高校檔案精細化管理的必要性及對策研究

摘要：為了對高校各類信息資源進行妥善保管，適應高校辦學招生規模不斷擴大的趨勢，必須要從精細化的角度對檔案進行管理。然而，在過去一段時間內，仍然有部分高校存在檔案管理質量低下、檔案管理制度不完善以及檔案分工不科學等一系列問題，制約了高校檔案管理工作轉型。故此，文章就高校檔案精細化管理的必要性進行闡述，指出當下存在的問題，并提出自己關于高校檔案精細化管理的建議，旨在能夠進一步發揮高校檔案資源在教學科研、黨政管理、人事管理等工作中的作用。

關鍵詞：必要性;精細化;高校檔案;制度;對策

一、高校檔案精細化管理的必要性

新時期，高校檔案資源的數量不斷增多，檔案管理精細化尤為必要。一方面，這是提升檔案管理效能的必然要求。隨著高校各項工作深入推進，信息種類進一步豐富、數量進一步增加、范圍進一步擴大。只有真正細化檔案管理制度、內容與分工，才能真正對各類信息進行加工、資源重組、數據挖掘和知識采集，最終提升管理效能[1]。另一方面，發揮檔案價值的內在要求。高校檔案具有重要的文化價值。經濟價值、政治價值，是高校擬定政策、開展決策活動、推動行政管理的重要資源。從精細化的角度管理檔案，精簡檔案的類別、流程，能夠更好地對檔案資源進行存儲、處理、評價、分析和收集，進而為相關部門提供信息參考。

二、高校檔案管理中常見的問題

（一）忽視檔案前款控制，管理質量低下

當下，部分高校對檔案管理工作缺乏足夠的重視，沒有做好檔案資源的前端控制工作，影響后期的開發利用[2]。一是高校檔案種類劃分不明確，檔案管理無序化的問題突出。部分高校未結合本高校的信息資源類型，對同類型檔案進行集中化管理，難以建設檔案數據庫，二是高校檔案管理制度落實不力。部分高校檔案管理人員未嚴格遵循制度規定，導致檔案管理質量參差不齊，甚至存在二次加工、二次審核等重復勞動問題。

（二）高校檔案管理制度不完善，難以提升精細化水平

當下，部分高校檔案管理制度修編滯后，沒有及時結合最新的檔案管理政策法規和本單位實際制定或者修訂規章制度，難以厘清權責界限，不利于檔案精細化管理。一是未分別就紙質檔案、電子檔案的特點來制定不同的檔案管理制度，難以適應信息化環境的檔案事業發展趨勢。例如，尚未對電子圖文等數字檔案的格式進行明確，不同電子圖文采取的格式不一，難以通過檔案管理系統進行集中處理。二是檔案資源更新與銷毀滯后，大量失效檔案堆積，浪費檔案管理空間的同時，不利于檔案事業長遠發展。

（三）檔案管理分工不明，人才建設滯后

“基礎不牢，地動山搖”。對于檔案管理而言，如果不能細化分工和培養人才，勢必會影響檔案管理工作的規范性。一方面，部分高校業務部門與檔案管理部門缺乏配合，與檔案管理相關的所有工作全部歸口至檔案管理部門，既增加了檔案管理部門的工作壓力，也不利于銜接好文件管理與檔案管理。另一方面，部分高校人才建設緩慢，檔案管理人才素質難以滿足精細化管理的要求[3]。

三、高校檔案精細化管理的對策

（一）加強前端控制，提升高校檔案管理質量

高校檔案種類豐富、內容雜，涉及的范圍廣，管理難度大。為了更好地推動高校檔案精細化管理，高校檔案管理人員必須要轉變觀念，做好檔案管理前端控制工作。一是要細化高校檔案的種類，最大限度地保障檔案資料的真實性、準確性以及完整性。通常而言，高校可以按照政策法規類、學籍類、行政管理類、人事類、公文文書類或者其他類別對信息資源進行細化，為檔案管理人員后期檔案分類工作提供指引。二是要嚴格按照高校現階段的檔案管理制度對檔案資源進行管理，提升檔案管理質量。檔案管理部門要時常對檔案管理工作進行考核，發現檔案管理工作中存在的不足，并從精細化的角度進行優化，提升檔案管理人員的責任意識。

（二）加快建章立制，提升檔案管理的精細化水平

要提升檔案管理工作的精細化水平，就必須要加快建章立制，從制度層面明確檔案管理的標準、格式、流程以及內容，減少檔案管理工作中存在的紕漏。一是要建立健全《高校紙質檔案管理制度》《高校檔案電子檔案管理制度》《高校檔案查閱制度》《高校檔案管理職責》等制度，用制度規范檔案管理人員的行為。需要注意的是，從檔案精細化管理的角度來看，檔案制度必須要重點明確不同種類檔案資源的格式和標準。一方面，檔案管理的標準既要遵守檔案法以及相關規范性文件的要求，也要參照高校本身實際情況。另一方面，電子檔案的格式通常可采用pdf、avi、jpg等格式。二是要明確高校檔案更新與銷毀制度，確保高校檔案的實效性。高校檔案管理人員應及時對檔案資源進行更新和銷毀，避免檔案資源堆積，理順檔案管理機制，發揮檔案資源在信息參考、信息憑證、決策咨詢領域的作用。

（三）細化高校檔案管理分工，打造精細化人才隊伍

高校檔案管理工作是一項全局性、復雜性、系統性的工作，需要各個部門相互配合。為此，一是要理清檔案管理部門與其他業務部門的分工。從精細化的角度來看，就可以由高校業務部門的檔案管理專責對高校檔案資源進行初步處理，之后再轉交檔案管理部門審核、加工，提升管理效能。二是要不斷提升高校檔案管理人員的素質，打造精細化的隊伍。首先，要了解檔案管理人員的需求，增強培訓工作的指向性。要根據檔案管理人員的缺陷來設計培訓內容，避免培訓成本的浪費。其次，要堅持打造體系多層次、內容多元化的培訓模式，強化檔案管理人員在檔案分類、利用、整理、收集等領域的能力，真正做到檔案管理各個環節精細化。最后，要以“高校檔案精細化管理”為主題，組織相關的交流活動、講座活動，拓寬檔案管理人員視野，為檔案精細化管理打下扎實的基礎。

四、結束語

高校檔案管理人員必須要樹立精細化管理理念，將檔案管理工作作為一項基礎性、全局性、系統性、科學性的工作來抓，減少檔案管理中存在的漏洞。具體而言，一是要加強前端控制，提升高校檔案管理質量;二是要加快建章立制，提升檔案管理的精細化水平;三是要細化高校檔案管理分工，打造精細化人才隊伍。相信隨著高校檔案管理的軟硬件設施不斷優化、制度不斷完善，檔案管理精細化的目標終將實現。

參考文獻

[1]梁艷.信息化技術對高校檔案管理的影響研究[J].食品研究與開發，2020，41（19）：253.

[2]葉永香.信息化視域下的高校行政檔案管理創新[J].技術與市場，2020，27（10）：149-150.

[3]馮煒雯.新時期高校檔案管理工作創新探討[J].產業與科技論壇，2020，19（18）：281-282.

作者簡介：

陳麗娟（1973年3月——），女，安徽桐城人，池州職業技術學院圖文信息中心館員，研究方向檔案學。