等都在不斷改進，運用這些高科技信息化工具，可以在很大程度上幫助企業鑒識和辨別采購，實現企業價值最大化。

3.2數字化采購核心要素之二：防止價值漏損

對于大部分企業而言，特別對于跨國的制造業還有服務行業來說，采購當中的價值漏損，一直都是亟待解決的問題。對于金額和數量大的外包型合同，高級合規管理的功能更加能體現出成效。

如果人工分析不能夠滿足次數很多的采購交易，那么利用高級分析解決方案，可以識別和查看不符合規則的問題。比如說物流和交通服務，運營（MRO）和維護，租賃和維修等。現已掌握的這些這些單點解決方案，也會在實際應用當中逐漸整合，成為綜合性應用程序包，供應商和采購方存在的不合規情況將得以解決。

數字化績效管理工具，按其效用分為對外的供應商績效評分卡，還有對內的采購組織績效評分卡。供應商績效評分卡系統其作用是：及時洞察供應商績效、差距，包括預計成本、品質、驗收時間等。通過利用數字化信息，就能夠及時的察覺供應商出現的問題盡快采取對策，并且系統還可以提供出相應的工具幫助，督促供應商有所改進。

采購組織績效評分卡的作用，是記錄并且衡量采購品類或是整個采購部門的績效。采購團隊全部的活動將會被系統將記錄下來，成本節省的舉措是否得到實施，也會在同期進行跟蹤。利用這個系統首席采購官就能夠很便捷和全面的監督和管理，隨時了解工作進度和結果，并且每一位品類經理的績效完成情況，包括業務水平都可以細致的審閱。

4、結語

隨著我國信息技術的飛速發展，應用大數據、人工智能打造數字化采購，實現智慧采購、采購智能化，為企業提高競爭力，降低采購成本，控制采購風險，創造價值和提高經濟效益，促進企業公開、公平、公正的陽光采購，可持續采購，提供更加優質、便捷、高效的專業化服務。

參考文獻：

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