（2019 年度農業農村部系統財務能力建設征文一等獎）ERP系統環境下出版企業內部控制風險問題探析

劉秀霞

一、引言

改革開放以來，國家決定對深化文化體制進行改革及改革的不斷深入，把出版企業逐步推向了市場。出版企業如果想在市場競爭中占有一定的優勢，并立于不敗之地，就必須做好企業內部控制管理工作。而ERP系統是現代企業運行管理的一種模式，是集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。筆者認為，將出版企業的內部控制管理工作通過信息化手段落實，使內部控制管理思想和制度嵌入到ERP系統的流程中，可以實現內部控制信息化管理，進而加強業財融合，推動出版企業內部控制管理工作順利進行，為實現出版企業戰略目標保駕護航。

二、出版企業內部控制與ERP系統融合的重要性

眾所周知，出版是一個比較特殊的行業，一般表現為信息量大、腦力勞動密集、工作流程復雜、核算流程長、管理起來相對比較繁雜。財務核算也具有明顯特殊性，兼具制造企業和物流企業核算屬性。隨著對信息化程度重視的不斷提高，出版企業對ERP系統應用越來越廣泛，ERP系統有效幫助出版企業實現了核心業務的一體化管理，優化和完善了出版企業業務流程，使出版企業向標準化、規范化、精細化管理逐步邁進。但在ERP系統實際操作中，由于缺乏風險管控意識，存在無實名制管理、業務流程混亂、相關單據審核無權限設置而自動越過；核定單數據不準確、作者回購收入未及時結轉；生產成本余額、庫存紙張、庫存商品與實際不符等現象。

如果能夠實現內部控制管理與ERP系統的融合，可以讓管理層對業務流程更加清晰，對企業組織架構更加優化，對人員崗位權責更合理分配，有效提高各部門之間的工作效率和配合度。此外，ERP流程各個環節形成互相制約，各部門實現互相制衡，并且可隨時發現日常管理中可能出現的各種潛在業務風險，及時對風險進行管控，從而有效幫助出版企業整體提升內部控制管理水平。

三、出版企業ERP系統運用中存在的常見問題

在實際工作中，ERP系統貫穿于出版業務的整個流程，不管哪個環節出現問題，都會影響出版企業ERP實際運用及內部控制管理效果。筆者通過對八家出版社進行調研，發現各個出版社在整個內部控制環節中，ERP系統運用中常見的幾類風險問題。

（一）編務流程方面

在編務流程方面，主要存在：一是前期立項時，項目信息錄入不真實、不準確，存在隨意性較大、重復錄入現象，再加上無專人審核，容易使項目信息混亂。二是在ERP系統中，專家、作者信息不維護或維護不準確，造成費用支付無標準、發放無依據等風險。三是合同管理環節不到位，導致實際合同與ERP系統中合同信息不符，或是合同管理直接在ERP系統上不體現，ERP系統長期處于合同盲區狀態，導致財務部門審核支付無標準、無依據。四是編務成本核定不完整、不及時，成本核定數據存在重復錄入、錄入錯誤未糾正，導致單書成本增加、成本數據不真實。五是入庫后半年甚至更長時間成本未及時歸集，造成成本數據嚴重滯后，從而影響單書成本核算及產成品數據的真實性。

（二）印務流程方面

在印務流程方面，主要存在：一是下印環節，數據錄入與實際不符，如印數字段填寫數量與實際不符，再加上審核把關不嚴，造成單書成本數據不真實。二是印務成本核定數據重復錄入、錄入錯誤、成本歸集不及時，造成產成品或在產品數據不真實，影響后期財務核算。三是未啟用工價核準功能，印務成本發生時，如果審核不嚴，將造成超標準支付。

（三）原材料管理方面

在原材料管理方面，主要存在：一是紙張采購管理不規范，作為出版企業原材料，紙張是出版企業成本支出的很重要的部分。當無預算采購或采購后不及時使用，就會造成紙張浪費。紙張核銷時，如果不按規定操作，很容易造成國有資產流失。二是ERP系統紙張入庫數據與實際入庫單不符，造成ERP紙張類型、單價混亂，項目用紙不準確，單書成本不能如實反映。三是ERP系統上，用紙申請單數據錄入不及時、不準確，甚至漏錄入、重復錄入，再加上無專人審核、長期不對賬，實物盤點工作不執行，造成原材料賬實不符。

