基于高校治理視域下的人事信息數據安全研究

凌宏偉

（湖南環境生物職業技術學院，湖南 衡陽 421005）

隨著大數據時代的到來，人們的信息安全受到了嚴重的影響。尤其是在教育方面，信息化更是對其產生了極大的影響。教育部門也明確表明，高校的服務和信息數據管理應該進行革新，提升高校的管理水平和辦學效益，進行現代化教育服務，應該將信息化產物應用到高校的管理和教育中去。當前，高校的人事信息數據管理方面，也應該用信息化的產物進行管理。下面基于辦公自動化視角下對高校人事信息數據安全進行研究，以湖南某高校為例。

1 關于辦公自動化

辦公自動化是信息時代下的產物，其可以幫助現代的辦公人員實現辦公數字化。隨著辦公自動化的出現，在很大程度上改變了人們辦公的方式和使用的工具。并且將辦公自動化技術分為3個方面。1）小型局域網的處理。如簡單的文檔制作、數據庫和電子表格的繪制等。這一類技術很少簡單，大部分的辦公人員都會使用，也是現在人們必須學會的技能。這些技能可以幫助我們擬定方案、統計數據和進行簡單的匯報等，非常簡單和方便。2）信息管理型。這一類的辦公系統將事務型的辦公系統和數據庫聯合在一起，方便人們查找辦公數據，是一種在一體化下進行辦公信息處理的系統。3） 決策支持型。決策支持型辦公自動化將使用數據庫提供的一些有用的信息進行決策。

辦公自動化一般情況下用來處理公文或者進行事務的管理，同時為辦公人員提供信息服務。具體表現為以下6個常見功能需求：提供電子郵件功能、處理復合文檔型的數據、支持工作流的應用、支持協同工作和移動辦公、具有完整的安全性控制功能、集成了其他業務應用系統和Internet[1]。

20世紀50年代，辦公自動化被提出成為一種新型的辦公理念。隨著計算機互聯網的飛速發展，更是為這一辦公理念注入了新的內容。使它從簡單的單機辦公變成制定決策的重要工具。辦公自動化改變了傳統的辦公流程，并且將辦公過程進行了簡化，這不僅提高了人們的工作效率，同時也縮短了人們辦公需要的時間。辦公自動化從提出后一直到20世紀70年代中期才得到了較大的發展，并且在20世紀90年代才廣泛地應用于辦公系統中。

辦公自動化發展至今可以將其分為3個階段。第一個階段就是傳統的辦公模式。在這個階段，辦公自動化主要就是選擇紙張和低容量的軟盤作為進行辦公的媒介，信息傳遞不方便并且單一，主要是因為當時的技術受到了計算機發展的限制[2]。第二個階段是網絡辦公自動化的模式。在這個時期，計算機網絡技術相較之前有了很大的發展，隨著辦公自動化技術的成熟，辦公自動化也被賦予了新的使命，辦公的流程被簡化，在很大程度上改變了傳統的辦公模式[3]。信息的傳遞和使用也變得非常快捷，大大提高了工作的效率，并且還實現了在辦公上進行交流和協作，為辦公自動化增加了決策信息的內容。第三個階段是綜合服務階段。與培養綜合性人才相同，辦公自動化的發展后期也成了一個綜合性的服務辦公系統。通過建立相應的信息管理系統和使用計算機網絡服務，辦公人員可以有效地獲得各種辦公需要的信息，也可以在該企業內部進行極為方便的信息傳遞，建立信息流。

隨著辦公自動化系統的普遍應用，在高校的認識信息管理方面也具有重大的意義。

2 湖南某高校的人事信息數據管理

2.1 湖南某高校

湖南某高校中現有在校師生 17 000 多名，占地 0.6672km，目前已經擁有了一套獨特的管理模式。

近年來，學校將大量的時間和金錢都放在了校園網絡的建設方面，最終使學校擁有了良好的網絡系統和網絡設備。滿足了信息化時代工作人員多網絡和設備的需求，現在學校的網絡水平在民辦高校中也是極為優秀的，也為辦公自動化在人事信息數據管理方面提供了良好的網絡服務。不僅如此，網絡建設也為學校跟進信息化時代發展奠定了基礎，校園信息化也具有更大的發展條件和空間。現在學校里的各個部門都已經可以進行信息交流和協作。雖然學校在信息管理系統中有了很大的進步，也建立了辦公自動化系統，但是很多人事方面的工作還是需要進行人工處理。湖南某高校擁有 700 余名教職工，并且大多數的教職工都有高學歷，大量的教職工和服務使人事需要進行的工作量非常大，難免出現疏漏，所以需要對辦公自動化視角下的該校的人事信息數據安全進行研究。

