醫院檔案管理模式探究

馬宏娟

（云南昆鋼醫院，云南 昆明）

0 引言

醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分，建立健全檔案管理制度、對醫院檔案管理實施標準化、規范化管理，是提高醫院的整體管理水平、提高醫院整體實力及持續發展的重要保障[1]。跟隨時代的發展和醫療水平的進步，醫院檔案管理工作的內涵、目的和工作要求，都有了巨大的變化和發展，醫院檔案管理所包含的內容越來越廣泛，對醫院檔案管理的制度化、規范化、信息化、數字化的要求越來越高，結合現代管理理念和制度、引入先進的信息技術，對醫院檔案管理進行現代改進和提升勢在必行。

1 醫院檔案管理工作現狀及存在問題

廣義的醫院檔案涵蓋范圍廣泛[2]，包括醫院人事、衛生及行政管理檔案；臨床治療工作相關的醫療、預防、保健檔案；科研資料檔案；醫療藥品及醫療用具、醫療器械檔案等，檔案的形成和保存形式多樣，有文字、數字、圖表、音視頻等。傳統的醫院檔案管理工作中，受到檔案管理人員的能力及投入、技術等限制，存在著一些亟待改進的問題。

1.1 對醫院檔案管理工作的重視不夠，導致檔案管理的信息化程度不高，嚴重落后于醫院醫療業務發展

目前，我國各醫院在實際管理工作中，對檔案管理工作的重視程度普遍不夠[3]，在醫院檔案的保管中，更多地采用傳統的實物資料保管形式，鮮有對檔案資料進行數字化改進，或者對檔案存儲和管理的數字化、信息化程度嚴重不足，造成醫院的檔案管理模式陳舊，檔案的收集、歸檔、保存各項工作嚴重滯后，不能為醫院的臨床治療和科研提供高效、有用的參考服務，讓醫院的整體管理水平的提高受到制約。

1.2 醫院檔案工作人員的信息化操作能力和業務水平有待提高

在網絡和信息技術高度發展的今天，醫院檔案管理的工作人員，對檔案管理的意識不強，不注重自我檔案管理知識和網絡信息化操作能力的培養和提高，因此對醫院檔案管理的實際操作水平不高[4]，缺乏對檔案進行信息化的歸類整理、缺乏通過對檔案資料的數字化進行信息共享的意識，因此造成醫院檔案使用的靈活性、便捷性受到影響，制約了醫院檔案使用效率的提高[5]。

1.3 醫院檔案管理相關制度不健全，有待進一步完善

部分醫院缺乏對檔案管理制度的體系化建設，對相關管理制度的建立健全不重視，其他部室都有著健全的管理制度，而對檔案管理制度卻相對缺乏，在對工作的考核和評價中，也未將檔案管理制度和信息化改進的進度情況納入。這一現狀的存在，讓醫院檔案管理工作的實際執行困難重重，無章可循，嚴重束縛和制約了醫院檔案管理水平的提高，急待進一步健全和完善。

1.4 醫院檔案管理模式和方法落后

一些醫院的檔案管理模式和方法還很落后，往往出現各個科室部門自行進行相關資料和數據的存檔和保管，沒有統一的檔案管理辦法[6]。這樣的檔案管理模式，讓檔案管理的完整性和安全性不能得到有效保障，在檔案的實際查閱和使用時效率低，不利于檔案資料的綜合利用。同時，這種分散的檔案管理方式，也使得醫院的資源未能得到有效利用，人員和各項投入重復，浪費嚴重；另外，檔案資料的分散管理，往往造成各科室部門自行確定檔案的保存方式，不利于資料的數字化存儲，影響了檔案資料的共享和使用的便捷性。

2 醫院檔案管理的數字化改進和提升管理水平的必要性

有效的醫院檔案管理是醫院管理和運行的重要保障。隨著社會的發展，現代醫院的運行與醫院檔案管理的聯系越來越緊密，從醫院的人事安排、各種設備的使用和運行、后勤保障、建設施工、醫療科學研究等，方方面面都需要查閱、調取和使用相關的檔案資料；而這些醫院檔案資料的準確性、完整性、科學性與使用的便捷性，對各項工作的順利實施起著至關重要的作用[7]。現代信息技術的發展，為醫院檔案管理目標的實現提供了一種有效的途徑：通過對檔案資料的數字化整理和采集、存儲，極大地減少了檔案保管的空間，讓原本“汗牛充棟”的文字和實物要案資料，通過電腦終端和一塊小小的硬盤就可能存儲；而通過內部局域網的建立，讓資料的查詢、調閱，通過鍵盤和鼠標就能實現；而對資料的采集也可以通過掃描、圖像、文字數字的錄入實現，極大地節省了檔案管理的人力、物力，也讓檔案資料的使用更加便捷。因此，醫院檔案的數字化、信息管理，是保證醫院高效運行、提高管理水平的必然要求。

3 改進醫院檔案管理的策略

3.1 提高認識，依法歸檔

于1987年9月5日頒布的《中華人民共和國檔案法》[8]，是進行醫院檔案管理的基本法律依據和準則，該法對檔案機構的設立及職責、檔案的管理、檔案的利用和公布及其法律責任又進行了相關限定，醫院檔案的管理應當充分理解和掌握這一法律的精神，提高對醫院檔案管理工作的認識水平，在遵循檔案法原則基礎上，對醫院的相關檔案依法歸檔，并

進行相關的檔案管理工作。

3.2 加快醫院檔案管理的體系數字化建設，完善相關制度和流程

針對目前醫院對檔案管理工作存在的問題，醫院的各級領導應當從宏觀的角度和制度層面加強認識，提高對醫院檔案數字化體系的前期投入，結合本醫院的實際情況與現實需求，進行醫院檔案管理的頂層設計和制度體系建設。應當將醫院的檔案管理信息化建設與考核制度緊密聯系起來，提高和加快醫院檔案的信息化建設，以使醫院的檔案信息化水平與醫院可持續發展的要求相一致，為醫院的高效運行提供動力。

3.3 從醫院檔案的實際應用要求出發，加強對醫院檔案管理人員的培訓，提高業務水平

在醫院檔案管理工作水平的提高過程中，檔案管理人員的業務水平和工作能力，是醫院檔案管理水平提升的關鍵和前提。因此，醫院應當注重對醫院檔案管理人員的相關培訓，組織相關人員進行檔案管理工作的經驗交流、相關法律法規的學習、檔案信息化操作和局域網管理知識的定期培訓等多種形式，提高醫院檔案管理人員對檔案信息化的認識和實際操作能力。

4 討論

醫院檔案管理的信息化，是社會發展和醫院可持續發展的現實需要。通過對醫院檔案管理的信息化，可以讓檔案資料的使用更加簡單快捷；讓醫院的檔案管理工作更加現代化、科學化、規范化，為醫院的醫療和科研提供更高效的參考服務。