（四）成本管理方面

在成本管理方面，主要存在：一是ERP系統上線時，由于數據遷移問題，一部分出版企業沒有對數據進行及時清理核對分析，匆忙上線造成ERP產成品和在產品都出現不同程度的賬實不符，為后期留下隱患。二是在日常單據處理中，成本數據混亂，未及時核對清理，成本支付審核不掛鉤，導致ERP系統產成品庫存不真實。三是在產品完工時，結轉不及時，造成ERP系統庫存數據與實際不符。

（五）庫存圖書管理方面

在庫存圖書管理方面，主要存在：一是在途圖書管理不到位，在途圖書與財務賬沒有關聯，沒有形成在途商品，存在不及時確認收入、無賬期、無專人管理的問題。二是業務員離職時，對在途圖書不實行交接手續，下一任業務員放任不管，財務監管不嚴，造成在途圖書越來越多，資產流失風險增加。三是未進行實物盤點，對庫存圖書放任不管，無專門機構歸口管理，未對庫存圖書進行市場分析，未及時報廢、清庫存，造成庫存圖書爆倉，倉儲面積越來越大，倉儲費居高不下，期末存貨跌價準備計提數據越來越大，形成惡性循環，導致國有資產保值不能實現。

（六）往來賬款方面

在往來賬款方面，主要存在：一是客戶管理混亂，未建立客戶信用和回款政策，ERP系統內調賬單濫用，國有資產流失風險加大。二是客戶往來明細應收預收混淆，無專人管理往來賬款，與客戶對賬不及時，詢證工作未進行，造成資產負債嚴重不實，財務報表數據不實。

四、ERP系統與出版企業內部控制融合實踐措施建議

ERP可以實現線上的流程管理，然而怎樣將企業的內控管理制度嵌入到ERP系統中?筆者認為，首先從管理角度，出版企業可根據《企業內部控制基本規范》及配套指引等要求，結合企業自身實際，制定適合企業的內控管理制度。其次，可以使企業內部控制管理制度與ERP系統相融合，使整個ERP流程一環扣一環，各個環節實名制設置，各個部門互相牽制，達到制約平衡，實現業務方面風險管控，形成ERP良好的內部控制管理。現從編務、印務、存貨、往來款、成本、績效核算幾個方面，針對日常ERP系統管理與內部控制結合提出以下幾點建議。

（一）編務流程管理

1.提高選題申報、立項時的準確性。由于編輯業務處在整個出版企業信息管理的源頭，源頭信息的準確與否直接影響整個出版流程數據。因此，首先，加強責任編輯對ERP系統數據的責任心和使命感，在ERP系統填報選題信息時盡量準確。如果責任編輯隨意申報或增減選題，加上相關部門審核不嚴格，就會造成選題重復立項或者項目檔案建立不準確。其勢必影響后期財務核算，也會影響到統計分析、查詢結果的準確性。其次，立項后如果信息有誤，應及時修改相關項目信息，做到項目信息準確無誤；如果選題信息或者項目信息因故不能繼續進行，為避免后期項目信息混亂，應由歸口管理部門及時作廢或歸檔處理。

2.加強出版合同管理。出版合同是出版業務最重要的經濟事項，合同管理是日常管理的重點工作，同時也是ERP系統中重要的管控環節。稿酬支付申請、審核、審批、付款的最重要依據之一就是出版合同，所以在ERP系統中要加強管控。首先，在填報合同環節，ERP系統對合同的關鍵信息進行表單模板化、標準化、流程化設置，如：計酬方式、支付單位、支付標準、合同有效期等重要信息設置為必填項，并將其進行校驗，以確保數據的準確性。其次，在稿酬支付申請、審核、審批時，設置與出版合同進行關聯，稿酬支付申請單據的有關字段自動抓取出版合同信息數據，防止超標準支付。最后，責任編輯提交時，設置在合同有效期到期前進行待辦事項提醒，并提示按合同約定的事項進行操作，同時提請相關部門進行審核，保證稿酬支付的準確性和真實性。