2.2 調查發現

工作人員對該校的人事工作進行調查發現，該校的人事部門是和組織部門合署在一起辦公的。主要職責包括 5項：1）擬定學校機構設置及各個部門的職責和人員編制。2）制定學校的招聘、績效考核和崗位培訓等內容。3）學校教職員工的薪酬、福利等的統計和管理。4）學校教職員工的檔案整理、統計與管理。5）負責學校內干部隊伍的建設等。

組織人事部一共有 9 個工作人員，中層干部 2 人。組織人事部的工作對學校的發展具有重大的意義，因為組織人事部不僅需要對全校教職員工的信息進行統計、整理和記錄，還需要對外引進人才，對內進行工作培訓，直接關系到學校的發展。由于組織人事部的信息和數據都需要進行電腦操作，因此要求部門工作人員都要具備較高的計算機操作水平。

2.3 存在問題

通過調查分析，組織人事部的 4 項工作有待增強 ：1）目前，組織人事部的管理程序相對復雜，需要進一步加強辦公自動化的建設來簡化工作流程，改變現有的工作模式。2）對于組織人事部的工作要實現人事信息數據的互通，不讓其阻礙招聘和培訓等內容的制定。3）部門工作崗位人員的穩定性與連續性有待增強。4）信息數據在信息系統內進行共享時的安全性有待增強。

3 對存在問題提出解決辦法

3.1 加強辦公自動化系統的建設

在信息化時代下的辦公，會經常使用辦公自動化系統，它不僅可以簡化辦公的流程，節約辦公需要的時間，還可以在很大程度上提高工作的效率。對于湖南某高校組織人事部很實用，為了完成繁重的工作任務，建議應用辦公自動化系統。應用該系統可以在電腦上直接進行工作，并且在辦公自動化系統中可以完成傳統的考核統計，還可以根據系統中提供的有用數據對學校的發展情況進行分析，制定出更加合適的招聘和培訓方案，辦公自動化系統工作流程圖如圖 1 所示。

3.2 實現信息共享

由于學校花費了大量的人力、物力和財力，完善了學校的網絡建設，因此要將其價值發揮到實處。實現信息共享，不僅可以解決組織人事部工作存在的信息不全面問題，對各個部門來說都是很有必要的。學校的全體教職員工都是在為學校的發展奮斗，雖然教師的職責是教書育人，但是在教書育人的同時也在推動學校的發展。因此信息互通可以很好地幫助全校的教職員工齊心協力為學生提供更好的服務，為學校的發展做出貢獻。組織人事部的工作人員需要了解學校發展的需要，學校前進的方向，進而制定出相適應的方案。

3.3 明確工作職責

為工作人員制定工作內容是人事組織處的職責，工作人員需要明確自己的工作職責后，才能確定努力的方向，但是對于學校各個部門的職責也要有所了解，才能進行有效的工作。高校的教育模式不同于中學小學，高校的教育重點是培養綜合性的人才，因此在學習之余，學生的業余發展也是不可缺少的，學校的各部門人員就應該明確自己的工作職責，向著相應的方向進行努力，為國家培養出大量的綜合性優秀人才。

3.4 注意信息共享的安全性

在進行信息共享時，人事組織處需要明確什么信息可以共享給哪一部分的人，畢竟每個集體都有不能泄露的機密，一旦泄露就會使集體的發展受到阻礙，尤其是人事組織處的信息。人事組織處具有最全面的信息，例如學校的人才培養計劃、學校的教職員工信息或者是學校的干部建設情況等。這些都是學校發展的必不可少的重要信息，雄厚的師資力量才能保證學生學習到有用的知識，合理的招聘計劃才能招攬到學校需要的人才。這些都是人事組織處的工作職責，其信息安全也是人事組織處需要引起格外注意的。

4 人事信息數據安全的重要性

信息數據的安全對于個人或者是集體來說都是非常重要的，尤其是在信息化時代，經常可以看見某女子因為快遞信息沒有處理得當，被歹徒發現，最后該女士被入室搶劫了。在信息發達的時代，通過一個電話號碼就可以了解個人信息，因此也給不法分子制造了很多的犯罪機會。由此可見，保護信息安全對個人來說是多么重要。不僅是針對個人，對一個集體來說同樣如此，需要在享受信息化給我們帶來方便的同時，保護好信息的安全。

人事在一個集體中的作用可大可小，并不是每一個集體都會將人事發展到人力資源儲備和促進集體發展的程度，一些小的集體僅將人事的職能發揮到招攬人才的程度。但是對于正規的集體來說，人事的作用遠不止這一點，吸引人才、招攬人才、培養人才和績效考核等都是人事應該做的工作。因此，人事信息數據的安全在信息化的今天也成重點。