（二）印務流程管理

主要可從四個方面加強。一是ERP系統中增加印前財審環節，實現資金及合同把控。針對補貼類圖書，可在下印之前增加印前財審流程。為此，財務部門需加強出版補助金額的審核，設置與合同信息及收款單金額進行關聯，避免成本提前支付或者超標準支付。二是加強印制信息的準確管理。印制信息的準確性影響后期印務成本核算的結果。印務人員可在下印前把書目信息進行核實，在下印前把好最后一道數據關，如：印刷數量，這個數據將伴隨著圖書生產制作及成本核算的全流程，印務人員需認真負責，并在ERP系統將相應的印制信息準確錄入；后期財務部門進行審核把關時，確保后期單書成本核算準確，真實反映圖書成本單價。三是在ERP系統中啟用工價核準功能，包括印刷、排版等工價，根據與各服務商簽定的合同，設置工價標準，防止印務核定數據不實、重復錄入、超標準核定等風險。四是加強印制入庫管理。入庫環節直接影響產成品的數量和成本，印務人員在ERP系統進行印制單操作時，需核實印刷單位提交的印刷費計價單：包括印刷書目信息、印刷工價等，并核實樣書確已入庫，且入庫總冊數（包括發行用書入庫數和作者用書入庫數)與印刷冊數完全一致，其可對后期財務單書成本準確核算起到重要作用。

（三）存貨管理

1.庫存紙張管理

有些出版企業無自己獨立的紙張倉儲庫，故其承接紙張材料的保管單位一般為合作的印刷單位。這就要求出版企業必須加強此方面的管控。

首先，要從管理層面健全完善相關方面的制度，并且要將相關制度通過ERP系統落實。根據ERP紙張庫存及出版計劃對紙張實行預算管理，合理確定紙張的庫存比例，避免重復及無預算采購。紙張管理員根據蓋章簽字的入庫驗收單及時準確地在ERP系統錄入紙張采購單。付款時，根據供貨單位提供的采購明細，在ERP做紙張付款單，財務部門根據采購合同、紙張品種、數量、價格、驗收入庫單進行線上審核付款。

其次，紙張使用時，紙張保管員及時登記紙張原材料臺賬，由紙張保管方出具蓋章簽字的紙張出庫明細單（注明項目、用紙規格、用紙數量)，并在圖書付印后一個星期內，在ERP系統上做用紙申請單、責任編輯審核，保證用紙出庫與實際一致、項目成本用紙準確、成本歸集及時。

最后，每月及時核對庫存賬目，檢查實際庫存紙張型號、品名、數量是否與ERP系統數據相符，并定期對庫存紙張進行實物盤點、財務部門監盤、查看是否賬實一致。如在盤點中發現問題，針對不同問題提出具體且有效的措施來防控風險。

2.庫存圖書管理

首先，出版企業要根據生產、銷售、倉儲、資金周轉等情況，對庫存圖書實行預算管理，并結合市場狀況等因素，借助ERP系統分析確定圖書的庫存比例，盡可能使庫存圖書儲量趨于正常合理。

其次，必須保證編務費用及印務費用的準確性，及時在ERP中操作編核完成、印核完成，做到生產成本及時結轉。

再次，要加強出入庫的管理，尤其是涉及作者及樣書圖書部分，直接從印廠送物流（作者)的圖書，需要物流發貨單及責任編輯簽字確認后及時進行入庫出庫、成本的結轉，同時保證庫存商品的準確性。對應外采的圖書通過采購進貨單處理，期末及時進行外版結轉。

最后，要精準管理庫存商品的數量與質量。因ERP中的庫存商品包含系統的產成品和在途商品，所以來款符合《企業會計準則》確認收入條件時，在ERP系統通過預收賬款沖在途圖書，及時確認收入、結轉成本，盡量保證庫存商品與實際庫存一致。每年至少對庫存圖書進行實物盤點一次，對在盤點中發現的問題及時查明原因，針對不同的情況提出不同的處理方式，并經相關內部程序審批后，進行相應處理；期末財務部門還應根據《企業會計準則》的要求，對庫存圖書按出版或者入庫年度提取存貨跌價準備。

（四）ERP中往來賬款管理

加強對往來賬款客戶管理。借助ERP系統，在ERP中實施客戶分級別管理，分類制訂不同的信用和回款政策。使用ERP系統中應收賬款賬齡分析表對應收賬款及時清收，對未能按期收回的應收賬款查明原因，采取不同的催收措施、多種途徑加以解決，必要時可訴諸法律，并將應收賬款超過一定時間的應收未收計入到業務員的績效考核權重中。

加強應收賬款對賬及預收賬款處理機制。首先，ERP系統的應收余額，不但包含開票未回余額，還需重點考慮發貨未開票的應收余額。至少每年詢證一次，詢證對方應收余額是否一致，并催收應收賬款及時回款。其次，針對預收賬款業務，符合發貨收入確認條件時，及時確認收入。對于超過三年的預收賬款，按相關規定做相應處理，避免長期掛賬產生涉稅風險。再次，會計期末，財務部門按規定對應收賬款預計可能發生的壞賬損失計提壞賬準備；對不能收回的應收賬款及時查明原因，結合實際情況按規定進行相應處理。最后，針對無法收回的應收賬款進行賬務核銷后，實行“賬銷案存”管理，定期進行催收。

（五）成本費用管理

1.編務、印務費用管理

（1)在ERP系統中設置編務和印務費用標準工價，防止費用超標準、錄入錯誤及錄入重復的問題。

（2)確定費用歸集的時間和人員職責權限。在圖書入庫時，及時把編務和印務成本準確歸集并在ERP系統點擊編、印核完成。如入庫后一個星期內未編、印核完成的，管理層可設置在ERP系統中，根據時間節點強制核定完成。

（3)核定完成后如再產生成本，走線下特批流程再進行后續操作。

（4)費用結算時，附財務部門要求的必須要件，給予結算。

2.紙張費用管理

紙張實現標準工價管理，在采購的前端根據與各紙廠供應商的合同設置標準工價，下印前核定用紙數量，自動生成用紙申請單，避免人工重復錄入的情況。紙張付款時，由相關部門及財務部門同時審核，嚴格把關后進行付款。

3.編錄經費管理

編錄經費通常包括編錄人員的工資獎金、辦公費、差旅費等，是出版企業財務核算特有的會計科目，其性質相當于制造企業的制造費用，是出版企業的間接成本。出版企業應結合自身實際情況，選擇一種方法或多種方法組合的分配方式將其分攤到單本書的成本，如總印張、總定價等方式，保證項目成本的完整性，真實反映單書的成本情況。

（六）績效核算管理

績效核算是檢驗企業經營成果以及個人業績優劣的工具，是影響出版企業的經營業績及國有資產保值增值目標的重要因素。因此，制定一套與出版企業自身實際相符的績效管理辦法是重中之重，而績效核算的結果是對績效管理辦法科學與否的驗證。在績效核算時通過ERP中的基礎數據，每年期末對上一年的出版發行情況進行以全成本口徑、利潤為導向的核算分析，以實際利潤核算情況為依據，對責任編輯和銷售人員進行獎勵，并與績效核算掛鉤，利用績效核算結果倒逼ERP系統中數據的真實性，迫使前段ERP操作人員真實準確的記錄相關數據，這也是檢驗企業內控制度落實情況及查找各類業務風險的重要手段。

五、結語

內部控制與ERP系統相融合是一件需要長時間磨合的事情，所以需要出版企業管理層有足夠的耐心。通過ERP系統，出版企業應明確員工職責權限，并不斷調整管理方法和ERP系統業務流程，不斷改進磨合使其兩者相融合。此外，關注出版企業業務內部流程的關鍵點，使關鍵點在ERP系統流程中實現風險把控，實現出版業務流程向標準化、信息化、規范化運作。使ERP系統真正成為出版企業內部控制管理的手段和工具，助推出版企業健康發展。