圖1 辦公自動化系統工作流程圖

人事信息數據安全在高校中發揮的作用就更大，以案例中的浙江樹人大學為例，該校的人事組織處不僅需要對全校各教職員工的信息進行統計、整理和記錄，還需要制定各崗位的工作職責，制定考核內容等。這些信息和數據對學校的發展都極為重要。①教職員工的資料就是學校的資本之一，如果這些數據和信息泄露或者是丟失后會對教職員工造成極大的困擾，造成員工的不滿，降低工作效率。在辦公自動化系統加持的辦公中，通常將數據和信息進行數據保存，如果丟失將難以恢復。②對于考核信息數據，這是工作人員工作的體現，如果該數據丟失會造成薪酬發放不合理，造成員工工作積極性下降，甚至是人才流失。③培訓和招聘信息的丟失或者泄露會導致一些不法分子利用這些數據進行犯罪，造成當事人的財產或者名譽的損失。數據丟失后，會加重人事組織處的工作任務。

5 高校如何保護人事信息數據

5.1 規范采集信息數據

現階段是一個信息化的時代，網絡技術和計算機應用的發展使信息泄漏成了一種常態。例如，近年來出現較多的大學生裸貸事件，這種一般都是發生在校園里面的，剛剛進入大學校園的大學生們很單純，但是這些學生認為自己已經長大了，離開了家人朋友，來到了一個新的地方開始新的生活，認為終于可以不再受到家人的管轄了，但是卻忘記了這個世界不可以失去防人之心。很多犯罪分子利用信息化時代的特點搜集一些網絡信息進行利用，對我們的日常生活帶來了極大的困擾。尤其是對于高校來說，一定要使用正規的渠道進行信息數據的采集，高校不僅擁有全校教職員工的信息，還有很多大學生的基本信息和數據，一旦泄漏對教職員工和學生都會造成一定程度的困擾。

5.2 培養人事的信息安全意識

對于很多信息泄漏或者是遺失事件來說，很大程度上都是因為當事人缺乏相應的信息數據保護意識[4]。雖然對于我們很多人來說，電話號碼被別人知道并不是一件特別的事情，但是不法分子就會利用這種心理進行犯罪。對于高校的人事信息和數據安全來說同樣如此，人事工作人員的安全意識對保護信息和數據安全尤為重要，因此，為了避免高校的人事信息數據丟失或者是遺失，學校需要培養人事工作人員的信息安全意識。不要將所有的賬號都設置為一個密碼，禁止下載不明軟件，也不要隨意點擊自己并不知曉的網站。

5.3 對數據庫進行安全管理

在生活中我們大部分人都對電腦的一些隱蔽風險不太關注，我們也并不是對電腦的每個程序都很了解，因此電腦中存在很大的安全隱患，會給數據庫的安全帶來極大的負面影響。

5.4 提高硬件質量

對于辦公自動化視角下的高校人事信息數據安全來說，提高辦公設備的硬件質量很有必要，影響信息數據安全的因素包括軟件的質量以及硬件方面。硬件系統在使用時不僅需要注意使用的安全性，還要注意使用年限方面的問題，硬件作為計算機的重要組成部分之一，在使用的過程中會隨著使用時間的增加而出現一些問題，因此，人事的工作人員也要在這一方面多多注意，避免造成數據泄漏或遺失。

5.5 自然環境的影響

對于辦公的人員來說，盡管辦公自動化實現了工作流程的簡化，但是我們還是要對電腦存在的自然環境進行處理，在電腦中如果堆積了大量的灰塵，也會影響其工作效果，因此，讓電腦在一個干凈的環境中進行工作，不僅可以提高工作效率，還可以有效地防止因電腦故障引起的信息數據的泄漏。不要讓計算機處于一個高溫或者是潮濕的工作環境，這樣會導致計算機功能出現故障或者是計算器零件老化，最終可能引起信息數據丟失。

5.6 安裝防火墻和殺毒軟件

對于不精通電腦技術的人員來說，可以給電腦安裝防火墻和殺毒軟件，防火墻可以有效地避免使用者在不經意間進入有毒網站，對于我們不知道的風險隱患可以使用殺毒軟件進行清理，盡量避免不安全因素出現，保護信息數據[5]。這種方法對高校人事工作人員在保護人事信息數據的過程中同樣適用。

6 結語

在信息化時代，高校的人事信息數據如果得不到安全有效的保障，不僅可能會出現上述危害，而且還可能出現一些不可預測的次生危機。高校管理者應該從全局考慮，深化高校內部治理體系與治理能力建設，對包括人事信息數據安全現狀在內的各種問題進行研判，及時找出自身的不足，提出切實可行的解決方案，建立預防機制，樹立安全與可持續發展理念。